Control de calidad aplicado a los procesos de selección de contadores
Entre las primeras fases de la aplicación de las Normas de Control de Calidad en los procesos de gestión del recurso humano en firmas de auditoría o por parte de contadores independientes, está la identificación de los recursos requeridos y la selección y retención del personal.
Entre las primeras fases de la aplicación de las Normas de Control de Calidad en los procesos de gestión del recurso humano en firmas de auditoría o por parte de contadores independientes, está la identificación de los recursos requeridos y la selección y retención del personal.
Si bien la Norma Internacional de Control de Calidad –NICC– 1 parece estar diseñada para ser aplicada en firmas de auditoría, dicha norma expone diferentes lineamientos fundamentales que deben tener en cuenta los contadores públicos para ejecutar un buen sistema de control, incluso el DUR 2420 de 2015 en su artículo 1.2.1.7 expone que la aplicación de las NICC es de carácter obligatorio para los contadores públicos que presten servicios de revisoría fiscal, auditoría de información financiera, revisión de información financiera histórica o encargos que comprendan labores de aseguramiento.
Así pues, los contadores públicos que ejerzan como auditores o revisores fiscales deberán incorporar en la ejecución de sus labores los lineamientos de la NICC 1 incluida en el anexo 4.1 del DUR 2420 de 2015 (modificado por el Decreto 2132 de 2016), en esta norma se expone cómo se logra desarrollar un sistema de control de calidad para auditorías y revisiones de estados financieros u otros encargos.
El sistema de control de calidad se compone de diferentes elementos, entre estos:
- Responsabilidades de liderazgo en la calidad de la firma de auditoría.
- Requerimientos de ética aplicables.
- Aceptación y continuidad de relaciones con clientes y encargos específicos.
- Recursos humanos.
- Realización de los encargos.
- Seguimiento.
- Documentación.
Recursos humanos
El objetivo de este editorial es exponer la forma en la que el contador puede controlar que se cumplan con los requerimientos del sistema de control de calidad en relación con los recursos humanos.
Descripción general
El elemento de recursos humanos tiene que ver con proporcionar una seguridad razonable de que existe el personal idóneo para realizar los encargos que se le destinen. Así pues, la eficiencia de la labor de un contador o de un grupo de auditoría se verá directamente influenciada por la buena gestión de control que se haga sobre este tema.
A quien sea designado para estar al tanto de los controles y procedimientos en torno a la gestión de recursos humanos, ya sea el contador independiente o, en el caso de una firma de auditoría uno de los integrantes de esta última, para efectos de este editorial se le nombrará en adelante como «encargado», y a la persona que se espere contratar o sea contratada para ejecutar el encargo se le denominará «contador». A continuación, mencionamos qué prácticas puede implementar para asegurarse de que el sistema de control relacionado con este tema sea eficiente.
Selección y retención del personal
Es conveniente que el encargado revise constantemente el programa de selección y retención de personal y actualice sus procesos conforme a las necesidades de recursos que se perciban. Para el proceso de selección se debe tener en cuenta:
- Requerimientos de servicio profesional: Antes de iniciar el proceso de selección se recomienda que el encargado identifique plenamente las necesidades de los clientes, el objeto social de las compañías que asesora y las normas técnicas aplicables según su legislación a fin de que pueda identificar las características que debe tener el contador, adicionalmente, debe atender las estadísticas y revisar el tiempo de ejecución de los procesos para identificar cuántos contadores se requieren y revisar si existen períodos que indiquen alzas en el volumen de información a revisar para prever escasez de personal.
- Habilidades y capacidades que deben reunir los empleados: este proceso en conjunto con el anterior, se realiza con antelación a los procesos de selección y consiste en la identificación de las capacidades y habilidades que son requeridas por parte del contador (principiante, intermedio o avanzado), a fin de diseñar un perfil y un manual de funciones específico para que se cumpla con el objetivo del encargo, entre estas condiciones están que: la persona sea un contador público certificado por la JCC o un estudiante de últimos semestres, tenga experiencia en labores de aseguramiento y auditoría, tenga capacidad de trabajo en equipo, conozca los lineamientos que debe aplicar en cuanto a normas técnicas de información financiera y normas de aseguramiento, entre otras capacidades o habilidades requeridas para cada nivel.
- Procesos de selección: en este punto se debe definir la forma en la que se va a reclutar el personal ya sea de forma activa a través de convocatorias o de forma pasiva al estilo de los conocidos “caza talentos”, quienes identifican personal a través de plataformas tecnológicas o en universidades y se les envía una vacante de forma puntual. Para ejecutar el proceso de selección el encargado debe establecer un perfil del empleado definiendo aspectos como: escolaridad, disponibilidad, experiencia, solicitud de antecedentes penales, entre otros.
- Procedimientos estándar para entrevistas de trabajo: en esta etapa se diseñan las pruebas que deberán ejecutar los candidatos y se preparan los lineamientos que les serán expuestos relacionadas tanto a las funciones a desempeñar, como a las características del cargo; luego se realiza una preselección de los aspirantes y en el proceso de selección se debe verificar: sus referencias, historial académico y profesional, características asociadas a la independencia, revisar si pertenece a la lista Clinton, si tiene inhabilidades, multas, sanciones u amonestaciones por parte de la JCC, entre otras. Por último, en el proceso de la entrevista se debe documentar el historial de respuestas por parte del candidato y las fortalezas o debilidades detectadas por el reclutador.
- Material de orientación: el material de formación está asociado a los manuales de políticas de la entidad, manuales de funciones (que serán actualizados continuamente por quien designe el encargado) y a las capacitaciones que atañen a las normas legales y de conducta ante la revisión de soportes contables, la emisión de estados financieros, las funciones del revisor fiscal y políticas para prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (los cuales serán diseñados de acuerdo a la normatividad vigente para nuestro caso la Ley 43 de 1990, Ley 222 de 1995, Ley 1474 de 2011, entre otras.); así como también se debe incluir material de información financiera y aseguramiento (en este punto el encargado puede valerse del material de apoyo emitido por la IFAC y el IASB para diseñar el material de orientación).
- Período de prueba y evaluación de desempeño: el período de prueba es un tiempo de acoplamiento y capacitación inicial en donde se identifican los resultados de la persona que llevará a cabo la labor de auditoría o revisoría fiscal, para preparar este proceso el encargado debe establecer inicialmente los objetivos a cumplir por parte del aspirante y comunicárselos, documentar el proceso de capacitación y retroalimentación establecido (se sugiere diligenciar una lista de chequeo de las funciones y objetivos cumplidos) y también diligenciar documentos donde quede en manifiesto que la persona contratada no tiene conflictos de intereses con el cliente, es independiente y aplica las políticas de confidencialidad requeridas.
- Desarrollo profesional: ofrecer oportunidades de desarrollo profesional es quizá la mejor maneja de retener al personal, por eso se incluye en este apartado, entre el proceso de entrevista y capacitación se deben exponer las ventajas y habilidades que adquirirá quien ejecute las labores, a qué vacantes podrá disponer a futuro y si existen incentivos educativos también deben ser mencionados.
Continúe con la segunda parte de este editorial ¿Cómo evaluar la calidad del trabajo ejecutado por un contador? en el que mencionamos los aspectos a tener en cuenta y el proceso para llevar a cabo el control de calidad de recursos humanos en cuanto al desarrollo profesional continuo, la asignación de los equipos de los encargos y la recompensa al cumplimiento de las normas de control de calidad.