Actividades que fortalecen la gestión en el sistema de control interno

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  • Publicado: 29 septiembre, 2016

Actividades que fortalecen la gestión en el sistema de control interno

El adecuado diseño de actividades de control requiere el análisis de los requerimientos y cualidades especiales de una compañía; si bien las propuestas al respecto de este tema pueden variar significativamente de una entidad a otra, en este editorial recordamos algunos puntos generales sobre el tema.

El control interno puede definirse como el plan mediante el cual una organización establece principios, métodos y procedimientos que, coordinados y unidos entre sí, buscan proteger los recursos de esta a la vez que prevenir y detectar fraudes y errores dentro de los procesos desarrollados.

Como lo hemos comentado en diferentes editoriales, el sistema de control interno de una compañía está listo para ponerse en marcha cuando se ha preparado un contexto previo para la sistematización de procedimientos fundamentales en la medición y evaluación constante de las condiciones organizacionales.

Ahora bien, dicho contexto previo requiere el diseño de unas actividades de control que podrán ir en aumento o reestructurarse según la dinámica habitual de los negocios de la compañía.

Qué son las actividades de control

El concepto hace referencia a las acciones que deben imponerse para el establecimiento de políticas enfocadas a asegurar que efectivamente se están llevando a cabo las directrices fijadas y las acciones operativas diseñadas como protección contra los riesgos potenciales, ya identificados con anterioridad.  Las actividades de control tienen que instaurarse en todas las áreas, niveles y funciones de la organización para que esta no presente fallas o inconsistencias aisladas que perjudiquen el rendimiento general.

Cómo diseñar actividades de control

“aunque su actividad económica pueda tener similitudes, al momento de proyectar las actividades de control debe tomarse como base el conjunto de objetivos propios de la organización y su implementación estratégica específica”

Dado que cada organización es totalmente diferente a las demás aunque su actividad económica pueda tener similitudes, al momento de proyectar las actividades de control debe tomarse como base el conjunto de objetivos propios de la organización y su implementación estratégica específica. En efecto, aun si, por alguna razón existen dos entidades con idénticos objetivos y estructura, las actividades de control que ambas desarrollen siempre diferirán, puesto que los encargados de diseñarlas y ejecutarlas son, a su vez, funcionarios con percepciones y cualidades dispares.

De acuerdo con Jaime García González, autor del libro “El sistema de Control Interno: una forma práctica de conceptualizarlo, estructurarlo y evaluarlo, la complejidad de una entidad y la naturaleza y alcance de sus actividades afecta directamente a los programas de control. Es evidente que las empresas más grandes y, por ende, con mayor número de actividades arrojan resultados más complejos que las organizaciones simples, que suelen efectuar una menor variedad de procesos. El diseño de las actividades de control requiere entonces la evaluación de aspectos diferenciadores como localización y dispersión geográfica, extensión y sofisticación de sus operaciones y métodos de procesamiento de información.

Tipo de actividades de control

El control en la organización puede ser de varios tipos: preventivo, de detección, correctivo; es posible llevar a cabo controles manuales, mecánicos, automáticos, computarizados, etc. En las siguientes líneas se presentan algunos ejemplos de actividades de control que son de común implementación en las organizaciones, tomados de “El sistema de Control Interno: una forma práctica de conceptualizarlo, estructurarlo y evaluarlo.

  • Funciones directivas o actividades administrativas: A cargo de la administración se dirigen funciones o actividades enfocadas a la revisión de informes de desempeño y se efectúan observaciones directas sobre las labores que realizan los empleados de la compañía.
  • Controles físicos: Contrastación de bases de datos versus existencia real de equipos, inventarios, valores y otros activos.
  • Revisiones de alto nivel: Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos, pronósticos, períodos anteriores y competidores. Además, se realiza el seguimiento de iniciativas de elevado valor como mejoramiento de procesos de producción, proyectos de reducción de costos, estrategias de impacto en el mercado, etc.

Control sobre sistemas de información

El auge de las tecnologías de la información y la comunicación ha facilitado el establecimiento de actividades de control en las organizaciones. A medida que se desarrollan nuevas posibilidades, también crece el impacto benéfico que dichas técnicas  pueden aportar, como la capacidad de automatizar y agilizar los procesos de análisis de datos, de prevenir errores de entrada al sistema y la facilidad que brindan para la detección y corrección de errores. Actualmente, existe tanta confianza en dichos sistemas que ha empezado a discutirse la necesidad de trazar pasos destinados a la implementación, a su vez, de mecanismos de control sobre estos.

Para el control de dichos sistemas de información, se requieren:

  • Controles generales: actividades diseñadas para la gestión de las operaciones del centro de procesamiento de datos, la adquisición y mantenimiento de las aplicaciones de los diferentes sistemas, las seguridades de acceso tanto físico como lógico, el desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
  • Controles de aplicación: Están enfocados en garantizar el procesamiento correcto para la validación y autorización de transacciones.

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