¿Obligación de llevar contabilidad está ligada a los ingresos, facturación o régimen de IVA?
El CTCP emite el Concepto 917 de 2017 abordando temas como la obligación de llevar contabilidad por parte de las personas naturales y jurídicas, asimismo si la obligación de facturar, su nivel de ingresos o el régimen al que pertenecen tienen alguna relación con dicha obligación.
El CTCP emite el Concepto 917 de 2017 abordando temas como la obligación de llevar contabilidad por parte de las personas naturales y jurídicas, asimismo si la obligación de facturar, su nivel de ingresos o el régimen al que pertenecen tienen alguna relación con dicha obligación.
A través del Concepto 917 de 2017 el CTCP resolvió algunas inquietudes sobre la obligatoriedad de llevar contabilidad; aunque de este tema se han emitido diferentes conceptos, los cuales hemos analizado en nuestro portal, como el 622 de 2017, el 783 de 2017, entre otros, se hace relevante revisar algunas de las respuestas emitidas por este organismo con el fin de analizar sus orientaciones y aclarar diferentes situaciones. A continuación mencionamos algunos de los temas abordados en el concepto.
Obligados a llevar contabilidad
Conforme al artículo 19 del Código de Comercio, una de las obligaciones que tienen los comerciantes es llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales sin importar si estos actúan como personas naturales o jurídicas, además deben conservar los documentos soportes de sus negocios o actividades. Para definir quién actúa o no como comerciante, se requiere revisar los artículos 20 y 23 del Código de Comercio.
Asimismo, los comerciantes deben contratar los servicios de un profesional contable, ya que en Colombia el único profesional facultado para dar fe pública sobre la información financiera de personas naturales o jurídicas es el contador público, certificado a través de su correspondiente tarjeta profesional emitida por la Junta Central de Contadores –JCC–.
En cuanto a la información financiera que deben emitir los obligados a llevar contabilidad, esta debe estar sujeta a los lineamientos de la Ley 1314 de 2009 reglamentada a través del DUR 2420 de 2015 y sus respectivas modificaciones, tanto en lo que respecta a normas técnicas contables, como a normas de aseguramiento de la información. Cabe anotar que el artículo 2 de la mencionada ley expone que estos lineamientos, además de ser obligatorios para las personas jurídicas y naturales que están obligadas a llevar contabilidad, son obligatorios para las personas que –sin estar obligadas– pretendan hacer valer su información como prueba.
Régimen común y régimen simplificado
Entre contribuyentes y profesionales existe la duda acerca de si para la obligación de las personas naturales a llevar contabilidad tiene alguna implicación pertenecer al régimen común o simplificado. Al respecto, el CTCP menciona que la obligación de llevar contabilidad para las personas naturales no depende de las responsabilidades inherentes al régimen a que pertenezcan sino a lo mencionado en anteriores párrafos, en cuanto a las actividades que realiza o a que la persona natural requiera o no usar su contabilidad como medio de prueba.
Para pertenecer al régimen simplificado, que por lo general es el régimen al que pertenecen la mayoría de contribuyentes personas naturales, debe cumplirse con la totalidad de los requisitos establecidos en el artículo 499 del ET, modificado a través del artículo 195 de la Ley 1819 de 2016. Vale la pena recordar que toda persona natural puede clasificarse en el régimen simplificado o régimen común, mientras que las personas jurídicas, por el solo hecho de serlo, pertenecen al régimen común.
De lo mencionado anteriormente, y de acuerdo al Concepto 223 de 2015, debe aclararse que las personas naturales que no ejerzan actividades de comercio, sin importar si pertenecen al régimen simplificado, no están obligadas a llevar contabilidad; en caso de que ejecuten actividades comerciales o deseen llevar su contabilidad como medio de prueba, deberán gestionarla de acuerdo al marco normativo del grupo en el que sean clasificadas, el cual por lo general es el grupo 3.
¿Qué tiene que ver la facturación y los ingresos en la obligación de llevar contabilidad?
Aunque respecto a la facturación el CTCP no realizó ninguna consideración, es preciso decir que la obligación de llevar contabilidad no se encuentra vinculada con la de facturar, esto se puede comprobar revisando el artículo 615 del ET y los artículos 1.6.1.4.1 y 1.6.1.4.2 del DUT 1625 de 2016 en los que se menciona a los obligados y a los no obligados a facturar. En estas normas se establece que las personas obligadas a facturar son, además de los comerciantes, las personas o entidades que ejerzan profesiones liberales pertenecientes al régimen común y las personas o entidades que vendan bienes producto de la actividad agrícola o ganadera.
Ahora bien, teniendo en cuenta que en las normas citadas con anterioridad encontramos casos de obligados a facturar (como los comerciantes), quienes a su vez tienen la obligación de llevar contabilidad; hay otros casos, como el de las personas que ejerzan profesiones liberales quienes no están obligados a llevar contabilidad. Por tanto, se puede concluir que no precisamente la obligación de facturar está ligada a la obligación de llevar contabilidad.
La obligación de llevar contabilidad se debe establecer según lo mencionado en anteriores párrafos; en cuanto a los ingresos, debe decirse que estos hacen parte de los parámetros para la clasificación de una persona natural o jurídica, con el fin de determinar cuál marco normativo aplicar, ya sea como grupo 1, 2 o 3. (Revisar parámetros adicionales para la clasificación en el DUR 2420 de 2015, modificado por el Decreto 2496 de 2015).