Grabación de asambleas y juntas es legal

Por: actualicese.com
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Publicado: 20 de junio de 2013

Algunos asistentes a las reuniones del máximo órgano social se oponen a que sean grabadas por parte de un asociado, de administradores o apoderados de asociados ausentes, bajo el argumento que se viola el derecho a la intimidad. Craso error, pues la grabación es el derecho que tiene quien va a impugnar la fidelidad del acta que se realiza.

No existe violación a la intimidad personal el hecho que se graben las reuniones del máximo órgano social por parte de cualquiera de las personas que tengan el derecho a participar en ella (asociados, apoderados de ausentes y miembros de la administración), pues en la reunión los temas a tratar son necesariamente relacionados con la sociedad, ya que en dichas reuniones ningún socio va a pedir el uso de la palabra para hablar temas ajenos a la sociedad, pero si temas personales como sus preferencias sexuales o religiosas, por ejemplo.

Conforme al Concepto 220-000773 de 2002 de la Supersociedades, veamos sus tres (3) aspectos, en los cuales podemos concluir sobre la validez de grabar las reuniones del máximo órgano social, bien en las sociedades mercantiles como en las P.H. que aplica válidamente por analogía, veámoslo:

1. Derecho de la sociedad a que se guarde reserva de las deliberaciones sociales

“La reserva de las deliberaciones sociales, en opinión de este despacho, es consecuencia del carácter contractual de la sociedad, más que una expresión de un derecho fundamental a la intimidad del sujeto jurídico surgido de la constitución legal de la compañía. Se trata entonces de una consecuencia del carácter relativo, esto es, entre las partes, o ” entre ellas “, como se dice en el artìculo 864 del Código de Comercio, de la relación jurídica patrimonial que se constituye y regula mediante el contrato de sociedad; y no puede confundirse dicha reserva respecto de las deliberaciones en cuanto tales, con la reserva documental que ampara las actas y demás documentos sociales. La reserva acerca de lo ocurrido en la reunión se vulneraría, por ejemplo, si un socio pretendiera que, sin contar con la autorización de la junta o asamblea de asociados, una reunión fuera presenciada por periodistas o retransmitida por éstos en medios públicos. Pero documentar en forma individual, por escrito, magnetofónica o audiovisualmente, lo ocurrido en la reunión, no constituye en sí misma una conducta que lesione la reserva de las deliberaciones; cosa distinta es la utilización que de dicha documentación haga el socio, al igual que las consecuencias legales que puedan seguirse de dicha utilización o de una custodia negligente del documento en cuestión.”

2. Derecho individual de los socios que intervienen en las deliberaciones consistentes en que se guarde reserva acerca de sus participaciones en las reuniones sociales

“Cuando los socios intervienen en una reunión de una sociedad comercial, lo hacen en ejecución de un contrato del cual son parte; no es ésa, pues, la expresión de un acto propio de la esfera subjetiva propia de la intimidad personal, convenientemente amparada por la correspondiente tutela constitucional. Puede darse el caso de socios excéntricos o extrovertidos que encuentren que su personalidad se desarrolla excepcionalmente si ventilan su intimidad en el seno de una junta de socios; o que estimen que es ése el foro más adecuado para ejercer su derecho fundamental a expresar libremente sus creencias religiosas y opiniones políticas. Pero tales supuestos no resultan relevantes, de manera que cuando la participación de los socios en las reuniones tiene que ver con los asuntos sociales, supuesto elemental del cual tiene que partirse aquí, inclusive en el caso de las sociedades entre familiares o de familia, dicha participación debe ser examinada con base en las reglas del contrato, cuyo contenido exclusivamente patrimonial ( C.Co. art. 864 y 98) es importante poner de relieve. Y en ese orden de ideas, el derecho a la reserva respecto de las participaciones en las reuniones que no comporten delitos es claro tratándose de terceros extraños al contrato social; pero no existe frente a los contratantes, de manera que nuevamente hay que destacar la diferencia entre la documentación individual de lo ocurrido en la reunión y la utilización que se haga de dichos documentos.”

3. Derecho individual de todo socio a documentar, individualmente también, lo ocurrido en la reunión.

“En este orden de ideas, resulta entonces que el núcleo de la cuestión reside en el alcance de los derechos individuales de los socios, que correlativamente implican las obligaciones resultantes de los límites derivados del interés social y, en general, del deber de colaboración propio del contrato social, así como de la obligación legal (C.Co. art. 871) de comportarse de buena fe con ocasión de su ejecución. Así las cosas, basta con reparar en el hecho de que los socios tienen derecho a impugnar las decisiones sociales y en que las decisiones a impugnar constan en las actas, para concluir sin mayores esfuerzos que cuando se pretende discutir judicialmente la fidedignidad del acta, cuestión de común ocurrencia en las sociedades por conflictos entre socios o entre grupos de éstos, resulta evidente que la documentación individual con que uno de ellos quiera verificar lo que consta en un acta, puede ser uno de los medios de prueba más relevantes a considerar, partiendo de un supuesto básico, a saber, que la discusión judicial acerca de la veracidad o fidedignidad de un acta se refiera a aspectos relevantes de la reunión desde el punto de vista del contrato social, como corresponde al ejercicio serio y legítimo, esto es, no abusivo, del derecho a impugnar judicialmente las decisiones sociales o a controvertir la confiabilidad de las actas.

De lo anterior se concluye que si esta cuestión llegara a involucrar algún derecho fundamental de reserva o de intimidad, habría que sopesarlo frente al también fundamental derecho al debido proceso que tiene todo socio interesado en impugnar la fidedignidad de un acta, como quiera que una restricción, no prevista en la ley, de la posibilidad de documentar individualmente lo ocurrido en la reunión, podría dejarlo sin medios de prueba idóneos para fundamentar fácticamente su derecho de acción; y esa situación afectaría indebidamente el derecho a un debido proceso, sin justificación o explicación suficiente en función de la adecuada protección a la reserva acerca de lo ocurrido en las reuniones sociales. Cosa distinta, se repite, es la utilización indebida o la custodia negligente del documento privado que cada socio pueda haber producido, eventos éstos que sí pueden vulnerar derechos de otros socios y de la propia sociedad, vulneración cuyas consecuencias jurídicas, incluso penales, dependen de cada caso en concreto y cuyo análisis excede el objeto de la presente consulta, para la cual basta con hacer referencia al tipo penal consagrado en el artículo 194 del Código Penal, el cual sanciona con multa la divulgación o empleo de documentos reservados en provecho propio o ajeno, sin perjuicio de la acción de indemnización de perjuicios que tienen derecho a incoar los asociados y la sociedad por los daños sufridos con ocasión de la indebida divulgación, ya sea del contenido de la grabación o del acta propiamente dicha.”

Se puede restringir las grabaciones cuando se esté tratando temas relacionados con secretos industriales

“Puede plantearse la hipótesis de que en una reunión se tome la decisión de no dejar constancia de algunas deliberaciones y que, en ese caso, la eventual documentación individual de lo ocurrido en una reunión habría que entenderla sujeta a esa limitación; y de la misma manera, se podría examinar la hipótesis consistente en que se proscriba en forma general, por vía estatutaria, y no sólo en una reunión en concreto, la grabación magnetofónica o audiovisual de aquellos pasajes de una reunión que se refirieran a secretos industriales o a datos cuya divulgación pudiera ser utilizada en detrimento de la sociedad. Sin embargo, y particularmente dada la amplitud del último supuesto, decisiones de esa índole no sólo podrían ser subterfugios utilizados para impedir que una minoría documente lo ocurrido en una reunión y pueda demostrar en forma sólida la manipulación de un acta por parte de una mayoría, sino que llevaría a introducir una excepción a la regla ya transcrita del artículo 431 del Código de Comercio, el cual exige que en las actas se haga constar todo lo ocurrido – se entiende, aquello que sea relevante- en la reunión a que ésta se refiere, incluyendo los asuntos “tratados” en ella. Esto último no implica únicamente hacer mención a que se discutió el tema respectivo, sino presentar en el acta un resumen de los principales hechos o argumentos expuestos, así como las conclusiones a las cuales se llegó en relación con el mismo, dejando constancia de todos los documentos presentados a consideración del órgano social, los cuales hacen parte integral del acta, por lo cual, si aquellos no son transcritos deben presentarse como anexos.

El riesgo de que un asunto ventilado en una reunión social sea indebidamente divulgado por un socio lo corre la sociedad al aprobarse dentro del orden del día la consideración del mismo… …Pero es claro que las consecuencias jurídicas de dicha divulgación indebida las asume el socio indiscreto o desleal.”

En conclusión remata el concepto de la Supersociedades antes mencionado:

“En consecuencia, tomar notas personales de la reunión o grabar en medios magnetofónicos o audiovisuales, no afecta el derecho de reserva de la sociedad, ni afecta esferas personales ajenas por una supuesta apropiación indebida de la imagen o de la voz de los consocios; pero tal conducta le impone al socio la obligación de custodiar y de no utilizar indebidamente su documento, de la misma forma en que está obligado a no utilizar la información conocida en la reunión en detrimento de los intereses legítimos de la sociedad. Al fin y al cabo, la divulgación de información reservada, que conste o no en actas o en papeles sociales, es decisión privativa e indelegable que le corresponde a la sociedad a través de sus órganos competentes y, por tanto, ajena al arbitrio de un socio individualmente considerado…”

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Última actualización: junio 24, 2013 | Volver al inicio de esta sección
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