[Guía] Comunicado para notificar en la DIAN la delegación de la responsabilidad para firmar las declaraciones

Este es el modelo de comunicado que hace referencia el literal c del Art. 572 del E.T. y con el cual los representantes legales de las personas jurídicas anunciarían que han delegado en otro funcionario la responsabilidad por el cumplimiento formal de firmar y pagar las declaraciones de la persona jurídica.

De acuerdo con el literal c del Art. 572 del E.T., los representantes legales de las personas jurídicas pueden delegar en otro funcionario la responsabilidad de estar firmando las respectivas declaraciones tributarias y de responder, incluso, por el pago de las mismas.

Con esa medida, y tratándose por ejemplo de las declaraciones de IVA y retención en la fuente, la responsabilidad penal por el no pago oportuno de tales declaraciones, mencionada en el Art. 402 del Código penal, ya no recaería en el representante legal de la persona jurídica sino en aquel delegado que estuviese firmando las declaraciones.

Si se decide delegar en otro funcionario de la entidad la responsabilidad de estar firmando alguna declaración o declaraciones de la entidad, primero se deberá dar aviso por escrito a la DIAN pues en literal c del Art. 572 se lee lo siguiente:

“ARTICULO 572. REPRESENTANTES QUE DEBEN CUMPLIR DEBERES FORMALES.  Deben cumplir los deberes formales de sus representados, sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas :

a…

b…

c. Los gerentes, administradores y en general los representantes legales, por las personas jurídicas y sociedades de hecho. Esta responsabilidad puede ser delegada en funcionarios de la empresa designados para el efecto, en cuyo caso se deberá informar de tal hecho a la administración de Impuestos y Aduanas correspondiente.”

Con esa notificación por escrito, la DIAN podrá hacer figurar en la tercera página del RUT de la persona jurídica los datos de ese funcionario en quien se delegaron responsabilidades especiales. Para ello la DIAN usaría en alguna de las casillas, 98 de esa tercera página, el código 13 que significa “Funcionario delegado para cumplir con deberes formales”. Y cuando llegue el momento de firmar las declaraciones, ese funcionario, en la casilla 981 de los formularios, colocaría ese mismo código “13” (véase nuestra herramienta: “Tabla con los Códigos de Representantes del Declarante en el RUT”). Si la persona jurídica presenta sus declaraciones virtualmente, entonces también le tendrán que asignar su mecanismo de firma digital.

Material relacionado:

• Tabla con los Códigos de Representantes del Declarante en el RUT