Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Desde el 4 y hasta el 18 de junio de 2013 contribuyentes como las entidades financieras, concesionarios de vehículos, agentes de retención de industria y comercio, entidades públicas del nivel nacional y territorial, entre otras, tienen plazo de reportarle a la Secretaría Distrital de Hacienda toda la información relacionada con valores de compra, compradores y total de ingresos.
La Resolución 296DDI-040880 de agosto 17 de 2012 establece las personas naturales, jurídicas y/o sociedades de hecho, el contenido y las características de la información que deben suministrar a la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá-DIB, los responsables deberán reportar la información correspondiente a la vigencia 2012, en atención a las siguientes fechas:
Para cumplir con esta obligación tributaria, la Dirección Distrital de Impuestos de Bogotá (DIB) ha dispuesto un servicio de recepción de la información por reportar, mediante el cual se pueden cargar directamente los archivos requeridos por la resolución, obtener un comprobante de esta operación, y encontrar toda la información necesaria para realizar oportunamente el reporte.
Hay que recordar que las personas o entidades que no suministren la información requerida, dentro de los plazos o cuyo contenido presente errores o no corresponda a lo solicitado, incurrirán en las sanciones estipuladas en el artículo 69 del Decreto Distrital 807 de 1993.
1. Para reportar la información por el año 2012, ¿se debe validar toda la información en un archivo o debe ser un archivo por cada uno de los artículos a reportar?
La información se debe reportar en un archivo por cada artículo en formato como lo indica la Resolución 296DDI-040880.
2. El dígito relacionado para la fecha de vencimiento, ¿es el dígito de verificación?
No. El último dígito al que se refiere para las fechas de vencimiento es el último número del NIT, no el digito de verificación.
3. ¿Existe un formato especial para la entrega de la información?
No hay formato especial para su entrega. En el Anexo No.1 de la resolución se define el diseño de registro y la ficha técnica para toda la información a suministrar en un archivo plano de formato texto, separado por punto y coma. La presentación de la información de la que habla la presente resolución es únicamente a través de la página web.
4. ¿Quiénes están obligados a reportar exógena?
En el cuerpo de cada artículo de la Resolución se especifica la franja de personas naturales y/o jurídicas obligadas a presentar la información y los criterios de selección de la misma. Se debe verificar cuidadosamente las condiciones de selección.
5. ¿Cuando se debe enviar la información? ¿Los diferentes artículos de la Resolución se pueden enviar en fechas diferentes?
La información solicitada se puede presentar desde la fecha de expedición de la resolución hasta las fechas contempladas en la resolución. Las fechas establecidas para el envío de los artículos están establecidos en el artículo 18º de la Resolución No. 296DDI-040880 de 2012.
6. ¿Qué nombre debe recibir el archivo o archivos?
Se sugiere identificar cada archivo con el número del artículo que incluye la información solicitada, aunque es discrecional del reportante seleccionar el nombre o título que más le convenga.
7. Si la información se presenta por medio electrónico a través de la página web, ¿hay algún procedimiento para firmar la radicación de la información?
La presentación de la información es únicamente a través de la página web. Cuando la información se presenta a través del validador de la página web de la Secretaría de Hacienda, y es aceptada, quedará cargada directamente en las bases de datos asociadas al NIT de su empresa y el mismo validador generará un número de radicado el cual podrá ser impreso.
8. ¿Cómo se informa la dirección de los reportados cuando corresponde a un municipio diferente de Bogotá?
Debe informar la dirección donde el reportado tiene su domicilio, especificando código DANE del municipio y código DANE del departamento.
9. Las empresas con domicilio en otras ciudades, ¿qué tipo de asesoría y apoyo tienen para la realización de esta información?
La Secretaría Distrital de Hacienda brinda la asesoría y el apoyo que sea necesario, sin importar que el domicilio del reportante se encuentre fuera del Distrito Capital. Los residentes en otros municipios pueden contactarse por el correo electrónico: opiniontributaria@shd.gov.co, o a través de la línea 195.
10. Si no se tiene información en un artículo, por ejemplo el correo electrónico, ¿se deja en blanco?
Aplica únicamente cuando es imposible tener acceso a la información a suministrar. No se deben dejar espacios en blanco porque el validador no radicará el archivo, cuando no se disponga información en una celda de tipo alfanumérico se debe colocar NA. Si la celda es de tipo numérico se debe colocar cero (0).
11. Si al cargar un artículo y encuentro que omití o informe de más un registro ¿qué se hacer?
Debe cargar nuevamente el artículo con los cambios deseados y el sistema entenderá que la última información reportada remplaza la anterior y se genera un nuevo número de radicación.
12. Si olvidé la contraseña del validador de medios magnéticos ¿qué se puede hacer?
El validador cuenta con la opción olvido de contraseña, donde el sistema permitirá revisar el correo electrónico registrado para el envío de la contraseña. Allí verificará el correo electrónico. Si prefiere, puede ingresar uno nuevo y pedir el reenvío de la clave para ingresar al validador.
13. Para el caso de tener que reportar ciudadanos extranjeros, ¿se reportan con el NIT 444444000?
Sí. Según el Artículo 17 de la Resolución 296DDI-040880 de 2012 se contempla el reporte de cedulas de extranjería para el caso de personas naturales extranjeras. Para personas jurídicas extranjeras que carezcan de número de identificación tributaria el campo ‘número de documento’ se debe informar con identificación 444444000.
14. Los códigos de municipio y país que aplican, ¿son los mismos de medios magnéticos para la DIAN?
Sí. Los códigos de los departamentos y municipios son únicos y designados por el DANE.
15. Si no se cuenta con información de dirección y teléfono de un extranjero, ¿qué datos debo colocar?
En las celdas correspondientes a ‘dirección de notificación’ se debe colocar las letras NA y para el caso de ‘teléfono’ el número cero (0).
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