Qué cuentas debemos examinar al vender o dar de baja Activos Fijos?

El proceso de la venta y/o retiro de un activo fijo, así no sea muy común, es uno de los que termina afectando bastantes cuentas importantes en una contabilidad.

Una de las operaciones que se produce con poca frecuencia en las contabilidades de las empresas son las relativas a la venta o retiro de sus activos fijos.

Sin embargo, a la hora de efectuar los registros contables con los que se hace el reconocimiento de ese tipo de operaciones es común ver que los encargados de hacerlos no revisan la totalidad de las cuentas en donde se reflejaba información sobre ese activo vendido o retirado y que por tanto se deben afectar con la operación.

Es decir, se limitan a efectuar la acreditación del costo histórico del activo (y de los Ajustes por Inflación que haya acumulado hasta el año 2006) y debitar la depreciación acumulada (igualmente con su ajuste por inflación que haya acumulado hasta el año 2006). La diferencia implicará un ingreso o un gasto por la venta y/o retiro del activo fijo, al igual que un registro débito en las cuentas por cobrar o en las cuentas de caja si es que el activo fue vendido.

Se deben mirar “valorizaciones” y otras cuentas

Pero en adición a las cuentas antes aludidas, la operación de venta y/o retiro del activo fijo implica que se deba examinar si ese activo tenía registrada alguna “provisión” (cuenta 1599 en el PUC) o en caso contrario una “valorización” (cuenta 1905), que son las cuentas que surgen  cuando un activo fijo es sometido cada tres años a los procesos de avalúo técnico ordenados en el artículo 64 del decreto 2649 de 1993 (consulta nuesta investigación Cómo se actualizarán los Avalúos técnicos de activos fijos en el 2007 y siguientes).

Y si el activo vendido y/o retirado era un activo que aún estaba en periodo improductivo, y era un activo que  figuraba en la contabilidad desde el año 2006 o anteriores, entre los pasivos figuraría la cuenta de “Crédito por Corrección Monetaria Diferida” (cuenta 2720 en el PUC)  que se originó cuando a tal activo se le hicieron en forma diferida los ajustes por inflación que rigieron hasta el año 2006.

(Nota: ese pasivo se debe registrar contra la cuenta de ingresos 429595 ya sea cuando el activo entre a condiciones de uso, o si es vendido o retirado antes de que eso suceda; véase el artículo 5 del decreto 1536 de 2007 y la circular DIAN 104 de agosto de 2007)

También se deben mirar cuentas de orden y otros asuntos fiscales

Así mismo, entre las cuentas de orden existen múltiples cuentas  en las cuales se pudieran haber originado en un momento anterior registros que se relacionaban con el activo fijo que luego es vendido y/o retirado (por ejemplo en las cuentas “8110-Bienes y valores entregados en garantía”, o “8125-Promesas de compraventa”, “8315-Propiedad, planta y equipo totalmente depreciada”, “82-Deudoras fiscales”). Por tanto esas cuentas también se tienen que hacer desaparecer.

Y más delicado aún es el hecho de que si el activo vendido y/o retirado era un activo sobre el cual se había hecho uso inicialmente del beneficio fiscal mencionado en el artículo 158-3 del Estatuto Tributario, se tendría que afectar la cuenta de orden especial que se menciona en el parágrafo del artículo 2 del decreto 567 de marzo de 2007 luego de ser modificado con el artículo 1 del decreto 4980 de diciembre de 2007 (tal como lo tratamos en la Investigación «Gobierno hace más atractivo el beneficio por inversión en activos fijos productores de renta«).

Además, si el activo fijo acogido al beneficio del artículo 158-3 del Estatuto Tributario se llega a vender o retirar  antes de cumplir su periodo de vida útil definido por el método de línea recta, en ese caso, y solo para efectos fiscales, se hará necesario reconocer en la Declaración de Renta una “Renta Líquida por Recuperación de Deducciones” (que también tratamos en «¿Qué sucede cuando se llegue a vender un activo acogido al beneficio del art.158-3 del ET?«).

Como vemos, el proceso de la venta y/o retiro de un activo fijo, así no sea muy común, es uno de los que puede terminar afectando bastantes cuentas importantes en una contabilidad.

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