Reintegro de costos y gastos cuando se comparten obligaciones con otras empresas

Es una práctica común recibir reintegro de costos y gastos por parte de otras entidades, con las cuales se ha concretado compartir ciertas obligaciones. La entidad solo debería reconocer como costo o gasto la porción que le corresponda, según las condiciones pactadas con los terceros.

Es común encontrar la situación en la cual varias entidades se han puesto de acuerdo para compartir costos y gastos, tales como arrendamiento de oficinas, servicios de energía, agua, teléfono, internet, entre otros.

Este tipo de situaciones pueden generar distorsiones en los estados financieros si no se tratan adecuadamente; se requiere hacer un análisis previo de la esencia de las transacciones, para reflejarlas adecuadamente en los estados financieros.

Documentación

Es importante tener claramente documentados este tipo de acuerdos entre las entidades, con el fin de soportar cualquier revisión por parte de terceros interesados o autoridades competentes. Si una entidad acuerda pagarle a un arrendador de una oficina un canon de $2.000.000 mensuales, lo más natural sería que contabilice ese valor como un gasto, a menos que tenga evidencia de que una parte de ese valor no corresponde efectivamente a un gasto propio, sino que será asumido por un tercero.

El Estándar para Pymes define los gastos como decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del período sobre el que se informa, en forma de salidas, disminuciones de los activos, o generación o aumento de los pasivos, que dan como resultados decrementos en el patrimonio, distintos a las distribuciones realizadas a los propietarios.

En línea con la definición anterior, se podría concluir que el valor de un gasto debería ser equivalente al valor del pasivo que se genera de manera simultánea, menos el valor del activo que pueda llegar a generarse, más el valor del efectivo que se entregue en ese mismo momento. Es decir, que [pq]si la entidad no será requerida para pagar una parte de la partida, o una parte de la partida va a ser reintegrada por un tercero, la entidad no debería reconocer esa parte como un gasto.[/pq]

Lo anterior, no tiene como propósito la compensación de ingresos con gastos, o de activos con pasivos, pues este es un asunto que se encuentra prohibido en la mayoría de los casos por las mismas normas contables, sino que busca una presentación más limpia de los resultados de la compañía.

Ejemplo

Tres entidades (A, B y C) trabajan en la misma locación (oficina, bodega, local o similares) y han acordado pagar, en partes iguales, los gastos comunes tales como arrendamientos, servicios públicos, administración, recepcionista y mensajero. Las facturas y demás documentos soporte de estos gastos siempre se generan a nombre de la entidad A, mientras que las entidades B y C asumen sus gastos mediante cuenta de cobro emitida por la entidad A.

Los gastos por los anteriores conceptos durante el mes de abril de 2018, fueron los siguientes:

La entidad A, al recibir la factura de arrendamientos, servicios públicos, administración y las cuentas de cobro por concepto de recepcionista y mensajero, debe determinar, conforme al acuerdo firmado con las entidades B y C, el monto del gasto que, por estos conceptos, debe asumir.

Según el acuerdo, la entidad A debe reconocer como gasto solamente la tercera parte de los conceptos mencionados anteriormente. También, debe reconocer un pasivo por pagar por el valor total de estos conceptos, pues es el responsable de pagar, y debe también reconocer una cuenta por cobrar a cada una de las otras dos entidades (B y C) por el monto que están obligadas a reintegrar.

Si la entidad reconociera el gasto por el valor total en su estado de resultados, tendría que reconocer luego un ingreso por el valor reintegrado por las otras dos entidades. Estos supuestos ingresos se convierten en verdaderos dolores de cabeza para los usuarios de los estados financieros, pues pueden generar confusiones con los ingresos verdaderamente importantes de la entidad.
Para efectos de facilitar la generación de la información exógena y la documentación transaccional, la entidad puede contabilizar los gastos por el valor total, y contabilizar, como contrapartida, las cuentas de pasivo, así:

Posteriormente, la entidad elabora las respectivas cuentas de cobro a las entidades B y C, pero no contabiliza un ingreso sino una disminución de sus gastos. Esta disminución se debería contabilizar en una cuenta auxiliar separada, para efectos de facilitar la generación posterior de la información exógena:

CP. Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
Certificación Internacional por el ICAEW en IFRS Full (NIIF Plenas)

*Exclusivo para Actualícese

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