Problemas tributarios en la primera semana de 2018 – Gabriel Vásquez Tristancho
En la primera semana de 2018 se generarán inconvenientes, con altos costos tributarios, si no se efectúan previsiones documentales y si no se tiene cuidado con las fechas de inicio del nuevo año. Esto debido a que aún en los primeros meses de 2018 se puede estar trabajando en el cierre de 2017.
A los departamentos financieros y contables nos sucede regularmente que el cierre del año se da una o dos semanas después del 31 de diciembre; incluso en febrero todavía estamos pensando y haciendo registros del año anterior, corrigiendo todo tipo de transacciones que no se planearon adecuadamente o que se vieron afectadas por imprevistos ocasionados por la no obtención oportuna de la información.
Pero igual, el primero de enero es otro año y requiere del diseño de procedimientos adecuados para no obstaculizar las transacciones normales del período siguiente. Así, por ejemplo, cuántas veces recibimos y perdemos clientes el 2 de enero por no poder facturar debido a la ausencia de recibos de caja o comprobantes de contabilidad o hacemos cosas indebidas como registrar ventas en el año anterior sin precauciones por errores en cartera, retenciones a favor, entre otras situaciones irregulares.
De esta manera, un buen plan de cierre contable y fiscal debe prever como iniciar las actividades la primera semana de 2018. Hay que establecer el “corte de documentos” al cierre y determinar los cambios en los sistemas por el inicio de actividades al año fiscal 2018.
Algunos sistemas asumen de modo automático el cambio de fecha, el primero de enero elaboran las facturas, comprobantes, recibos de caja y demás documentos con el año 2018. Si hay facturas pendientes por elaborar con fecha del período anterior, recibos de caja, u otros documentos, al no prever esta situación, habría que violar la seguridad informática y efectuar intromisiones que son fáciles de identificar en una auditoria al sistema, incluso con la fecha exacta del registro en el año posterior. Estas evidencias podrían jugar una mala pasada en algunas investigaciones tributarias.
Los inventarios físicos cuando se realizan con fecha posterior a diciembre 31 igual dejan evidencias de ajustes con fechas del año 2018 en el sistema. Hay que diseñar las metodologías de ajustes y pruebas preliminares en los sistemas y en la documentación para que estos reconocimientos se efectúen en las fechas correspondientes. Las salidas de mercancía y facturas elaboradas después del inventario físico o durante el mismo tienden a ser un problema que da lugar a equivocaciones permanentes cuando no se tienen en cuenta los correspondientes movimientos extraordinarios.
Una auditoria sencilla que hacen los funcionarios de fiscalización es revisar los movimientos de ingresos, inventarios, cartera, gastos de las primeras semanas del 2018, en las que se dejan una cantidad de evidencias que corresponden realmente a transacciones del año anterior (es decir 2017). Además, los soportes de los recibos de reembolsos de cajas menores y el reconocimiento de facturas de proveedores que estaban escondidas o no fueron debidamente tramitadas siempre son un dolor de cabeza.