Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
En el proceso de convergencia hacia nuevos Estándares de Información Financiera se han abierto algunas discusiones sobre temas que anteriormente se mencionaban muy poco, uno de los cuales es el de la agrupación de partidas en los estados financieros. En este editorial presentamos algunas conclusiones sobre el tema.
En el proceso de preparación y presentación de información financiera, es necesario tener claramente definidos los conceptos de “unidad de cuenta” y “agrupación de datos”. La aplicación adecuada de estos facilita enormemente el procesamiento y preparación de información financiera, en tanto que su aplicación equivocada genera cargas de trabajo excesivas en el departamento de contabilidad.
Para ilustrar el tema, piense en una entidad que se dedica a la organización de eventos. Esta entidad, al inicio de sus operaciones, adquirió 10.000 sillas plásticas para prestar sus servicios. El costo de cada silla es de $25.000.
Si usted fuera el contador de esta entidad, ¿reconocería cada silla por separado? Lo más probable es que usted haya respondido con un rotundo “no”, y tiene toda la razón, pues en los estados financieros no es necesario separar uno a uno cada activo que se adquiere, pues existe el concepto de agrupación de datos. El párrafo 3.15 del Estándar para Pymes establece que “una entidad presentará por separado cada clase significativa de partidas similares. Una entidad presentará por separado las partidas de naturaleza o función distinta, a menos que no tengan importancia relativa”.
Entonces, en un caso como el planteado anteriormente, es totalmente viable agrupar todas esas sillas en una única unidad de cuenta denominada “sillas” (en plural), en lugar de cargar 10.000 activos diferentes individuales. Las razones para tomar esta decisión son, entre otras:
Dado lo anterior, un solo reconocimiento por todas las sillas es suficiente para el control financiero de estos activos.
En algunas conferencias y consultorías hemos escuchado comentarios como este: “hay que reconocer los activos individuales para poder controlarlos, saber quién los tiene, en donde están, etc.”.
Para rebatir el argumento anterior, piense que un ladrón entra de manera furtiva a las instalaciones de una empresa. En la oficina se encuentran dos computadores portátiles, uno está registrado en la contabilidad y el otro no, pues no pertenece a la empresa. ¿Será que el ladrón verificará cuál es el computador que no está registrado en la contabilidad para poder llevárselo? Absolutamente no.
Con esta ilustración queda claro que el reconocimiento de un activo en los estados financieros no es un elemento de control físico, sino financiero; es decir, el contador no es el encargado de cuidar que los activos no se pierdan, sino más bien es el responsable por la imputación y el reconocimiento en los estados financieros de la erogación necesaria para adquirir el activo.
Entonces, la invitación es a que revise en sus estados financieros qué activos puede agrupar, para efectos de simplificar sus procedimientos de reconocimiento y medición de partidas, y así disminuir en parte la carga operativa del departamento de contabilidad. Algunos elementos susceptibles de ser agrupados son:
Muebles y enseres: se pueden agrupar, por ejemplo, los escritorios, gabinetes, mesas y sillas de una oficina, sala de juntas, departamento, etc.
Equipos de cómputo: pueden agruparse los que se hayan adquirido (o se adquieran) en una misma fecha, o que estén ubicados en una oficina en particular.
Las partidas cuyo valor individual sea significativo sí merecen ser medidas como unidades de cuenta separadas, tales como los terrenos, edificios, vehículos, maquinarias, entre otros.
Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
*Exclusivo para Actualícese
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
