[ORO] Presentación de información exógena y certificado de ingresos y retenciones en empleados

En la presentación de la información exógena debe incluirse la información relativa a los certificados de ingresos y retenciones de los empleados, motivo por el cual estos deben presentar una manifestación expresa en la que conste la categoría a la que pertenecen.

En la presentación de la información exógena que deben presentar los agentes retenedores y autorretenedores en el 2017 sobre el año gravable 2016 es necesario incluir la información relativa a los certificados de ingresos y retenciones de los empleados, tanto asalariados como no asalariados.

A causa de lo anterior, vale la pena recordar que el empleador debe expedir un certificado de iniciación o terminación de todas las relaciones laborales o legales y reglamentarias y/o de prestación de servicios que hayan iniciado o terminado en el año gravable, dicho documento debe entregarse al empleado o prestador del servicio y también presentar copia ante la DIAN.

En este sentido, es necesario clasificar a las personas naturales a las cuales se les hayan realizado pagos, por lo tanto se les debe solicitar una manifestación expresa en la cual indiquen su categoría tributaria. Dicha manifestación debe reportarse de manera anual a más tardar el 31 de marzo del respectivo año gravable, o antes del primer pago si la operación inició después de la fecha mencionada.

La manifestación expresa se considera muy importante para efectos de la aplicación de retención y para la presentación de información exógena, ya que a partir de esta se puede determinar si la persona natural es empleado y por tanto debe expedírsele el certificado de ingresos y retenciones (formulario 220) así como también identificar si debe ser reportado en información exógena (formato 2276).

Así, al momento de diligenciar el certificado de ingresos y retenciones, deben considerarse los siguientes aspectos, entre otros:

• Los pagos por concepto de viáticos permanentes se incluyen en el certificado.
• No se incluyen los pagos por viáticos ocasionales, pero sí deben reportarse en información exógena.
• Se incluyen en el certificado de ingresos y retenciones los pagos por concepto de representación, que también deben ser reportados en información exógena
• Deben registrarse los ingresos directos que reciba el empleado
• No se puede incorporar el valor de los vales o tiquetes que otorgue la empresa para la adquisición de alimentos.