La importancia de tener un detalle completo de los activos fijos (depreciables y no depreciables) que figuren en la contabilidad

Por: actualicese.com
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Publicado: 12 de julio de 2005
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Con el paso del tiempo la cantidad de activos fijos que puede adquirir un mismo ente econ贸mico (y sin importar su monto) puede llegar a ser significativa. Por tal motivo, es conveniente que desde el mismo comienzo de operaciones del ente econ贸mico , los responsables de llevar los registros contables establezcan procedimientos para lograr un adecuado control de la informaci贸n relacionada con los mismos (descripci贸n, ubicaci贸n, monto, vida 煤til, depreciaci贸n acumulada, etc). Examinemos algunos inconvenientes que se podr铆an dar con el tiempo en caso de no tener dichos registros detallados:

1. Posibilidad de caer en el error de seguir depreciando activos fijos totalmente depreciados

Es com煤n ver que algunos asistentes contables, al momento de efectuar los
c谩lculos mensuales por depreciaci贸n de activos fijos, procedan
simplemente a efectuar 鈥渃alculos globales鈥, es decir, tomar el saldo
global ajustado por inflaci贸n que figura al inicio del mes en la cuenta
de 鈥渃osto hist贸rico鈥 y aplicar a la misma el respectivo porcentaje de
depreciaci贸n mensual (que se define seg煤n el m茅todo de depreciaci贸n que
haya escogido el ente econ贸mico), pero sin entrar a detallar, activo
por activo, el monto del gasto depreciaci贸n que se est谩 determinado. De
continuar con dicha practica, es posible que se caiga en el error de
seguir depreciando activos que ya est谩n totalmente depreciados. Lo
anterior se puede demostrar con el siguiente ejemplo (para efectos de
simplificar el ejercicio no se toman en cuenta los ajustes por
inflaci贸n y emplearemos el C贸digo del Plan de cuentas para
comerciantes):

En enero de 2.000 se compra un veh铆culo No.1 por $20.000.000
el cual se deprecia con el m茅todo de l铆nea recta en
un plazo de 5 a帽os, es decir, con una tasa de depreciaci贸n
mensual de 1.66%. En Enero de 2005 se compr贸 un segundo veh铆culo
No.2 por 35.000.000 el cual tambi茅n se deprecia a la misma
tasa mensual de 1.66%. En el mes de Abril de 2005, y suponiendo
que en dicha fecha entra a trabajar un nuevo asistente quien no
tiene a mano un detalle activo por activo de los veh铆culos
registrados en la cuenta 鈥1540-Flota y Equipo de transporte鈥, va
a suceder que al momento de definir el gasto depreciaci贸n
mensual, es muy posible que el asistente contable se fije simplemente
en que la cuenta que acumula el cost贸 hist贸rico de
los veh铆culos (鈥1540-Flota y Equipo de transporte) tiene
todav铆a un valor superior al registrado en la cuenta donde
se acumula la depreciaci贸n de los mismos (鈥159235-Flota y
Equipo de transporte).

En tal caso concluye apresuradamente que
los veh铆culos 鈥渘o est谩n totalmente depreciados鈥 y
entonces procede a efectuar un 鈥渃alculo global de depreciaci贸n鈥
tomando el valor de 55.000.000 y aplicando la tasa del 1.66% para
generar un gasto depreciaci贸n veh铆culos por 913.000,
lo cual es totalmente equivocado por cuanto en Abril de 2005, el
veh铆culo adquirido en el a帽o 2000 ya no se puede seguir
depreciando (sus meses de vida util terminaron desde diciembre de
2004). En consecuencia, el gasto deprecaci贸n de abril de
2005 solo se podr铆a hacerse sobre el veh铆culo No.2,
es decir, tomando los 35.000.000 y aplicando el 1.66%, lo que produce
un gasto depreciaci贸n de 581.000.

Aunque este puede ser un ejemplo muy sencillo, es f谩cil ver en la practica que
muchas empresas, por falta de presupuesto o algunas veces por descuido, no adquieren ning煤n aplicativo de software que les permita llevar estos detalles de cada uno de sus activos fijos y en consecuencia, con el paso del tiempo, reconstruir la informaci贸n sobre los mismos puede ser
muy dif铆cil. Adicionalmente, los distintos contadores que han pasado
por la entidad no se han tomado el trabajo de hacer dicho detalle
aunque sea en una hoja electr贸nica sino que simplemente se van
鈥渄elegando鈥 y 鈥渄elegando鈥 dicha tarea en la persona a quien van
entregando su puesto鈥. Algunos asistentes contables o contadores a lo
煤nico que se atienen es a abrir, a modo de auxilires dentro del plan de
cuentas, o a modo de 鈥渘its鈥 o 鈥渂eneficario鈥 dentro de la cuenta
auxiliar, el detalle de cada activo. Pero tal practica hace que se
emplee mucho tiempo en capturar cada uno de los registros en cada una
de las 鈥渟ubcuentas鈥 o 鈥渂eneficiarios鈥 respectivos, con el potencial
riesgo de llegar a equivocarse en la imputaci贸n de los valores

 

2. Pérdida de tiempo a la hora de definir la utilidad o pérdida neta en venta de activo fijo

Es com煤n ver que cuando el ente econ贸mico decide vender uno o varios de
sus activos fijos, el departamento contable que no ha llevado ningun
detalle auxiliar de los mismos se vea en la complicaci贸n de determinar
exactamente la utilidad o p茅rdida que se generar谩 con dicha venta pues
no conocen plenamente los siguientes puntos: El costo hist贸rico de
dicho activo,

  • Los ajustes por inflaci贸n acumulados sobre dicho costo hist贸rico hasta la fecha de venta
  • El gasto depreciaci贸n calculado sobre el costo hist贸rico hasta la fecha de venta
  • Los ajustes por inflaci贸n calculados hasta la fecha de venta sobre la depreciaci贸n acumulada

Esta situaci贸n ser谩 mas compleja en los casos en que el activo que se est茅
vendiendo haya tenido un tratamiento contable diferente al tratamiento
fiscal (por ejemplo, tratarse de un activo sujeto a la no aplicaci贸n de
ajustes por inflaci贸n fiscales de conformidad con el art.341 del ET), y
en tal evento, al finalizar el a帽o, habr谩 una partida conciliatoria mas
entre la utilidad o perdida contable y la utilidad o perdida fiscal.

 

3. Confusi贸n a la hora de distinguir la identificaci贸n de los bienes inmuebles

Cuando examinamos la situaci贸n de los bienes inmuebles, es comun ver que el
departamento contable no cuenta con la identificaci贸n plena de los
mismos (matricula inmobiliaria, numero catastral, ubicaci贸n, monto de
la edificaci贸n levantada sobre el mismo, depreciaci贸n calculada sobre
las edificaciones, etc). Tal situaci贸n se vuelve mas compleja cuando en
algunas situaciones se adquieren otros inmuebles aleda帽os con lo cual
luego se procede a efectuar englobes de tales propiedades. En otros
casos, se han hecho segregaciones de un gran inmueble para obtener
otros menores y con esos menores se hacen ventas parciales de
inmuebles. Todos esos posibles eventos deber铆an estar debidamente
controlados por parte del departamento contable pues para muchos entes
econ贸micos sus bienes inmuebles llegan a representar una parte muy
importante dentro de sus activos fijos (ej:las constructoras)

Hasta
aqu铆 hemos mencionado solo algunas complicaciones generales que se
pueden derivar del hecho de no contar con registros detallados (aunque
sea en hojas electr贸nicas) sobre los activos fijos de la empresa.
Quiz谩s, adicionales a estos, algunas entidades hayan debido enfrentar
otros muy particulares (por ejemplo: cuando posen activos fijos
expresados en moneda extranjera lo cual implica tener presente que los
mismos no se ajustan con el PAAG sino con la reexpresi贸n de la tasa de
cambio; o cuando poseen activos fijos ubicados en diversas partes del
mundo; o cuando se trata de activos fijos sobre los cuales se hizo uso
del beneficio tributario contemplado en el art.158-3 del E.T. los
cuales quedan condicionados a que el activo permanezca dentro de la
empresa durante todo el periodo de vida util so pena de tener que
鈥渞eintegrar鈥 una parte del beneficio tomado, etc.). En todo caso, es
conveniente que todos los auxiliares y contadores encargados de velar
por la informaci贸n relacionada con los activos fijos tengan la sana
costumbre de siempre llevar, y mantener actualizados, la informaci贸n
relativa a los activos fijos que se llegan a acumular en una
contabilidad, y que tal informaci贸n se pueda distinguir tanto en lo
relativo a la parte contable como en lo relativo a la parte fiscal.
Incluso, en las notas de contabilidad que mensualmente se realizan para
registrar los ajustes por inflaci贸n y el gasto depreciaci贸n, las mismas
siempre deber铆an estar acompa帽adas de los anexos que aclaren sobre
cuales activos se han hecho los respectivos c谩lculos y sobre cuales no
se han hecho (ver art.123 y 124 del dec.2649/93). Por 煤ltimo, cada vez
que haya un cambio del personal contable encargado de dicha
informaci贸n, siempre ser谩 conveniente que el personal saliente entregue
el detalle de la misma al personal entrante con lo cual se crear铆a una
sana costumbre entre colegas que redundar铆a en una mejor prestaci贸n de
los servicios profesionales ante el ente econ贸mico.

 

Cali, julio 12 de 2005.
Elaborado por el comit茅 de ctualicese.com

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