Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
Infografía (haz click en la imagen para ampliar)
Todos los obligados a entregar uno o varios de los reportes de información exógena del año gravable 2011 se han alegrado con la nueva ampliación en los plazos que la DIAN hizo para la entrega de esos reportes a través de su Resolución 020 de marzo 6 de 2011 (pues la primera la hizo con la Resolución 13484 de diciembre 29 de 2011).
De acuerdo con la nueva resolución, los plazos para los reportes de las resoluciones 11423 (entidades financieras), 11425 (comisionistas de bolsa), 11427 (notarios) 11428 (tiógrafos) y 11429 (contribuyentes y no contribuyentes) se vencerán entre el 25 de abril y el 9 de mayo de 2012 si el reportante es actualmente un grande contribuyente (con responsabilidad “13” en el RUT), o entre el 10 de mayo y el 15 de junio de 2012 si el reportante es una persona natural o jurídica que no es grande contribuyente.
Además, esa resolución también modificó el parágrafo 2 del Artículo 5 de la Resolución 11428 y el Parágrafo 2 del Artículo 20 de la Resolución 11429, para indicar que si el representante legal de las personas jurídicas o la persona natural misma obligada a hacer los reportes no pueden ir personalmente a tramitar en la DIAN su mecanismo de firma digital, entonces no pueden ya usar la figura de mandar a un “tercero autorizado” sino que solamente podrán mandar a un “apoderado debidamente autorizado” lo cual implica hacer un documento especial en notaría llamado “poder” (que no tiene costo), pero teniendo en claro que según los artículos 34 y 68 del decreto antitrámites 019 de enero 10 de 2012 ese “apoderado” no debe ser obligatoriamente un abogado.
Ahora bien, quienes preparan los formatos de la Resolución 11429 saben muy bien que la mayoría de esos formatos deben contener la misma información que haya de quedar en los certificados 2011 de retención a terceros (que se deben entregar a más tardar en marzo 16 de 2012) y la que haya de quedar en la declaraciones de renta o de ingresos y patrimonio año gravable 2011 (que se vencen entre el 11 y el 25 de abril de 2012; ver artículos 11 a 16, y 29 del decreto 4907 de diciembre 26 2011).
Por consiguiente, es claro que no se pueden estar entregando esos certificados de retenciones a terceros o no se pueden elaborar los anexos de la declaración de renta 2011 sin al mismo tiempo ir armando la información que quedaría en los formatos de la resolución 11429, pues sería muy traumático que luego de haber entregado los certificados o de haber presentado la declaración de renta, los encargados de hacer los formatos se sienten a elaborar la información de los formatos y detecten que falló algo en la elaboración de esos certificados o en la declaración y que entonces tocaría salir a corregirlos para que coincidan con lo que se va a llevar a los formatos.
Para ser más específicos, pensemos en que una empresa entrega en marzo 16 sus certificados de retenciones en la fuente a título de renta practicadas a terceros durante el 2011. Pero luego, en abril se ponen a elaborar el formato 1001 y se dan cuenta de que cierto pago del 2011 debió haber sufrido retención, pero que no la hicieron. En ese caso tocaría corregir la declaración de retención del mes del año 2011 donde inicialmente se dejó de practicar la retención y como ya el certificado estaba entregado, entonces tocaría salir a decirle al sujeto de la retención que lo devuelva porque hay que cambiárselo.
Y con la declaración de renta, pensemos en que se presenta la declaración con unos saldos de cuentas por cobrar netos pero que incluían terceros con saldos negativos y que ese “detallito” solo se viene a descubrir cuando después de presentada la declaración alguien se sentó a hacer el formato 1008 y al trabajar con los listados detallados de la contabilidad descubrió el problema.
Por lo anterior, es que podemos decir que si bien la DIAN amplió los plazos para entregar los formatos, lo ideal será que tales formatos se vayan elaborando bien temprano, es decir, al mismo tiempo en que se vayan elaborando los documentos que antes mencionamos.
Es por lo anterior que recomendamos volver a estudiar lo que dijimos en nuestro editorial de febrero 8 de 2012: “Reportes a Supersociedades, renta, precios de transferencia, exógena, ¿por dónde empezar?”
En el fondo podemos decir también que esta nueva ampliación de plazos para entregar los reportes de exógena no es sólo por lo que dice la DIAN en los considerandos de su Resolución 020 (que porque son muchos los cambios en los formatos que se deben entregar por el 2011), sino también porque a la DIAN se le complicó la tarea de estar dando mecanismos de firma digital a tanta gente hasta el punto de que también en febrero 28 de 2012 tuvo que modificar la resolución 12761 de diciembre de 2011 para decir que los nuevos declarantes virtuales ya no empezarán a hacerlo en marzo sino en julio de 2012.
En este punto se puede destacar que muchos de los que deben entregar virtualmente la información exógena del 2011 son al mismo tiempo personas naturales o jurídicas que con la resolución 12761 se convirtieron en obligados por primera vez a presentar sus declaraciones virtualmente. Y ambas cosas (los formatos de exógena y las declaraciones) se firman con el mismo mecanismo de firma digital.
Por tanto, si la DIAN dice ahora en la resolución 12761 que los mecanismos de firma digital los estará entregando entre marzo 5 y mayo 23, por eso es que también necesitó correr los plazos para entregar los reportes de exógena y así lo puedan hacer (al menos los que no son grandes contribuyentes que son la mayoría de los que por primera vez requieren mecanismos) entre el 10 de mayo y el 15 de junio.
Además, se debe destacar que la DIAN a estas alturas no ha hecho lo que sí hacía en años pasados, a saber, tener publicada la nueva versión de su “prevalidador tributario” el cual es una herramienta que aunque la DIAN no está obligada a suministrar, sí le sirve a muchas personas que no tienen idea de cómo hacer archivos XML y quizás entonces están “cogidos de la noche” con la nueva versión de su prevalidador si lo quieren volver a regalar. Al respecto, recuérde que desde enero 30 de 2012 nosotros publicamos la versión gratuita de nuestro propio prevalidador tributario para hacer los reportes del 2011.
Por lo anterior, podemos concluir que la DIAN está, definitivamente, enfrentando complejidades con la planeación de su trabajo para esta temporada tributaria. Y ojalá cuando llegue el momento de presentar toda la información que pide se le entregue virtualmente (declaración de renta, más las 12 páginas del formato 1732, mas los 53 formatos de las resoluciones 11423 a 11430), el portal de la DIAN no se vaya a estar cayendo, pues entonces de nuevo le tocará hacer más ampliaciones.
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