Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Los agentes de retención, además de efectuar la retención, deben consignar el valor retenido dentro de los plazos estipulados; también tienen que expedir certificados donde consten las retenciones practicadas en el año gravable, al igual que les corresponde presentar la declaración de las retenciones.
La retención en la fuente se crea con el propósito de lograr, en lo posible, que el impuesto se recaude dentro del mismo ejercicio gravable en que se cause. Es en este sentido, que aparece la figura del agente de retención, quien debe practicar la retención si al que le va a realizar el pago o abono en cuenta es sujeto pasivo del impuesto o si el concepto a pagar o abonar se encuentra sujeto a retención.
El artículo 368 del ET, enumera quiénes son agentes de retención:
“Son agentes de retención o de percepción, las entidades de derecho público, los fondos de inversión, los fondos de valores, los fondos de pensiones de jubilación e invalidez, los consorcios, las comunidades organizadas, {las uniones temporales} y las demás personas naturales o jurídicas, sucesiones ilíquidas y sociedades de hecho, que por sus funciones intervengan en actos u operaciones en los cuales deben, por expresa disposición legal, efectuar la retención o percepción del tributo correspondiente”.
(El subrayado es nuestro)
No obstante, en el parágrafo 2 del artículo 368 del ET, se establece que el Gobierno podrá designar como agentes retenedores a “quienes efectúen el pago o abono en cuenta a nombre o por cuenta de un tercero o en su calidad de financiadores de la respectiva operación”.
Además, actúan como agentes de retención los fondos de inversión, los fondos de valores y los fondos comunes (contemplados en el artículo 23-1 del ET) o las sociedades que los administren, o las entidades financieras que realicen pagos a los inversionistas.
De igual manera, son agentes de retención “las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior tuvieren un patrimonio bruto o unos ingresos brutos superiores a 30.000 UVT”.
De este modo, en cuanto a la expedición de certificados, se debe tener en cuenta lo contemplado en los artículos 378 a 381 del ET. En estos se estipula que se debe expedir a los asalariados un certificado de ingresos y retenciones correspondiente al año gravable inmediatamente anterior; así como es obligatorio emitir “un certificado de iniciación o terminación de cada una de las relaciones laborales o legales y reglamentarias, y/o de prestación de servicios que se inicien o terminen en el respectivo periodo gravable” (ver el artículo 378-1 del ET). Les corresponde también a los agentes de retención, expedir certificados por conceptos diferentes a los anteriores.
Entre las obligaciones de los agentes de retención mencionadas anteriormente se encuentra la de presentar las declaraciones. Al respecto, el artículo 382 del ET, establece que “los agentes de retención en la fuente deberán presentar declaración mensual de las retenciones que debieron efectuar durante el respectivo mes, de conformidad con lo establecido en los artículos 604 al 606, inclusive” (el subrayado es nuestro).
Es de tener en consideración, que los vencimientos para presentar la declaración mensual de retenciones en la fuente (formulario 350) en los meses correspondientes al 2016, se encuentran estipulados en el artículo 35 del Decreto 2243 del 2015, de acuerdo con el último dígito del NIT del agente retenedor.
Un aspecto de vital importancia a tener en cuenta en la presentación de dichas declaraciones, es que se darán por no presentadas si al presentarlas no se hace con su respectivo pago total, según se menciona en el artículo 580-1 del ET y el parágrafo 5 del artículo 35 del Decreto 2243 del 2015:
“Las declaraciones de retención en la fuente presentadas sin pago total no producirán efecto legal alguno, sin necesidad de acto administrativo que así lo declare.
Lo señalado en el inciso anterior no se aplicará cuando la declaración de retención en la fuente se presente sin pago por parte de un agente retenedor que sea titular de un saldo a favor igual o superior a ochenta y dos mil (82.000) UVT susceptible de compensar con el saldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente. Para tal efecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentación de la declaración de retención en la fuente por un valor igual o superior al saldo a pagar determinado en dicha declaración”.
(Los subrayados son nuestros)
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