Oficina de control interno se formaliza mediante actos administrativos
La formalización de los componentes que garantizan la implementación del sistema de control interno en una empresa se realiza mediante actos administrativos radicados por las máximas directivas.
La formalización de los componentes que garantizan la implementación del sistema de control interno en una empresa se realiza mediante actos administrativos radicados por las máximas directivas.
Si los procedimientos administrativos no son instruidos por la alta dirección de la empresa, los trabajadores no los entenderán como formales y, por tanto, no los emplearán como una guía para cumplir con sus actividades. Esta situación debe ser evitada, pues el desarrollo de tareas desde la perspectiva propia de cada trabajador genera desorden y dispersa los objetivos. Los actos administrativos considerados básicos son:
Creación del comité de coordinación
El sistema de control interno debe tener unas personas delegadas para su coordinación, puesto que sobre dichos cargos recaen complejas cuestiones de dirección y asesoría, estos deben ser seleccionados por la máxima autoridad de la empresa.
Las siguientes son algunas de las funciones que este comité debe llevar a cabo para garantizar que el sistema se desempeñe de forma adecuada:
- Recomendar mecanismos a seguir para fortalecer el sistema de control interno según las normas vigentes y las indicaciones propias de la entidad.
- Evaluar permanentemente el cumplimiento de las metas y objetivos de la entidad según los planes trazados al inicio del período y, llegado el caso, recomendar los correctivos a los que haya lugar.
- Asesorar a la alta administración de la compañía en la formulación de los planes estratégicos.
- Revisar el estado de ejecución de los programas diseñados en planeación periódica.
- Establecer las prioridades de adopción y adaptación a los sistemas de información derivados del control interno: gerencial, estadísticos, financieros, etc.
- Presentar propuestas de modificación a las normas internas vigentes
- Reglamentar el funcionamiento de los subcomités adscritos a esta dependencia.
Creación de la oficina de control
Para su creación o reestructuración, si no funciona de forma correcta, la máxima autoridad de la empresa debe tener en cuenta:
- Necesidad de designar como responsable principal a un empleado adscrito al mayor nivel jerárquico. Este deberá poseer formación suficiente para cumplir con las tareas relacionadas con el cargo, además es fundamental que conozca de forma detallada los aspectos técnicos relacionados con la actividad de la compañía.
- La oficina debe contar con personal multidisciplinario capacitado para atender los diferentes focos de revisión de la empresa.
Formalización del manual de control interno
Este documento debe formalizarse mediante una resolución expedida por el representante legal de la entidad, pues al ser una pieza básica dentro del sistema, su cumplimento es una de las actividades centrales de la oficina.
Planeación organizacional
La adopción de este proceso debe ser una tarea con un alto margen participativo, en ella deben estar involucrados todos los activos sin importar su nivel en la organización. Para tal fin es preciso definir un modelo de planeación liderado de manera directa por la oficina de control.
Sistema de información
Su formalización es fundamental para indicar el derrotero a seguir cuando sea necesario realizar ajustes al plan estratégico de comunicación, que a su vez debe estar enmarcado en el plan general de gestión organizacional.
En este sentido, los canales de comunicación en doble vía son una de las tareas más importantes. La empresa debe establecer un sistema integral que le permita recolectar y reproducir información válida y oportuna en todos sus niveles jerárquicos, en tanto exista la posibilidad de sustraer datos importantes de bases internas y externas. Sobre todo, dicho sistema debe ser de fácil manejo, para garantizar que cualquiera de los miembros de la entidad pueda hacer uso de él.
Algunos aspectos importantes a tener en cuenta para la formalización del sistema son:
- Que pueda integrar información administrativa, operativa y de control.
- Debe estar provisto de modelos que permitan analizar la sensibilidad en el aspecto financiero, de planeación, control y resultados.
- Manejar información contable que permita la realización de informes de gestión y resultados.
- Debe contar con un sistema de indicadores que puedan entregarse a los diferentes niveles y áreas de la organización con la debida distinción entre estos.
Formalización de procesos y procedimientos
Por último, un componente que debe señalarse mediante un acto administrativo es la metodología instaurada para la formalización y documentación de los procesos y procedimientos sobre los que interfiera el sistema de control interno.
Para que dicho sistema funcione resulta imprescindible la existencia de procesos y procedimientos formalizados, mientras que para la emisión de dicha indicación administrativa superior será necesario que se identifiquen los procesos estratégicos mediante una delimitación a partir de las siguientes preguntas:
- ¿Cuál es la misión de la entidad?
- ¿Cómo se espera que la misión esté convertida en los próximos cinco o diez años?
- ¿Cómo se podrá enfrentar a las amenazas que surjan para la organización?
- ¿Cómo aprovechar las nuevas oportunidades que puedan presentarse?