Quiénes son los nuevos obligados a presentar declaraciones en forma virtual a partir de septiembre de 2006?

Entre muchos de nuestros usuarios han persistido las dudas sobre quienes son las nuevas personas naturalesy jurídicas, que según la resoluciones 8551 de agosto 2 de 2006 y 8957 de agosto 10 de 2006 expedidas por la DIAN, deberán presentar a partir de septiembre de 2006 sus declaraciones de IVA, Retenciones en la fuente, Renta y demás en forma virtual, es decir, usando el portal de Internet de la DIAN.

Aunque este tema ya lo habíamos comentado oportunamente en un anterior editorial de fecha 21 de agosto de 2006 (haz clic aquí para consultarlo), queremos colaborarles de nuevo reforzando el entendimiento de esa disposición.

En primer lugar, lo que debemos aclarar es que para poder presentar una declaración tributaria en “forma virtual” (es decir, accesando al portal de la DIANwww.dian.gov.co y buscando el link que dice “Presentación virtual de documentos”), lo que necesitarían todas las empresas es que quien va a firmar las declaraciones (tanto representante legal como Revisor Fiscal o Contador) tengan asignada por parte de la DIAN su respectiva “firma digital”.

En efecto, si cuando se presenta una declaración tributaria en un formulario normal de papel tal formulario debe incluir las respectivas firmas (hechas con bolígrafo) de las personas que antes mencionamos, la presentación “virtual” también requiere que ese formulario que se diligenciará por el portal de la DIAN quede “firmado”.

Y para ello, lo que se usa es la “firma digital” la cual no es más que unarchivo de computador (con extensión .epf) el cual se “adjunta” al respectivo formulario, se le digita también una clave secreta, y ya con ello el formulario queda “firmado digitalmente” y de una vez presentado ante la DIAN (ni siquiera se debe imprimir para luego ir a presentarlo otra vez al banco; solo se imprime para guardarlo en el archivo de la empresa pues al firmarlo “digitalmente” se considera ya “presentado” de una vez ante la DIAN; al banco solo se debe ir pero para hacer el pago del impuesto a cargo)

Las “firmas digitales” tienen que solicitarse personalmente ante la DIAN por el respectivo representante legal y el Revisor Fiscal y Contador, y no tienen ningún costo.

Qué pasa entonces con las declaraciones de IVA del bimestre julio agosto de 2006 y de Retención en la fuente de agosto de 2006?Quiénes son los que van a tener que presentar esas declaraciones y todas las subsiguientes en forma virtual y ya no pueden seguir haciéndolo en formularios normales de papel?

Para responder a estas dos preguntas, tenemos que empezar por repasar un asunto ya pasado. Recordemos que durante mayo de 2006 hasta septiembre de 2006 muchas empresas y personas naturales tuvieron que presentar lo que se conoció como el “reporte de información en medios magnéticos año gravable 2005”.

Pues bien, sucedió que esos reportes de información en medios magnéticos del año gravable 2005 se podían presentar también en dos formas :

1) Usando el portal de Internet de la DIAN (accesando al link que dice “Presentación de información por envío de archivos), lo cual se llamó “presentación virtual”

2) Llevando los archivos en un diskett, memoria USB o CD en forma presencial hasta las dependencias de la DIAN

Para poder hacerlo por la opción 1 era necesario que solo el representante legal de la empresa obtuviera primero en la DIAN la famosa “firma digital” que ya explicamos anteriormente.

Pues bien, sucedió que con la resolución 3859 de abril de 2006, la DIANobligó a muchas empresas a que sus reportes de medios magnéticos 2005 se tuvieran que presentar por el portal de Internet de la DIAN (presentación virtual), y por tanto ya no podían llevar sus archivos en un CD o diskett hasta la DIAN (entrega presencial)

Para que recordemos quienes fueron los obligados a presentar sus archivos de medios magnéticos 2005 por el portal de la DIAN, y que implicaba que primero el representante legal fuese hasta la DIAN a que le asignaran “firma digital”, tenemos que subdividir a dichos reportantes de medios magnéticos 2005 en dos grupos:

1. Los que tenían que presentar mas de uno de los “formatos” mencionados en las resoluciones 10141 a 10147 de octubre de 2005

2. Los que tuvieron que presentar únicamente el “formato 1002” con la información de las retenciones en la fuente practicadas durante l 2005

Fueron solamente los del grupo 1 los que se vieron obligados a obtener primero la firma digital ante la DIAN para su Representante legal y luego poder entrar al portal de la DIAN y presentar sus “formatos” de medios magnéticos.

En cambio, a los del grupo 2, no les toco ir a obtener “firma digital” ante la DIAN pues para ellos el representante legal fue personalmente hasta la DIAN con el respectivo diskett o CD y cumplió con entregar su “formato 1002”

Así las cosas, ya podemos llegar a la aclaración que motivó la necesidad de escribir el presente artículo. En efecto, sabiendo que a los reportantes de medios magnéticos del grupo 1 ya se les había dado desde mayo de 2006 su “firma digital” (al menos al representante legal), lo que hizo la DIAN entonces con las resoluciones 8551 y 8957 de agosto de 2006 fue decirles a esas mismas empresas del grupo 1 que a partir de septiembre de 2006 quedaban obligadas a presentar sus declaraciones de IVA, Retefuente, Renta y demás en forma virtual.

Con la misma “firma digital” con la que se presentaron los medios magnéticos en forma virtual, con esa misma “firma digital” tendrán que firmar ahora sus declaraciones tributarias.

A las empresas del grupo 2 no les corresponde presentar sus declaraciones en forma virtual sino que ellas lo seguirán haciendo en papel hasta que algún día se disponga, mediante otra resolución, que a ellas también les corresponda dejar de hacerlo en papel y pasar a hacerlo en forma virtual

Pero y la “firma digital” para el Revisor Fiscal o Contador qué?

Es necesario aclarar entonces que si a las empresas del grupo 1 les corresponde ahora, desde septiembre de 2006 en adelante, presentar sus declaraciones de IVA, Retefuente y demás en forma virtual, va a suceder que fue solamente el “representante legal” aquel al que desde mayo de 2006 ya le habían asignado su “firma digital”

Pero ni el contador ni el Revisor Fiscal de esas empresas tuvieron que firmar la presentación de los medios magnéticos 2005 y por tanto es posible que tales profesionales no tengan aun su respectiva “firma digital”. Que se debe hacer entonces?

La tarea es que tal contador y Revisor fiscal deben acudir personalmente hasta la DIAN para que les asignen también su respectiva “firma digital” y poder de esa forma, en conjunto con el “representante legal”, firmar las declaraciones virtuales de la empresa que se empezarán a vencer desde septiembre de 2006 en adelante (arrancan con tener que presentar de esa forma las declaraciones de IVA de julio-agosto de 2006 y de retención en la fuente del periodo agosto de 2006)

Y aun hace falta tener presente algo más

Ahora bien, sucede que no solo será la “empresa” la obligada a tener que presentar desde septiembre de 2006 en adelante sus declaraciones tributarias en forma virtual.

En efecto, la resolución 8551 de agosto 2 de 2006 indica que el mismísimo “representante legal”, el “Contador” y el “Revisor fiscal” de esas empresas que pasan a ser empresas declarantes en forma virtual, si ellos mismos como personas naturales que son tienen que estar presentando también sus propias declaraciones de “IVA” o de “Retención en la fuente” y al final del año hasta la “declaración de renta”, pues en ese caso ese “representante legal”, o “contador” o “revisor fiscal”, como ya tienen su “firma digital”, pues también quedan obligados a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual desde septiembre de 2006 en adelante.

Sin embargo, en la resolución 8957 de agosto 10 de 2006 se hizo una muy importante precisión en cuanto a tales personas naturales que tendrían que pasar a ser declarantes virtuales. Dijo la DIAN en esa resolución lo siguiente:

• Si a ese “representante legal”, o “contador” o “revisor fiscal” le asignaron su “firma digital” hasta el día 10 de agosto de 2006 inclusive, entonces ellos son los que quedan obligados a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual a partir de septiembre de 2006 en adelante

• Pero si a ese “representante legal”, o “contador” o “revisor fiscal” le asignaron su “firma digital” después del el día 10 de agosto de 2006, entonces ellos no quedan obligados a presentar sus propias declaraciones tributarias en forma virtual a partir de septiembre de 2006 en adelante. Ellos lo pueden seguir haciendo en papel.

Confiamos en que este artículo haya servido para dar claridad a las dudas e inquietudes que habían estado teniendo muchos de nuestros usuarios en torno a este tema, y que les haya llegado en un momento oportuno. Recuérdese que las declaraciones de IVA del periodo julio-agosto de 2006, y de retenciones en la fuente del periodo agosto de 2006, empiezan a vencerse a partir de sep.11 de 2006.