Conciliación bancaria: pasos básicos para realizarla
La conciliación bancaria es la herramienta mediante la cual los departamentos contables de las compañías pueden contrastar y conciliar las cifras reconocidas en la información financiera, versus las reportadas por la entidad bancaria correspondiente.
La conciliación bancaria es la herramienta mediante la cual se puede contrastar y conciliar las cifras reconocidas en la información financiera, versus las reportadas por la entidad bancaria correspondiente. En este editorial, se presenta de forma sencilla, los aspectos básicos que debe tener en cuenta un pequeño comerciante para efectuarla y así controlar sus cuentas versus las del banco.
En tanto las compañías actualizan día a día el valor de las cuentas bancarias en sus sistemas contables, las entidades financieras donde se encuentran registradas sus cuentas de ahorros o corrientes, también llevan registro detallado de cada transacción o movimiento que realice el usuario, independientemente del medio utilizado (cheques, tarjetas, transacciones virtuales, etc.).
Hay múltiples razones por las cuales, por lo general, los saldos de los extractos bancarios nunca coinciden con los de las subcuentas destinadas para bancos en el efectivo y sus equivalentes; por este motivo, la entidad se ve obligada a realizar periódicamente un proceso de contrastación en el que se comparan detalladamente los movimientos reportados por el banco en los extractos y los que se reconocieron en la información financiera.
Este proceso de contrastación y verificación es lo que se conoce en el argot comercial como una conciliación bancaria. Los siguientes son los casos más comunes que pueden generar diferencias entre estos dos tipos de saldos:
- Errores de digitación por parte de la empresa al momento de reconocer operaciones en su sistema de información financiera.
- Errores de la entidad financiera en la liquidación de determinados conceptos.
- Ausencia de reconocimiento en el sistema de información financiera de la compañía, de notas débito y crédito realizadas por la entidad financiera; es común que la empresa registre valores como intereses ganados, gravamen al movimiento financiero, o cuotas de manejo, al momento de realizar la conciliación, pues en ese momento se conocen exactamente los valores liquidados por el banco y se evita un largo proceso de estimación que podría resultar innecesario para la compañía.
- Existencia de cheques que la entidad reconoció en su información financiera al momento de realizar el giro, pero que no han sido cobrados por el portador.
- Consignaciones realizadas por terceros (clientes) a la cuenta bancaria, pero que no estaban reconocidas en la información financiera, pues la operación no había sido notificada.
El procedimiento a realizar para la elaboración de la conciliación bancaria es sencillo: en primera instancia deben revisarse una a una las operaciones consignadas en ambos tipos de informes, e identificar aquellas que aparecen en uno pero no en el otro; punto seguido, se analiza cada una de estas cifras de forma independiente para determinar cuáles obligan a la realización de ajustes en la información financiera interna de la compañía.
El proceso podría reducirse a tres puntos: primero, identificar las partidas que aún no están reportadas por la entidad bancaria, como por ejemplo los cheques en tránsito, que ya fueron girados contablemente y que podrían no estar realizados por el banco; segundo, confirmar las partidas que el banco reconoció y que no se han consignado en la información financiera, como las notas débito o crédito; y finalmente, las diferencias que se mantengan, podrían responder a errores que pueden ser tanto de tipo contable, como de la entidad bancaria.