Actas de las decisiones de la junta de socios o asamblea

El Código de Comercio, en su artículo 189, señala que se debe dejar constancia de las decisiones de la junta de socios o de la asamblea mediante actas aprobadas, sea por cualquiera de dichos entes o por la persona designada; estas deben estar firmadas por el presidente y el secretario y contener la información relacionada con la forma de convocación y los votos emitidos. Ahora bien, tales actas deben anotarse de manera cronológica en un libro, el cual debe estar debidamente registrado.

El Código de Comercio indica la obligatoriedad de llevar un libro de actas y los requisitos que este debe tener para estar debidamente registrado:

“Artículo 195. La sociedad llevará un libro, debidamente registrado, en el que se anotarán por orden cronológico las actas de las reuniones de la asamblea o de la junta de socios. Estas serán firmadas por el presidente o quien haga sus veces y el secretario de la asamblea o de la junta de socios.

Asimismo las sociedades por acciones tendrán un libro debidamente registrado para inscribir las acciones; en él anotarán también los títulos expedidos, con indicación de su número y fecha de inscripción; la enajenación o traspaso de acciones, embargos y demandas judiciales que se relacionen con ellas, las prendas y demás gravámenes o limitaciones de dominio, si fueren nominativas”.

Además de lo anteriormente expuesto, es importante traer a colación el artículo 431 del Código de Comercio, en el cual se indica que el contenido de las actas de decisiones se debe encabezar con un número e indicar el lugar, fecha y hora de la reunión; así mismo debe contener la lista de asistentes y el número de acciones propias o ajenas que representan, los asuntos tratados, las decisiones y el número de votos emitidos.

Corrección de las actas

Cuando se trate de errores de transcripción, se debe realizar salvamento en el pie de la página respectiva o mediante mecanismo que permita evidenciar la corrección. Si por el contrario se trata de la anulación de folios, se debe señalar sobre los mismos la causa de anulación.