7 puntos claves que debe conocer sobre las actas y la asistencia a asambleas de copropietarios
Una vez transcurrida la asamblea de copropietarios en una propiedad horizontal, las decisiones tomadas deberán constar en un acta, la cual se convierte en prueba tanto para su exigibilidad como para poder demandar las decisiones tomadas. De igual manera, el no asistir a estas conlleva consecuencias.
Una vez transcurrida la asamblea de copropietarios en una propiedad horizontal, las decisiones tomadas deberán constar en un acta, la cual se convierte en prueba tanto para su exigibilidad como para poder demandar las decisiones tomadas. De igual manera, el no asistir a estas conlleva consecuencias.
Luego de realizar una reunión ordinaria o extraordinaria, y la toma decisiones en la copropiedad, se debe dejar constancia de estas, y por tal motivo es que se debe redactar un acta.
1. Contenido del acta y firma
Por lo anterior, el acta debe cumplir con una serie de requisitos. Al hablar del contenido general del acta ésta debe expresar si la reunión es ordinaria o extraordinaria; la forma en que se hizo la convocatoria; los nombres de los asistentes (expresando si estos son propietarios o delegados, revisor fiscal, invitados, asesores, etc.); el porcentaje de coeficiente que representan los propietarios o sus delegados asistentes; el orden del día; un breve relato de los asuntos, sus discusiones y propuestas planteadas y sometidas a votación, y finalmente la votación emitida.
Una vez iniciada la reunión, los propietarios o sus delegados asistentes, designarán para que actúen en dicha reunión, a un presidente y un secretario, los cuales por regla general, son los que firman las actas.
En algunas ocasiones, especialmente cuando hay gran cantidad de conflictos internos, la asamblea de copropietarios podrá encargar una comisión de verificación del acta, quienes tendrán como función verificar la redacción.
2. Publicidad y libro de actas
Una vez finalizada la asamblea de copropietarios, el administrador tendrá 20 días hábiles para poner a disposición de los propietarios y de los moradores que lo soliciten, copia del acta debidamente suscrita por los mencionados anteriormente.
Esa disposición podrá ser de dos formas: dejando copia en la sede del administrador (oficina o zona común –cartelera–) o en su defecto, entregando una copia directamente en cada apartamento o casa.
Por otra parte, el administrador está en la obligación de llevar un libro de actas en el cual se incorporará el documento pertinente, así como también la fecha y el lugar en que se publicó
3. ¿Y si el administrador no entrega copia de las actas?
Los propietarios, moradores y revisores fiscales pueden solicitar copia de las actas de las asambleas de copropietarios, pero si el administrador se niega a entregar copia de estas, el solicitante podrá acudir ante la Alcaldía (dependencia encargada del registro de las propiedades horizontales) e interponer la queja y será el ente público el que exigirá al administrador su entrega, so pena de sanción de carácter policivo (sanciones administrativas).
4. Obligación de asistir a las asambleas de copropietarios
Se piensa que la asistencia de los propietarios a las asambleas generales de accionistas es potestativa, el artículo 37 de la Ley 675 del 2001 plantea: “Artículo 37. Integración y Alcance de sus Decisiones. La asamblea general la constituirán los propietarios de bienes privados, o sus representantes o delegados… Todos los propietarios de bienes privados que integran el edificio o conjunto tendrán derecho a participar en sus deliberaciones y a votar en ella”.
La asistencia de los propietarios, de sus representantes o delegados es un deber, ya que su inasistencia perjudicará la toma de decisiones, aprobación de presupuestos, nombramiento de administradores, pues afecta la conformación de un quórum deliberatorio y decisorio.
5. Sanciones por inasistencia a la asamblea
Sí, con multas, y de esta manera forzar la asistencia de los propietarios o sus representantes o delegados. Sin embargo, para que se impongan las multas se deben presentar ciertos requisitos
6. ¿Cuáles son esos requisitos?
Tanto para crear la sanción, como para poderla imponer a los ausentes, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
- La imposición de multas por inasistencia a las asambleas debe estar plasmada en los estatutos o en una adición o reforma a los mismos, debidamente notificada, al igual que el monto a cobrar, pues la Ley 675 de 2001 no la establece expresamente, pero sí permite la creación de sanciones pecuniarias y no pecuniarias en los estatutos.
- Que la convocatoria se haya efectuado con la debida antelación que establece el artículo 39 de la Ley 675 del 2001, es decir 15 días calendario.
- Que se haya notificado debidamente a los propietarios de cada inmueble mediante comunicación enviada a estos a la última dirección registrada por ellos ante la administración. No necesariamente se le debe notificar a un propietario en el mismo inmueble de su propiedad, pues es posible que lo tenga desocupado o arrendado, de tal manera que se le deberá notificar en la dirección que informe a la administración.
- Se le permita al propietario que será sancionado por no asistir, su derecho a la legítima defensa. La asamblea o el consejo de administración deben escucharlo en diligencia de descargos, para que el propietario pueda presentar debidamente las excusas que prueben la causal de inasistencia. Luego, el ente sancionador podrá determinar si acepta o no las pruebas de dicha inasistencia y multará o no.
7. Valor de sanción a fijar por no asistir injustificadamente
El valor máximo a fijar en los estatutos por sanción por no asistir injustificadamente es determinado por la asamblea de propietarios. Este será incorporado en los estatutos y debe respetar un límite que impone la ley. El valor de la multa por no asistir a una asamblea de propietarios no puede ser superior nunca al valor de dos cuotas mensuales de administración.
La sanción por inasistencia injustificada debe ser una decisión autónoma de la asamblea de propietarios, quienes podrán establecer por estatutos, o bien el cobro de dinero o una sanción no económica. Por ejemplo, la restricción de usar determinados bienes comunes por un determinado tiempo –piscinas, juegos, salones sociales, zonas de recreación–; eso sí, nunca los bienes comunes esenciales.