ABC de las asambleas de accionistas y juntas de socios (III): esto debe saber para ejecutarlas

En anteriores editoriales se abordaron temas referentes a las funciones de los órganos sociales, la convocatoria a las reuniones ordinarias y extraordinarias y el derecho de inspección; sin embargo, se hace necesario continuar con los aspectos relativos a las asambleas de accionistas y las juntas de socios.

Celebración de las reuniones

Para proceder con la celebración de las reuniones es necesario verificar la calidad de socio, por lo que en las sociedades por acciones es necesario remitirse al libro de socios o de registro de accionistas, este permitirá constatar dicha calidad; en las sociedades por cuotas se verificará en el certificado de existencia y representación legal.

Sin embargo, pueden presentarse casos en los cuales los socios no tienen derecho a participar de la reunión. Podrá ocurrir esta situación cuando el accionista se encuentre en mora con el pago de las acciones; en caso de haber pagado un porcentaje de estas, podrá votar en proporción con dicho porcentaje. Cuando se presente lo determinado por los artículos 411 y 412 del Estatuto Mercantil, los cuales aluden lo relativo con las acciones o cuotas entregadas en usufructo o prenda.

“ARTÍCULO 412. DERECHOS DEL USUFRUCTUARIO-RESERVA DEL NUDO PROPIETARIO. Salvo estipulación expresa en contrario, el usufructo conferirá todos los derechos inherentes a la calidad de accionista, excepto el de enajenarlas o gravarlas y el de su reembolso al tiempo de la liquidación.

Para el ejercicio de los derechos que se reserve el nudo propietario bastará el escrito o documento en que se hagan tales reservas, conforme a lo previsto en el artículo anterior”. Los socios a quienes se les embarguen las acciones, conservarán los derechos a votar y a deliberar en las reuniones, pues dicha medida cautelar busca que se garantice al acreedor la satisfacción de una obligación, comprenderá el dividendo y podrá limitarse solo a éste.

Ahora bien, los socios u accionistas tienen la facultad de delegar a una persona que los sustituya o represente en las reuniones de la asamblea o juntas de socios mediante otorgamiento de poder de representación; este poder debe contener ciertas características que se encuentran enunciadas en el artículo 184 de Código de Comercio, se exige que sea por escrito, debe indicar expresamente el nombre de la persona que representará al accionista, enunciará el nombre de un posible sustituto quien pueda reemplazar al apoderado, se encuentra prohibida la presentación de poderes en blanco o con enmendaduras ; se exige que se enuncie en el poder la fecha o época de la reunión objeto del poder, pero también podrá contener lo determinado por los estatutos de la sociedad.

“ARTÍCULO 184. REPRESENTACIÓN DEL SOCIO EN ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS. <Artículo subrogado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995. El nuevo texto es el siguiente:> Todo socio podrá hacerse representar en las reuniones de la Junta de Socios o Asamblea mediante poder otorgado por escrito, en el que se indique el nombre del apoderado, la persona en quien este puede sustituirlo, si es del caso, la fecha o época de la reunión o reuniones para las que se confiere y los demás requisitos que se señalen en los estatutos.

Los poderes otorgados en el exterior solo requerirán las formalidades aquí previstas”.

Quorum y toma de decisiones

Cuando una sociedad realiza la asamblea general de accionistas o junta de socios debe contar con una participación mínima de accionistas/socios y su respectivo porcentaje accionario o capital social para que se pueda surtir con legalidad.

El no contar con dicha participación mínima o quorum puede significar la nulidad de cualquier decisión que se tome como, por ejemplo, las reformas estatutarias o la creación de acciones privilegiadas, los nombramientos, las fusiones o disoluciones anticipadas, etc.

Lo anterior significa que, si no está presente ese número mínimo de personas que integran la junta de socios o la asamblea de accionistas que establece el Código de Comercio no se puede iniciar la reunión ese día, se tendría que hacer una segunda convocatoria para otra fecha y así garantizar a quienes no pudieron asistir su derecho de participación y deliberación.

Como ya se ha mencionado, toda sociedad debe tener mínimo una reunión general al año, para la aprobación de estados financieros, la elección de órganos de dirección, etc. y esta, en caso de no ser convocada por el representante legal, da vía a que los accionistas o socios se reúnan por derecho propio el primer día hábil de abril, caso en el cual, el quorum deliberatorio y decisorio será válido con un número plural de socios o accionistas, sin importar el número de acciones o cuotas sociales que posean.

Clases de quorum en una sociedad

• Quorum deliberante: es el número mínimo de personas con su respectivo porcentaje accionario o social que se necesita para que se pueda desarrollar la reunión, asamblea o junta.
• Quorum decisorio: es el número mínimo de personas con su respectivo porcentaje accionario o social que se necesita para que se pueda tomar decisiones en la reunión, asamblea o junta.

Las deliberaciones podrán suspenderse, pero deberán reanudarse con posterioridad, pues por orden expresa del artículo 430 del Estatuto Mercantil no podrán prolongarse por más de 3 días contados a partir del día siguiente a la suspensión de la reunión, conforme a lo indicado por el numeral 2 del artículo 829 de mismo código.

“ARTÍCULO 430. <SUSPENSIÓN Y PERÍODO MÁXIMO PARA LAS DELIBERACIONES>. Las deliberaciones de la asamblea podrán suspenderse para reanudarse luego, cuantas veces lo decida cualquier número plural de asistentes que represente el cincuenta y uno por ciento, por lo menos, de las acciones representadas en la reunión. Pero las deliberaciones no podrán prolongarse por más de tres días, si no está representada la totalidad de las acciones suscritas.

Sin embargo, las reformas estatutarias y la creación de acciones privilegiadas requerirán siempre el quorum previsto en la ley o en los estatutos”.

“ARTÍCULO 829. <REGLAS PARA LOS PLAZOS>. En los plazos de horas, días, meses y años, se seguirán las reglas que a continuación se expresan:

[…] 2) Cuando el plazo sea de días, se excluirá el día en que el negocio jurídico se haya celebrado, salvo que de la intención expresa de las partes se desprenda otra cosa, y […]”.

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