Toma física de inventarios como actividad de control

Dada la importancia de esta partida en las organizaciones industriales y comerciales y, en menor medida, en las de servicios, los inventarios están sujetos a mayores controles por parte de los revisores fiscales; adelantar una adecuada revisión de esta requiere profundizar en algunos aspectos de las NIA.

La NIA 501 incluye lineamientos para el proceso de toma física de inventarios. Generalmente, este proceso es delimitado por la dirección de la entidad (dado que es su responsabilidad y depende del conocimiento del negocio), y se programa para ser realizado al menos una vez al año, con el fin de revisar la información para la preparación de los estados financieros. 

Este proceso de revisión de los resultados es llevado a cabo por un profesional contable, quien realiza previamente un estudio de los riesgos asociados al inventario y su materialidad, es decir, identifica si, de acuerdo a la actividad de la entidad y el aporte del inventario a la toma de decisiones de la organización, se justifica incurrir en los costos de gestión, mantenimiento y control del mismo. 

Aseveraciones relacionadas con el inventario 

Para realizar un adecuado proceso de toma de inventarios se necesita, como su nombre lo indica, inspeccionar las unidades disponibles, de manera que pueda corroborarse su estado y cantidad. Para cumplir con esto, existen ciertas aseveraciones que se deben tener en cuenta: 

• Integridad: se requiere que todo el inventario se encuentre efectivamente reconocido en la contabilidad, es decir, que todas las existencias de la compañía deben pasar por un proceso de revisión y conteo. 
• Existencia: es indispensable revisar que todo lo que se encuentra registrado como inventario en la contabilidad en realidad existe en el almacén o bodega. 
• Exactitud: se requiere exactitud en los rubros asociados al inventario, porque pueden suscitarse casos en los que el saldo sea inmaterial, pero a cuenta de que no se han registrado algunas de las existencias. De ahí la importancia de ser exactos en la determinación de los rubros del inventario. 
• Presentación y revelación: que la información presentada por la entidad esté libre de errores materiales, y dicha información cumpla con los requerimientos de los Estándares Internacionales. 

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