Poder de representación en la asamblea o junta de socios

Antes de iniciar la asamblea general o junta de socios y antes de que los socios empiecen a deliberar, debe producirse la verificación de la calidad de quienes asisten a la reunión, es decir, si los mismos lo hacen en nombre propio o en calidad de representantes o apoderados de los accionistas.

Antes de iniciar la reunión para la cual el máximo órgano social ha sido convocado, y previamente a que los asociados comiencen a deliberar, es necesario que se produzca la verificación de la calidad de quienes asisten a la reunión, es decir, si los mismos lo hacen en nombre propio o en calidad de representantes o apoderados de los accionistas.

Requisitos formales de los poderes

De conformidad con lo establecido en el artículo 184 del Código de Comercio, modificado por el artículo 18 de la Ley 222 de 1995, todo socio puede hacerse representar en las reuniones de la junta de socios o asamblea mediante un poder que deberá reunir los siguientes requisitos:

1. Que conste por escrito, pudiendo utilizarse cualquier mecanismo como una carta, fax, etc.
2. Que indique expresamente el nombre del apoderado, así, no se pueden recibir poderes en los cuales no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante, ni resulta tampoco posible dejar el espacio en blanco para que los administradores o un tercero determinen aquel.
3. La fecha de la reunión o reuniones para las que se confiere el poder, excepto cuando se trate de un poder general otorgado por escritura pública.
4. Los demás requisitos adicionales a los poderes que se establezcan en  los estatutos sociales.
5. No se requiere que el poder sea elevado a escritura pública o reconocido ante juez o notario, a menos que se trate de un poder general.
6. Los poderes no pueden presentar enmendaduras.
7. Si el asociado que va a hacerse representar en la sesión es una persona jurídica, anexo al poder debe presentarse copia de un certificado de existencia y representación legal expedido por la cámara de comercio del domicilio social.
8. Los poderes otorgados en el exterior deben cumplir con los mismos requisitos previstos en el artículo 184 del Código de Comercio.

Es deber de los administradores verificar que los poderes cumplan con los requisitos señalados en el artículo 184 del Código de Comercio, así como los previstos en el contrato social. La administración de la sociedad no puede admitir como válidos, poderes conferidos por los accionistas sin el lleno de los requisitos antes mencionados.

Sujetos legitimados para ser apoderados

La representación puede concederse a cualquier persona natural o jurídica, tenga o no la calidad de accionista. Sin embargo, según lo previsto en el artículo 185 del Código de Comercio, los administradores y empleados de la sociedad (exceptuando los casos de representación legal) no pueden representar acciones distintas de las propias mientras estén en ejercicio de sus cargos, y mucho menos sustituir los poderes que se les confieran.

De este modo, queda claro que la administración debe advertir adecuadamente sobre aquella situación y, para efectos de la verificación del quorum, abstenerse de contabilizar las acciones indebidamente representadas, toda vez que la norma antes citada establece que los administradores y empleados de la sociedad no pueden representar acciones distintas de las propias “mientras estén en ejercicio de sus cargos”, la prohibición es aplicable a los suplentes del representante legal o de los miembros de la junta directiva que han actuado efectivamente dentro del período para el cual fueron designados, con la única excepción de la representación legal que ejerzan respecto de su representado.

Dicha representación legal puede hacer referencia a:

• El cargo de representante legal de una persona jurídica
• Los representantes de personas naturales, bien sea en calidad de:
  • Tutor
  • Curador
  • Los padres: en ejercicio de la patria potestad tratándose de los padres respecto a sus hijos menores de edad; esta figura jurídica es ejercida conjuntamente por los dos padres, a menos que uno de ellos haya delegado el ejercicio de la misma en cabeza del otro, hecho este que deberá constar expresamente en documento escrito que deberá exhibirse al momento de acreditar la calidad en la que se actúa.

Constancia

Hay que dejar constancia en el acta que se elabore con ocasión de la celebración de la respectiva sesión, pues de acuerdo con lo establecido en el artículo 189 del Código de Comercio, en concordancia con el artículo 431 del mismo código, los poderes de representación son una circunstancia acaecida en la reunión y por ende son objeto de verificación por parte de la Superintendencia de Sociedades en ejercicio del control de legalidad que ella ha desarrollado.

Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras

De acuerdo con lo establecido en el artículo 1 de la Resolución 116 de 2002, expedida por la Superintendencia Financiera, las conductas descritas a continuación son prohibidas, ya sea que se realicen directamente o a través de otra persona, toda vez que estas pueden constituir contravención a los artículos 184 y 185 del Código de Comercio y los numerales 2, 6 y 7 del artículo 23 de la Ley 222 de 1995:

• Incentivar, promover o sugerir a los accionistas el otorgamiento de poderes para las asambleas de accionistas de las respectivas sociedades, en las cuales no aparezca claramente definido el nombre del representante.
• Recibir de los accionistas poderes para las reuniones de asamblea, donde no aparezca claramente definido el nombre del respectivo representante.
• Admitir como válidos poderes conferidos por los accionistas, sin los requisitos establecidos en el artículo 184 del Código de Comercio.
• Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad, de los liquidadores y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir o determinar el nombre de quienes actuarán como apoderados de los accionistas en las asambleas.
• Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, recomendar a los accionistas que voten por determinada lista.
• Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad y de los demás funcionarios de la sociedad emisora de acciones, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la presentación en la asamblea de propuestas que hayan de someterse a su consideración.
• Tratándose de quienes por estatutos ejerzan la representación legal de la sociedad y de los demás funcionarios de la sociedad emisora, sugerir, coordinar o convenir con cualquier accionista o con cualquier representante de accionistas, la votación a favor o en contra de cualquier proposición que se presente en la misma.

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