¿Qué hacer si cambia el Representante Legal, Contador o Revisor Fiscal que debe tener Firmas Digitales?

Si se contratan nuevos funcionarios que no cuentan con Firmas Digitales para firmar declaraciones y reportes ante la DIAN, debemos recordar que existe un plazo especial para conseguirles dichas firmas antes del vencimiento de las declaraciones o reportes que ellos firmarían.

Durante el mes de Marzo de cada año es cuando normalmente se llevan a cabo las reuniones de las Juntas de Socios o Asambleas de Accionistas para aprobar los Estados Financieros del periodo que finalizó e igualmente para estudiar si se dejan en sus cargos o se remueve a quienes vienen desempeñándose como Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal.

En relación con esto último, es decir, con la posibilidad de que los actuales Representante Legal, Contador y Revisor Fiscal lleguen a ser reemplazados por otros nuevos funcionarios, es importante tener presente varios asuntos que se pueden tornar traumáticos si no son tenidos en cuenta.

El rollo con las Firmas Digitales de la Supersociedades

En primer lugar, se debe tener presente que esos cambios se estarían produciendo en plena época de Reportes de Información Financiera a Supersociedades y de presentación de Declaraciones y demás reportes de Información Exógena a la DIAN, los cuales son todos ellos hoy día reportes que para muchas empresas  se hacen con mecanismos de firma digital que la Supersociedades y la DIAN le emiten a esos Representante Legal, Contador y/o Revisor Fiscal.

En consecuencia, si para la fecha en que se hace el cambio de un Representante Legal, ó Contador ó Revisor Fiscal, la empresa aun no ha entregado por ejemplo sus Estados Financieros 2008 a la Supersociedades acompañados de la certificación que firmarían digitalmente esos funcionarios (reportes que según la Circular 115-00012 de Diciembre de 2008 de la Supersociedades se entregarán entre el 9 de Marzo y el 3 de Abril de 2009), se tendría que verificar si los funcionarios salientes son aquellos a los que ya se les haya descargado la Firma Digital emitida por Certicamara.

En caso positivo, esos funcionarios salientes son los que tienen que firmar la Certificación de los Estados Financieros a la Supersociedades, pues si no se hace que ellos los firmen, entonces tocaría solicitar un nuevo mecanismo de firma digital a Certicámara para que los nuevos funcionarios los firmen (y si ya se había hecho una descarga de mecanismos a ciertas personas, la solicitud de unos nuevos para otras personas diferentes tendría costo; consulta nuestro anterior editorial: “Madrugar a descargar la Firma Digital para Reportes a Supersociedades podría salir caro”).

El rollo con las firmas digitales en la DIAN

Asimismo,  si para la fecha en que se hace el cambio de un Representante Legal,  ó del  Contador, ó del  Revisor Fiscal la empresa ya está obligada a presentar sus declaraciones tributarias en Forma Virtual (y al respecto tómese en cuenta lo indicado en la Resolución 0638 de Enero 22 de 2009 que obliga a muchas empresas a tener que empezar a declarar virtualmente desde Marzo 1 de 2009 en adelante), o si para esa fecha la empresa está obligada a entregar reportes de Información Exógena en forma virtual (al respecto las Resoluciones 3841 a 3848 de Abril que indican que los reportes del año 2008 se empiezan a vencer desde Marzo 24 de 2009 en adelante), en ese caso también habría otra complejidad con las Firmas Digitales necesarias para poder cumplir con esas obligaciones.

En efecto, al nuevo Representante Legal, o Contador y Revisor Fiscal, si son personas que no cuentan actualmente con mecanismos de Firma Digital emitidos por la DIAN y que estén vigentes, en ese caso tocaría que con la actualización del RUT de la empresa en la que se mencionarían a esos nuevos funcionarios también se deberá aprovechar para que les den mecanismos de Firma Digital a los ya mencionados.

Y el punto es que esa solicitud de los mecanismos de Firma Digital para esos nuevos funcionarios se les debe efectuar con por lo menos 3 días hábiles antes del vencimiento de la primera declaración o reporte que ellos tendrían que entrar a firmar (ver el artículo 3 del decreto 1791 de Mayo 23 de 2007.

Nota: los reportes de información exógena que se presenten virtualmente solo los firma el Representante Legal y no requieren firma digital ni del Contador ni del Revisor Fiscal).

También se debe actualizar oportunamente el RUT

Vale la pena mencionar que si en la empresa donde se hace el cambio de Representante Legal o Contador o Revisor Fiscal no existe la urgencia de irles a solicitar mecanismos de firma digital ni ante Supersociedades ni ante la DIAN pues sus reportes y declaraciones los hacen en forma presencial o con documentos en papel,  en todo caso para todas ellas sí existirá la obligación de actualizar el RUT dentro del mes siguiente a la fecha en que produzcan esos nuevos nombramientos.

Lo anterior por cuanto el numeral 3 del  Artículo 658-3 del Estatuto Tributario establece hoy día la siguiente sanción por no actualizar oportunamente el RUT:

“ARTÍCULO 658-3. SANCIONES RELATIVAS AL INCUMPLIMIENTO EN LA OBLIGACIÓN DE INSCRIBIRSE EN EL RUT Y OBTENCIÓN DEL NIT.

…

3. Sanción por no actualizar la información dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización, por parte de las personas o entidades inscritas en el Registro Unico Tributario, RUT.

Se impondrá una multa equivalente a una (1) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información. Cuando la desactualización del RUT se refiera a la dirección o a la actividad económica del obligado, la sanción será de dos (2) UVT por cada día de retraso en la actualización de la información.”

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