¿Actas y documentos de una sociedad comercial tienen término de expiración?


¿Actas y documentos de una sociedad comercial tienen término de expiración?

La Superintendencia de Sociedades precisó aspectos referentes a la conservación de actas y documentos, estableciendo que si bien la información contenida en ellos puede mantenerse a través del tiempo, debe cumplir una serie de requisitos con el fin de conservar su validez.

Para empezar, es preciso clarificar que un acta es aquel documento en el cual se consignan y agrupan los puntos y acuerdos discutidos y adoptados en una reunión, que en lo que concierne a los encuentros de una sociedad comercial, son realizadas por su máximo órgano social.

Teniendo en cuenta lo anterior, recientemente la Superintendencia de Sociedades, mediante el Oficio 220-072661 de 2019, dio respuesta a un interrogante, referente a que si las actas o documentos de una sociedad comercial tienen algún término de expiración.

La Supersociedades expresó que no existe una norma que determine el tiempo durante el cual se mantiene la validez de las actas o documentos de una sociedad, y que por lo tanto la información contenida en ellos se mantiene vigente a través del tiempo. La entidad también precisó que esta situación se presenta dado que lo contenido en dichos documentos y actas no tiene efectos declarativos ni constitutivos, sino meramente probatorios, y que además se tiene el hecho de que la forma y requisitos para su realización no se encuentran establecidos en la ley.

Así mismo, la Superintendencia recalcó que la antigüedad de dichos documentos y actas no determina su validez, ya que lo importante es la conservación de su autenticidad, es decir, que no presenten alteraciones, adiciones, interlineados, raspaduras, enmendaduras, borrones o espacios en blanco, pues de tener alguna de esas modificaciones carecerían de todo valor legal.

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Para saber más sobre la conservación de la autenticidad de actas y documentos, consulte nuestro editorial Corrección de errores u omisiones en el libro de actas y en el de registros contables.

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