[ORO] Nómina, factura en máquinas dispensadoras y factura expedida por computador: aspectos técnicos

A continuación damos a conocer algunos aspectos técnicos de la nómina y del documento a expedir cuando se tienen máquinas vending para que se considere como documento equivalente; además, los requisitos para que una factura se entienda como expedida por computador y no por papel.

La nómina se considera un documento equivalente a la factura de venta, si por medio de esta se están generando ingresos, por ejemplo, cuando se cobra intereses por préstamos o se vende bienes o presta servicios. Por tanto, en la nómina deben constar los descuentos efectuados a los trabajadores, además, de contener los siguientes datos:

• Nombre o razón social y NIT del empleador;
• Descripción específica o genérica de los productos vendidos o de los servicios prestados;
• Fecha;
• Valor de los descuentos.

Es válido recordar que la información previamente señalada debe estar contenida en el cuerpo de la nómina y no en un anexo, lo anterior es de mucha importancia si se tiene en cuenta que por toda falla en la factura de venta o documento equivalente la DIAN podría proponer el cierre del establecimiento de comercio o la imposición de una multa pecuniaria.

Respecto a las facturas en máquinas vending o dispensadoras, mediante el Concepto 012572 de mayo 20 de 2016, la DIAN estableció que si las máquinas vending o dispensadoras automáticas no tienen un sistema para expedir factura, entonces, es necesario elaborar el documento equivalente especial, indicado en el artículo 1 del Decreto 1514 de 1998 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.5 del DUT 1625 de 2016), que es el comprobante de venta a vendedores.

En torno a la factura expedida por computador, lo cual implica la elaboración del informe diario, es necesario verificar el cumplimiento de los siguientes requisitos estipulados en el artículo 13 del Decreto 1165 de 1996 (recopilado en el artículo 1.6.1.4.7 del DUT 1625 de 2016), de lo contrario se consideraría factura de papel:

• El software debe asociar la identificación del servicio o la venta a la tarifa del IVA.
• Debe existir interacción de la programación, control y ejecución de las funciones inherentes a la venta o el servicio, como, por ejemplo, interacción entre la emisión de facturas, comprobantes, notas crédito, notas débito, etc.

Si lo desea, puede adquirir el curso completo en: Actualización en facturación (factura de papel, por computador y electrónica)