Este artículo fue publicado hace más de un año, por lo que es importante prestar atención a la vigencia de sus referencias normativas.
De acuerdo con la NIA 230, la documentación de auditoría (programas y papeles de trabajo, archivos digitales, fotocopias, videos, etc.) que cumpla con los requisitos estipulados en esta y otras NIA, sirve para evidenciar que el trabajo se planeó adecuadamente y se ejecutó de acuerdo con las estipulaciones indicadas en los requerimientos legales y reglamentarios aplicables, y que las conclusiones de la auditoría están soportadas por esta documentación.
Además, es útil para otros fines como:
Los objetivos de esta documentación son:
a. tener evidencia válida y suficiente para sustentar el informe de auditoría; y
b. comprobar que la auditoría se planeó y ejecutó de acuerdo con lo establecido en las NIA y en los requerimientos legales y reglamentarios aplicables.
De las definiciones contenidas en esta NIA vale la pena destacar:
Documentación de auditoría: “registro de los procedimientos de auditoría aplicados, de la evidencia pertinente de auditoría obtenida y de las conclusiones alcanzadas por el auditor”.
Archivo de auditoría: “una o más carpetas u otros medios de almacenamiento de datos, físicos o electrónicos, que contienen los registros que conforman la documentación de auditoría correspondiente a un encargo específico”.
Se debe preparar documentación suficiente para que un auditor experimentado, que no haya tenido contacto previo con la auditoría, comprenda:
a. “La naturaleza, el momento de realización y la extensión de los procedimientos de auditoría aplicados en cumplimiento de las NIA y los requerimientos legales y reglamentarios aplicables”;
b. “los resultados de los procedimientos de auditoría aplicados y la evidencia de auditoría obtenida”; y
c. “las cuestiones significativas que surgieron durante la realización de la auditoría, las conclusiones alcanzadas sobre ellas, y los juicios profesionales significativos aplicables para alcanzar dichas conclusiones”.
Al documentar su trabajo, el auditor deberá dejar constancia de las partidas y transacciones específicas sobre las que se hicieron pruebas, quiénes las hicieron y en qué fechas se completaron, así como quién revisó el trabajo de auditoría y la fecha y alcance de esta revisión.
El auditor dejará constancia documental acerca de las cuestiones significativas discutidas con los directivos de la entidad, con los responsables de su gobierno y con otras personas y las fechas en las que se llevaron a cabo estas discusiones.
“Si el auditor identifica información incongruente con la conclusión final de la auditoría, con respecto a una cuestión significativa”, hará constar en su documentación qué manejo se le dio a tal incongruencia.
Es posible que en circunstancias excepcionales el auditor no cumpla con los requerimientos de una o más NIA. En este caso, dentro de su documentación deberá citar los procedimientos alternativos aplicados y explicar de qué manera cumple con los requerimientos.
Si el auditor necesita aplicar procedimientos de auditoría adicionales después de la fecha de su informe, deberá explicar el por qué sucedió esto, en qué circunstancias y cuáles fueron los procedimientos adicionales aplicados, qué evidencias se obtuvieron de ellos, a qué conclusiones nuevas se llegó y qué efectos tuvieron sobre su informe. Deberá incluir los nombres de quienes aplicaron estos procedimientos, quién revisó esta labor y en qué fechas se realizaron.
La compilación de la documentación se deberá hacer oportunamente después de la fecha del informe de auditoría. Luego de esto el auditor no podrá eliminar ni cambiar la documentación antes de que venza el plazo mínimo de su conservación.
Sin embargo, en circunstancias especiales y excepcionales, y con suficiente justificación, podrá modificar la documentación existente o añadir nuevos documentos después de terminada la compilación de sus archivos; pero, en este caso, deberá dejar constancia de los motivos para ello, de quiénes participaron en tal labor, quiénes la revisaron y en qué fecha.
Para cumplir con todas las funciones y responsabilidades que el Código de Comercio y otras normas legales complementarias le asignan al revisor fiscal, es apenas lógico que este deba hacer una adecuada planeación de su trabajo y que al dictaminar estados financieros, presente su informe a la asamblea general de accionistas o junta de socios, informe oportunamente y por escrito sobre irregularidades en las operaciones de la empresa (como lo exige el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio), firme las declaraciones tributarias y suscriba otros informes. Debe tener evidencia válida y suficiente para sustentar su dictamen y sus diversos informes.
A través de la Ley 1314 de 2009 y del Decreto 302 de 2015 (compilado y actualizado mediante el DUR 2420 de 2015 y otros posteriores), se adoptaron legalmente las NIA para Colombia y se obliga a la mayoría de los revisores fiscales a cumplirlas en el ejercicio de sus funciones.
En la NIA 230, y parcialmente en otras, se habla de “documentación de auditoría”, en vez de “papeles de trabajo”, incluyendo los diversos medios para soportar el trabajo del auditor (archivos físicos en papel, archivos digitales y otros que sea posible utilizar).
Desde hace más de 40 años, al referirme en mis escritos y conferencias a los soportes que necesita tener el revisor fiscal, yo los he denominado “evidencias del examen” y “evidencias del trabajo”. Con la denominación que más les guste, todos son lo mismo; el revisor fiscal debe tener sus archivos físicos, digitales y en otros medios que le permitan sustentar la planeación y debida ejecución de su trabajo, además de los dictámenes de estados financieros y de los diferentes informes que presente.
No me parece malo que el revisor fiscal se adhiera al cumplimiento de esta NIA; como sucede con otras NIA, amplía la oportunidad de documentar su trabajo y la extensión de sus archivos de tal manera que pueda demostrar el fundamentado cumplimiento no solo del examen de los estados financieros (y la obligación de dictaminarlos) sino de todas las funciones de vigilancia continua, integral, preventiva e independiente que le asignan del Decreto 410 de 1971 y normas legales complementarias; además todos sus informes se verán soportados en la documentación para que le permita tener evidencia válida y suficiente para emitir sus juicios profesionales.
Carlos Humberto Sastoque
Contador Público
Fundada en el año 2000 con la misión de “elevar el nivel profesional del Contador Público”
