Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Una empresa que se está constituyendo debe implementar un sistema contable que le permita reconocer, medir y revelar todas sus operaciones económicas, de manera que pueda evaluar los resultados alcanzados. Explicamos 4 pasos que le permitirán cumplir las exigencias legales al respecto.
En este editorial abordamos los principales aspectos contables que debe tener en cuenta al momento de constituir una empresa, de manera que pueda cumplir con los requerimientos técnico-normativos establecidos en Colombia para la presentación de la información contable y financiera.
El objetivo es que pueda atender la totalidad de las disposiciones reglamentarias para lograr que los datos que le suministra su sistema contable representen íntegramente la operación de su empresa, con lo cual podrá tomar decisiones oportunas que conlleven a que su iniciativa empresarial se sostenga en el tiempo. Los 4 pasos a los que deberá estar atento se explican a continuación.
En Colombia los comerciantes están obligados a llevar contabilidad, según lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 19 del Código de Comercio. Para identificar si la actividad que va a desarrollar la entidad que se está constituyendo se considera mercantil, se deben consultar los artículos 20 y 23 del citado código. El primero lista de manera enunciativa algunas de las actividades que la ley considera mercantiles, entre tanto el segundo señala los actos que no se consideran parte de esa categoría.
La obligación de identificar si la entidad deberá llevar contabilidad o no es independiente de si se va a constituir como persona jurídica o natural y del régimen del IVA al que pertenecerá, o de si estará obligada o no a facturar (le recomendamos consultar nuestro editorial ¿Obligación de llevar contabilidad está ligada a los ingresos, facturación o régimen de IVA?).Si la conclusión fruto de esta evaluación es que la entidad no estará obligada a llevar contabilidad, debe saber que puede hacerlo de manera voluntaria, puesto que llevarla le servirá para el control de las operaciones que desarrolle y como medio de prueba válido ante cualquier controversia.
La entidad que se está constituyendo debe contar con un contador público titulado que apoye este proceso, aun cuando las operaciones que vayan a desarrollarse sean de poca complejidad. Esto garantizará que se cumplan los requerimientos legales y que el sistema contable de la entidad cumpla con su propósito de permitir el control y la toma de decisiones oportunas.
Determinada la obligación de llevar contabilidad, es necesario clasificar a la entidad dentro de uno de los tres grupos de convergencia a los Estándares Internacionales que existen en Colombia. A cada grupo le corresponde aplicar un anexo con un marco técnico normativo distinto compilado en el DUR 2420 de 2015, tal como se muestra a continuación:
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Grupo |
Marco normativo |
Anexo del DUR 2420 de 2015 que lo compila |
| Grupo 1 | Estándar Pleno | |
| Grupo 2 | Estándar para Pymes | |
| Grupo 3 | Contabilidad simplificada |
Para clasificarse en un grupo, el DUR 2420 de 2015 determina los criterios de cada uno, basándose en el nivel de activos e ingresos de la entidad, su número de trabajadores, las relaciones de inversión que mantenga o la condición de importador o exportador. Claramente, una entidad que apenas se está constituyendo no posee toda la información requerida en el citado artículo (por ejemplo, nivel de ingresos); por ello los artículos 1.1.1.4. y 1.1.2.6. del DUR 2420 de 2015 y el párrafo 1.2 del anexo 3 del DUR 2420 de 2015 señalan que estos requisitos se determinarán con base en la información existente al momento de la inscripción en el registro que corresponda de acuerdo con la naturaleza de la entidad.
Para complementar este paso puede consultar nuestra guía Plantilla para clasificar una entidad en un grupo de aplicación de los Estándares Internacionales en Colombia.
No está de más enfatizar en que este paso no es opcional, puesto que el artículo 2 de la Ley 1314 de 2019 señala que todas las personas naturales y jurídicas, con o sin ánimo de lucro, que lleven contabilidad de manera obligatoria o voluntaria, deberán aplicar cualquiera de los tres anexos mencionados. De acuerdo con esta disposición la contabilidad que se elabore siguiendo cualquier otro marco normativo carecerá de validez en el país.
Las políticas contables son el conjunto de principios y reglas que le permitirán a la entidad reconocer, medir y revelar todas sus operaciones de acuerdo con el marco normativo que le corresponda. Aunque el ente responsable de su elaboración es la gerencia, esta debe contar con el apoyo del contador de la compañía.
Los pasos que debe seguir la entidad para elaborar el manual de políticas contables son los siguientes:
Le recomendamos consultar los editoriales 6 recomendaciones para elaborar sus políticas contables bajo Estándares Internacionales y Manual de políticas contables: siga estos pasos para su adecuada elaboración.
El Esfa refleja la condición financiera de la empresa al momento de iniciar operaciones, puesto que en él se incluyen los aportes de los socios, que podrán ser en capital, industria o especie.
Cada tipo de aportes tiene criterios de reconocimiento y medición diferentes de acuerdo con los Estándares Internacionales, por tal motivo le recomendamos consultar nuestras publicaciones Contabilización del capital social en una sociedad por acciones, Aportes en especie en la constitución de sociedades y la respuesta titulada Aspectos contables que deben ser considerados por las empresas en el proceso de constitución.
De ahí en adelante, a cada cierre de período contable la entidad deberá elaborar un juego completo de estados financieros, conforme el marco normativo que le corresponda.
Como una advertencia adicional, hacemos énfasis en la importancia de que los aportes de los socios se entreguen a la empresa, ya que muchas veces se registran contablemente pero no ingresan nunca a las cuentas bancarias o a la caja de la compañía.
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