Manejo de caja en microempresas

Dadas las particularidades económicas de las microempresas colombianas, en la mayoría de los casos es el dueño quien ejerce la labor de administrador, responsable de la información financiera; en este editorial le recordamos a manera de “contabilidad para no contadores” los aspectos que debe tener en cuenta para controlar su caja.

Aquellas entidades, que entre otros requisitos, cuenten con activos por menos de 500 salarios mínimos mensuales legales vigentes –smmlv–, ingresos anuales de hasta 6.000 smmlv y una planta de personal de hasta 10 trabajadores, se encuentra ubicada en el Grupo 3 de la nueva clasificación empresarial: las microempresas. La normatividad a la que deben ceñirse este tipo de entidades, es la contabilidad simplificada contenida en el anexo 3 del Decreto Único Reglamentario 2420 del 2015.

En la mayoría de los casos y dadas sus posibilidades financieras, estas pequeñas empresas son administradas y controladas por su propietario; teniendo en cuenta la importancia de la contabilidad para el óptimo control de transacciones a fin de poder tomar mejores decisiones y proyectar con mayor seguridad el crecimiento de la empresa, en este editorial se proporcionan los elementos básicos que debe tener en cuenta con relación a la caja. Las siguientes son algunas de las operaciones que generan aumentos o disminuciones de la cuenta:

Transacciones que generan entradas (registros de naturaleza débito) a caja:

• Venta de productos de contado.
• Prestación de servicios de contado.
• Recaudo de cartera.
• Sobrantes de caja al efectuar arqueos.
• Constitución o incremento del fondo de caja menor.

Transacciones que generan salidas (registros de naturaleza crédito) a caja:

• Depósitos a cuentas bancarias.
• Pagos en efectivo autorizados por política a realizarse desde esta cuenta.
• Reducción o cancelación del fondo de caja menor.

Algunos ejemplos:

El 8 de enero la panadería Las Delicias (Registrada a título de su propietario persona natural) recibe $80.000 de la señora Marcela Marín, quien adquirió un pastel de matrimonio que tiene un costo de producción de $60.000. El siguiente sería el registro contable:

*Nota: para efectos del ejemplo no se tienen en cuenta los impuestos, pues se asume que el comerciante pertenece al régimen simplificado para efectos de IVA e impuesto al consumo; por tanto tampoco es agente retenedor en la fuente.

El 15 de enero, la panadería Las Delicias realiza una consignación bancaria de las utilidades disponibles a la fecha, por valor de $500.000.

Subcuenta de caja menor

La caja menor es un fondo que se destina para el cubrimiento de costos o gastos de bajo valor; para efectos de evitar pérdida de recursos, dichas erogaciones deben estar reglamentadas internamente sin obviar el requisito de que cada movimiento se encuentre soportado en comprobantes.

El fondo de caja menor es fijo y, por tanto, sólo habrá movimientos contables cuando la administración ordene su creación, disminución, aumento o cancelación; y no cada vez que se realice algún pago o se efectúe el reembolso de recursos: para controlar estas actividades, bastará con un cuadro simple para efectos de administración.

Veamos un ejemplo:

El 1 de febrero del 2016 la panadería Las Delicias decide crear un fondo de caja menor por $200.000 que estará a cargo de la cajera y será destinado para compra de papelería, reparaciones menores, alimentación y gasolina. Los recursos para la constitución del fondo fueron retirados de la cuenta bancaria de la entidad.

Reembolso del fondo

Es necesario que cada vez que se haya retirado determinado valor del fondo, se realice un reembolso de los recursos reintegrando el dinero gastado; para tal fin la entidad entrega los recursos al encargado, bien sea por medio de un cheque, efectivo, etc.

Veamos un ejemplo:

La panadería Las Delicias estipuló que con un 70% (140.000) de utilización del fondo, la cajera encargada deberá realizar el reembolso respectivo; por tal motivo ella presentó el siguiente formato de reembolso el 29 de febrero del 2016.

La contabilización del reembolso sería la siguiente:

*Nota: la cuenta caja menor del pasivo es una cuenta temporal que debe utilizarse solo para efectos de control de los recursos; su uso permitirá estimar el movimiento periódico del fondo y será insumo ante decisiones para su aumento, disminución o cancelación.

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