ABC de la factura de venta (parte II)

La factura de venta es un instrumento de control fiscal que, para efectos tributarios, debe cumplir con los requisitos del artículo 617 del ET. Si el contribuyente no adopta los sistemas técnicos de facturación estando obligado a ello podría incurrir en la sanción de clausura del establecimiento.

En la primera parte de este editorial hablamos sobre la importancia de la factura de venta y de quienes están o no obligados a facturar. En la segunda parte abordaremos las modalidades de facturación, la numeración de facturación y el canal para realizar trámites relacionados con la facturación.

Modalidades de facturación

• La factura en papel es tal vez la más tradicional de las diferentes modalidades de facturación existentes. En esta debe estar previamente impresa la denominación “factura de venta”, los datos de identificación (nombres y apellidos o razón social del vendedor o prestador del servicio y el NIT de este), el número consecutivo de la factura y, los nombres y apellidos o razón social del impresor de la factura, así como su NIT.

• Factura por computador: según el artículo 1.6.1.4.7 del DUT 1625 de 2016, dicho sistema se caracteriza por cumplir con los requisitos que se encuentran contemplados en los artículos 617 y 618 del ET. Adicional a lo anterior, el software que se utilice para facturar debe permitir relacionar el artículo o servicio a la tarifa del IVA que le corresponda, además de facilitar la interacción de la programación, control y ejecución de las funciones inherentes a la venta. Es necesario tener en cuenta que, aunque la factura se genera por un medio electrónico, su entrega debe ser física. Sobre el tema lo invitamos a consultar nuestro editorial Facturas en Excel no cumplen los requisitos de facturadores por computador.

• Otra modalidad es la que se da a través de la máquina registradora POS: el documento emitido por esta debe contener como mínimo el nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio; el número consecutivo del documento; fecha de operación; descripción de los bienes o de los servicios; y, el valor total de la operación (al respecto, ver el literal a) del artículo 1.6.1.4.25 del DUT 1625 de 2016).

• Finalmente, está la factura electrónica que se encuentra reglamentada en el Decreto 2242 de 2015 recopilado en los artículos 1.6.1.4.1.1 a 1.6.1.4.1.21 del DUT 1625 de 2016. Bajo ciertas circunstancias el obligado a facturar electrónicamente deberá entregar la factura en el formato de generación, mientras que en otros casos deberá entregar la representación gráfica de esta, ya sea en formato impreso o en digital.

Solicitud de numeración de facturación

Recordemos que los obligados a facturar o expedir documento equivalente deben solicitar autorización de numeración ante la DIAN. Ante esa misma entidad deben adelantar los trámites de habilitación y/o inhabilitación de numeración.

Al respecto de dicho procedimiento, desde el 1 de julio de 2017 los trámites de autorización, habilitación y/o inhabilitación de numeración de facturación deben adelantarse de forma virtual, por lo tanto, se debe contar con la firma electrónica. Además, para llevar a cabo dichos trámites, el solicitante debe suministrar información de una cuenta corriente o de ahorros activa y presentar la solicitud a través del portal de la DIAN. Lo anterior, con el propósito de que el formato 1302 Solicitud de Numeración de Facturación quede suscrito de forma virtual.

Para concluir, anotamos que la solicitud de autorización consiste en la solicitud de rangos o intervalos de numeración consecutiva, que la solicitud de habilitación se realiza cuando el tiempo de vigencia de la numeración se agotó, pero dicha numeración no y que, por su parte, la solicitud de inhabilitación de numeración debe realizarse cuando acontezca alguna de las situaciones planteadas en el artículo 12 de la Resolución 000055 de 2016.

Material relacionado:

• [Análisis] ABC de la factura de venta (parte I)
• [Infografía] Solicitud de numeración de facturación se hace de forma virtual y requiere de firma electrónica
• [Análisis] Factura de servicios públicos domiciliarios, ¿qué información debe contener?