Software contable: un aliado que va desde lo clásico hasta lo innovador
A continuación, presentamos tres sistemas para manejar contabilidades que pueden ayudar a empresarios y emprendedores a que las tareas contables sean más sencillas y organizadas. La idea es gestionar y monitorear el movimiento que se presente en diversas áreas de su empresa.
A continuación, presentamos tres sistemas para manejar contabilidades que pueden ayudar a empresarios y emprendedores a que las tareas contables sean más sencillas y organizadas. La idea es gestionar y monitorear el movimiento que se presente en diversas áreas de su empresa.
Antes de comenzar a utilizar un software contable todo empresario o emprendedor debe conocer la necesidad que se busca solventar al implementar uno de estos programas, ya que en esta decisión entran a jugar factores como niveles de especialidad y especificidad, los cuales dependen del usuario. Si se trata de llevar contabilidad, es probable que el usuario que requiera el servicio sea una microempresa, sucursal o el punto de venta de una empresa más grande, casos en los cuales será necesario contar con el apoyo de un profesional vinculado por honorarios que garantice que la labor de realizará según los lineamientos técnicos y legales aplicables.
Son muchos los beneficios al usar un software contable en una empresa y las propiedades que estos programas tienen para simplificar el trabajo de los contadores; Sin embargo, a veces no es clara la forma en la que un empresario podría favorecerse y cuáles son los tipos de software contable existentes. Los siguientes, son algunos sistemas para manejar contabilidades:
Un clásico: Excel
Uno de los programas más conocidos gracias al gran número de posibilidades que ofrecen sus herramientas de forma gratuita. Sin embargo, para manejar Excel a nivel avanzado se debe tener una preparación técnica, ya que las herramientas requeridas para la gestión optima de una contabilidad mediante su utilización, no puede implementarse fácilmente antes de superar la fase de capacitación concienzuda para dicho fin.
Técnicamente, Excel no es un software contable, sino que fue un programa al que se le empezó a dar este uso y se popularizó al punto de convertirse en la herramienta principal de los contadores y, en su defecto, de los administradores.
Usar Excel para llevar la contabilidad de una empresa puede considerarse una práctica anticuada si se tiene en cuenta que ya existen herramientas especializadas para ejecutar tareas contables, con plantillas y cálculos predeterminados creados según la legislación y múltiples variables que un profesional contable debe tener en cuenta para trabajar. Al emplear Excel se requiere que el usuario tenga una gran capacidad técnica para elaborar macros que le permitan simplificar su labor, de lo contrario terminará invirtiendo tiempo y energía en labores operativas.
Enterprise Resource Planning –ERP–
Se trata de un sistema de planificación de recursos empresariales utilizado para gestionar y monitorear las tareas de las diferentes áreas en una empresa: el área de producción, administración, nómina, distribución de productos, entre otros.
Su función principal es centralizar la información y los procesos para tener mayor control sobre el total de la compañía sin importar la especialización de cada departamento y trabajador, con lo que se puede lograr mayor eficiencia y uso acertado de los recursos.
También es posible ejercer labores contables ya que se puede recoger la información financiera y contable de diferentes orígenes, directa y de forma transparente, para elaborar los informes o documentos que se requieran a nivel tributario o gerencial, y para hacer asesorías y proyecciones sobre la empresa.
Software contable en la nube, sinónimo de evolución
Fueron creados para manejar toda la información financiera de una empresa o persona natural desde una sola plataforma, y así simplificar procesos, generar cálculos y automatizar operaciones para quitarle carga operativa a los usuarios desde la nube, es decir, utilizando internet.
Mientras con un software contable tradicional se necesita de tiempo para instalarlo en cada uno de los equipos, al usar un software contable en la nube toda la información y el trabajo que se haga desde la plataforma o se resguarde allí está respaldada en varios servidores de internet ubicados en distintas partes del mundo; estos son de la más alta calidad y cuentan con protocolos de seguridad muy rigurosos que no permiten que la información se pierda, incluso en el caso de que uno de ellos sufra daños.