Estados financieros y obligatoriedad de llevar contabilidad en las copropiedades
Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad, y por lo tanto también deben realizar la convergencia hacia los nuevos marcos normativos. La mayoría de ellas aplicarán NIF para microempresas, y solo un porcentaje muy pequeño debe aplicar el Estándar para Pymes.
Las copropiedades están obligadas a llevar contabilidad, y por lo tanto también deben realizar la convergencia hacia los nuevos marcos normativos. La mayoría de ellas aplicarán NIF para microempresas, y solo un porcentaje muy pequeño debe aplicar el Estándar para Pymes.
La constitución de la copropiedad como persona jurídica, independiente de sus propietarios, conlleva la obligatoriedad de llevar contabilidad y elaborar, con base en ella, los informes financieros para dar cuenta a los propietarios y otros usuarios sobre la gestión de la administración, el uso de los recursos administrados, entre otros aspectos. Así, el artículo 51 de la Ley 675 de 2001 establece dentro de las funciones de los administradores de las copropiedades la obligación de llevar contabilidad (numerales 1, 4 y 5).
A su turno, el artículo 2 de la Ley 1314 de 2009 establece que todo aquel que lleve contabilidad por obligación, o de manera voluntaria, debe cumplir las normas derivadas de esa ley.
Con lo anterior en mente, debe señalarse que cada copropiedad debe evaluar el grupo al cual corresponde para la aplicación de los nuevos marcos técnicos normativos derivados de le Ley 1314 del 2009. Así, como la mayoría de copropiedades pequeñas se clasifican como microempresas, deben aplicar los ordenamientos del Decreto 2706 de 2012 y 3019 de 2013, normas compiladas en el DUR 2420 de 2015, en tanto las que no cumplan los requisitos establecidos en las normas anteriormente citadas deben aplicar entonces el Decreto 3022 de 2013 y 2267 de 2014, normas compiladas en el DUR 2420 de 2015.
Sobre los libros de contabilidad
La obligatoriedad de llevar libros de contabilidad para las entidades sin ánimo de lucro, incluyendo a las copropiedades, se establece, entre otros, en el artículo 774 del Estatuto Tributario y el artículo 2 del Decreto 2500 de 1986.
Los libros de contabilidad deben llevarse de acuerdo con las normas contables vigentes. En el caso de las copropiedades, si decidieron aplicar la normatividad del grupo 3, debieron mantener libros de contabilidad bajo el Decreto 2649 de 1993 hasta el 31 de diciembre de 2014, y ajustarlos a los nuevos marcos técnicos normativos a partir del 1 de enero de 2015.
Los libros de contabilidad de las copropiedades deben cumplir con los requerimientos generales sobre el tema, especialmente los siguientes:
- Oportunidad: los libros de contabilidad deben permitir conocer la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios (artículo 48 del Código de Comercio)
- Comprobantes de contabilidad: los libros de contabilidad deben estar soportados por comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas presentadas (artículo 51 del Código de Comercio)
- Orden de los registros: los registros deben insertarse en la contabilidad en orden cronológico haciendo referencia a los comprobantes en los cuales se sustentan (artículo 53 del Código de Comercio)
- Almacenamiento de los registros contables: los libros deben conservarse en medios físicos o electrónicos, siempre que se garantice su inalterabilidad, integridad, seguridad y conservación (artículo 55 y 56 del Código de Comercio).
Estados financieros que no cumplen la normatividad
Si una copropiedad ha presentado estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2015 y 2016 sin cumplir los requerimientos establecidos en los nuevos marcos técnicos normativos, estos estados financieros no tienen validez legal, precisamente porque no están preparados bajo las normas de información financiera respectiva.
De igual forma, si los informes se presentaron con una declaración de cumplimiento de las nuevas normas, pero la entidad no realizó los ajustes requeridos para la convergencia, se considera que estos estados financieros son errados, y deberían ser corregidos.
En todo caso, cualquier copropietario que se considere afectado por unos estados financieros que no cumplen las normas, puede objetarlos en la asamblea de copropietarios.
Ninguna entidad está exenta de aplicar los nuevos marcos técnicos normativos
En aplicación del artículo 2 de la Ley 1314 de 2009, todas las personas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, así como aquellas que no están obligadas pero llevan contabilidad como medio de prueba de sus operaciones, deben aplicar las normas de información financiera establecidas en el Decreto 2420 de 2015.
De acuerdo con lo anterior, no hay ninguna entidad en Colombia que no esté obligada a llevar a cabo la convergencia hacia los nuevos marcos técnicos normativos, esto incluye a las copropiedades.
CP. Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
Certificación Internacional por el ICAEW en IFRS Full (NIIF Plenas)
*Exclusivo para Actualícese