A falta de documentos en regla, ¿de dónde se obtendrán elementos de juicio que formen certezas?

Una característica de la contabilidad es que es histórica. Es decir, versa sobre los hechos sucedidos que son imputables a un ente. Como tales sucesos no pueden ser recordados tanto por su cantidad como por su complejidad, la contabilidad los consigna en documentos. Otra característica de la contabilidad es que debe ser íntegra o completa, lo que significa que todos los hechos económicos sucedidos involucrando al ente deben estar acumulados en las cifras contables. A su vez, la contabilidad resume los documentos en los que se encuentran consignados los hechos económicos; un primer nivel de resumen se encuentra en los comprobantes y el último nivel se encuentra en los estados financieros. Si tocare evaluar una cuenta por cobrar, lo más seguro es que haya que volver sobre el soporte, para considerar todas sus condiciones. Esto quiere decir que no se puede prescindir de los soportes, aunque con base en ellos se hubiesen preparado comprobantes y estos se hubiesen acumulado en los libros.

¿Pueden los contadores certificar o dictaminar estados financieros si la correspondencia y los comprobantes de las cuentas no se llevan y conservan debidamente? A falta de documentos en regla, ¿de dónde obtendrán los elementos de juicio que les permitan formar certezas? Algunas cosas podrán establecerse mediante pruebas distintas de los documentos, pero en la mayoría de los casos el resultado probatorio será incompleto.

Hoy tenemos contadores, tanto preparadores como aseguradores, que no leen los soportes, sean correspondencia u otro tipo de documentos, muchos de ellos propios de los negocios y de las exigencias legales aplicables a cada transacción. Su trabajo es de poco valor, pues a los contadores no se les contrata para que hagan o verifiquen operaciones aritméticas, ni para que den por cierto lo que no han podido establecer con certeza.

Por otra parte, sabemos que los documentos pueden trascender la vida de su propietario, al convertirse en archivos de valor histórico. También pueden trascender el pueblo y la nación correspondiente, si por sus características entran a formar parte de la memoria del mundo. En estos casos su valor económico es mayor y su valor cultural inconmensurable.

Desde un punto de vista jurídico, los documentos deben ser conservados ante la probabilidad de discusiones sobre los efectos de los hechos sucedidos. Bien se sabe que el derecho vale tanto como su prueba; no se pueden eliminar los contratos, los documentos elaborados en su desarrollo, las cuentas cruzadas, los pagos efectuados, las actas de entrega y de recibo, etc.

Así las cosas, pensamos que es incorrecto sostener que preocuparse por la correcta elaboración y conservación de los documentos es cosa de tiempos pasados. De hecho, es un asunto presente, del cual depende la factibilidad de una contabilidad de la que pueda prepararse información fidedigna. Así pues, si el sistema documental no existiese, o fuese deficiente, mal podría adelantarse cualquier servicio de aseguramiento.

Hernando Bermúdez Gómez
Editor Contrapartida, Novitas, Registro Contable, Vademécum
Tomado de Contrapartida – De Computationis Jure Opiniones
Número 4215, 18 de marzo de 2019