Protección de datos personales, derecho a conocer, actualizar, rectificar o suprimir

Seguramente durante los últimos días le han llegado a su correo electrónico varios mensajes informándole que tienen sus datos en las bases de datos y le solicitan su autorización para continuar con su uso o desea ser eliminado. ¿Qué es todo eso y qué se puede hacer? Aquí un modelo sencillo para que lo eliminen de las bases de datos.

Efectivamente dichos mensajes son ciertos, todas las entidades que tengan bases de datos personales deben informarle a dichas personas que sus datos personales están en dichas bases de datos. (Que esto no sea motivo para que usted conteste dichos correos con información confidencial, personal o financiera. Al final del editorial hay un modelo a usar)

Conforme a la Ley 1581 de 2012, la cual acaba de ser reglamentada el pasado 27 de junio mediante el Decreto 1377 de 2013, quien tenga bases de datos personales o quiera recolectarla, deberá contar con la autorización del titular de dicha información.

Cómo son muchas empresas que ya tienen bases de datos, el decreto reglamentario antes mencionado, establece que en el término de 30 días que empezaron en la fecha en que fue expedido, tienen la obligación de consultar con el titular de la información, si autoriza su uso o por el contrario solicitan su eliminación.

Consulta al titular y su silencio

Si el titular de la información una vez reciba la notificación no manifiesta expresamente (por escrito u oralmente cuando lo consulten telefónicamente), se considerará que el responsable y encargado podrán continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidad o finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares mediante tales mecanismos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato, con la simple presentación de un reclamo.

Los responsables deberán conservar la prueba de la autorización otorgada por los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos.

¿Cuándo no procede la eliminación de las bases de datos?

Según el tipo de base de datos y el responsable o encargado de tenerla, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

Por ejemplo, cuando corresponda a una condena penal, fiscal o disciplinaria, mientras esté vigente dicha condena; o por motivos estadísticos o históricos; o cuando se autoriza a un acreedor a reportar en centrales de riesgo mientras se encuentra en mora. Por supuesto que cumpliendo previamente el protocolo establecido para el reporte de información negativa que contempla la Ley de Habeas Data, como es informar previamente al presunto moroso, antes de reportar negativamente.

Quejas por recolección o mal uso de datos personales

Si alguna empresa recolecta sus datos personales sin su consentimiento o hace un mal uso de ésta, o se niega a realizar las correcciones, se pueden interponer las quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Ojo, no se podrán utilizar medios engañosos o fraudulentos para recolectar y realizar tratamiento de datos personales. Ejemplo. “anótese en esta planilla para la rifa de…” pero en realidad es para hacer una base de datos personales.

Consulta de sus datos personales

El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, el responsable sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

Modelo comunicación si quiere salir de las bases de datos cuando no esté obligado estar en ella por motivos contractuales o legales:

“Señores
Xxxxx

Ref: Uso de datos personales, solicitud de supresión

Al no existir obligación legal o contractual para que ustedes conserven mis datos personales, solicito formalmente la supresión de cualquier información que tengan de mí.

Atentamente.

Xxxxxxxxxxxxx

c.c.”

Material relacionado:

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