Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Ahorro en almacenamiento, reducción tanto de costos de facturación como de gestión de facturas, son algunos de los puntos positivos que conlleva el uso de la factura electrónica por parte de las empresas colombianas.
Aunque la realidad de la factura electrónica demuestra que esta no sólo mejora los negocios en múltiples áreas, sino que permite ahorrar dinero, mejorando la rentabilidad de las empresas, a las empresas les cuesta adoptar esta tecnología tan beneficiosa para su actividad. ¿Por qué esta herramienta podría ser un aliado de su negocio?
La emisión de la factura electrónica es sinónimo de un ahorro estimado del 67%, ya que se reducen los costos en la manipulación de papel, el recuerdo de los pagos, la gestión de la tesorería, el archivo de los documentos, etc. Con la recepción electrónica de las facturas, los costos estimados para su introducción en los sistemas internos, validación, gestión de pago y archivo también se reducen drásticamente.
Al liberar contenido de un cajón o un archivador usted obtendrá mayor organización y espacio. Ahora, si la situación anterior se extiende a toda una empresa, observará un espacio reducido y un ahorro en alquiler y suministros. Se estima que, para una factura, el paso de archivo físico a archivo electrónico permite un ahorro hasta del 81%.
La facturación electrónica acorta los tiempos de entrega de las facturas y reduce todo el proceso de pago entre empresas o entre usuarios y empresa. Por una parte, en emisión se estima que el tiempo manual dedicado a la creación, impresión, manipulación y ensobrado, envío y archivo por factura en papel es de 1 minuto y 33 segundos; mientras que, con la factura electrónica, el tiempo de creación, envío y archivo pasa a ser de 30 segundos.
Por otra parte, en cuanto a recepción con la factura en papel son necesarios unos 9 minutos para la recepción, manipulación del correo, verificación y revisión de la factura, registro de datos en el sistema y archivo manual; mientras que sólo 2 minutos y 30 segundos son los que se necesitan para la recepción, verificación, revisión, registro y archivo de una factura electrónica.
La factura electrónica no tiene errores contables y si los tuvo el sistema los rechaza. Esto hace que se reduzcan los errores humanos y que sea mucho más cómodo manejar grandes volúmenes de facturas.
Por cada 20 facturas emitidas se ahorra más de media hora de trabajo mientras que, por el mismo volumen, en recepción se ahorran 3 horas. Lo anterior permitió que las personas que se dedicaban al registro manual de datos enfocaran su trabajo a labores más productivas, generando mayor eficiencia a la gestión.
Cada millón de facturas en papel precisa de 10.000 kg de madera. Al pasar al formato electrónico, ese millón de facturas evita la tala de 56 árboles y se reduce un 0,72 Tm emisiones de CO2.
La factura en papel puede ser copiada, escaneada, puede perderse durante el envío, ser modificada sin notificárselo al emisor, mientras que la factura electrónica está cifrada con contraseña, se envía directamente del emisor a la DIAN y al receptor, a través de redes seguras.
Cuando se reduce el costo de la operación de factoring sin recurso, ésta puede ser más ampliamente usada como instrumento de mejora de la imagen financiera. Al permitir convertir en balance cuentas a cobrar en liquidez, automáticamente, mejora los puntos relacionados con la liquidez y solvencia, claves en la imagen financiera que se muestra ante terceros. Lo anterior permite una mejor posición en la negociación de todo tipo de operaciones de financiación, tanto de inversión como de circulante, que puede permitir obtener ahorros en los tipos aplicados entre 10% y 20%
* Información suministrada por Grupo SERES.
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
