Obligación del empleador de expedir los recibos de pago de nómina

Los soportes de pago son documentos necesarios para los trabajadores, pues, les permite observar la forma de liquidación de su nómina, efectuada por el empleador o por sus representantes.

Las disposiciones laborales específicamente no reglan la obligatoriedad de entregar los desprendibles de pago por parte del empleador a sus trabajadores; sin embargo, es menester realizar una interpretación sistemática de otras normas del Estatuto de Trabajo que permitirán dar respuesta en lo referente a los soportes de pago.

El artículo 41 del Código Sustantivo del Trabajo –CST– habla de los registros que debe llevar el empleador sobre las especificaciones del trabajo que ejecutan sus trabajadores, sobre la cuantía, forma de remuneración y duración del mismo. Los aspectos mencionados anteriormente son elementos que sirven de prueba de la existencia del contrato. En ese sentido, los soportes de nómina o desprendibles de pago son certificaciones que prueban o certifican la existencia de la relación laboral, y los empleadores a solicitud del trabajador deben expedir el documento donde conste dicho pago.

Ahora bien, los soportes de pago se pueden considerar un medio de prueba documental de conformidad con lo enunciado por el artículo 243 del Código General del Proceso –CGP–, pues, son bienes muebles representativos y declarativos, ya que en ellos se contiene la información de un determinado período de causación de las obligaciones laborales tales como salarios, horas extras, recargos, descuentos obligatorios, descuentos autorizados, bonificaciones, ausentismos, incapacidades, etc.

Para mayor precisión, el empleador podrá incorporar en su reglamento interno de trabajo la obligación de otorgar los desprendibles de pago a sus trabajadores para que estos tengan la posibilidad y oportunidad de observar los conceptos pagados y objetarlos en caso de considerar que ha sido errada la liquidación de los conceptos de nómina.