Se están dando circunstancias especialmente en las copropiedades de vivienda en las cuales por no haber ni auditor, ni revisor fiscal; los administradores están aprovechando su autonomía para ejecutar actos sin supervisión alguna y los miembros del consejo de administración no están al tanto.
Algo tenemos que idear para hacer entrar en orden, sancionar, penar o asegurar a los administradores (representantes legales) de las copropiedades de vivienda.
Este caso de los administradores o representantes legales por la falta de control, de auditoría, de revisoría; y por su autonomía total para manejar los bancos, la caja principal y la caja menor; para comprar, pagar, hacer y deshacer contratos, para asumir responsabilidad de llevar la contabilidad y otras atribuciones que tienen sin límite o cuantía alguna, están llevando a las copropiedades habitacionales a ingentes pérdidas, por desfalcos y mala destinación de los recursos.
Vamos a tener que promover en las copropiedades, que el contador como responsable de la contabilidad sea nombrado por el consejo de administración, dado que la ley establece que dicha responsabilidad depende del administrador (ver numeral 5 del artículo 51 de la Ley 675 del 2001); esta última circunstancia da pie, indebidamente, a que el administrador nombre al contador público y que este se someta a las condiciones que les colocan y por lo tanto, que no puedan ejercer el control que corresponde por estar supeditados por el ordenador y acomodados a sus intereses.
Como consecuencia de lo anterior, se presenta una alta probabilidad de que existan demandas posteriores en el momento en que se detecten los desfalcos, y de esto tendrá que dar cuenta el contador ante el Tribunal Disciplinario de la Junta Central de Contadores –JCC–, en esta situación queda libre de toda culpa el administrador dado que no hay quien le siga un proceso legal o penal para reclamar o tratar de recuperar lo perdido.
Se están dando circunstancias especialmente en las copropiedades de vivienda en las cuales por no haber ni auditor, ni revisor fiscal, los administradores (representante legales) están aprovechando su autonomía, para pagar obligaciones, abrir cuentas corrientes, manejar la caja principal, la caja menor, emitir cuentas de cobro, facturar, cotizar, comprar, negociar vigilancia, aseo, contratar reparaciones de ascensores, reparaciones de piscinas y otros importantes contratos sin supervisión alguna, dado que los miembros del consejo de administración en las copropiedades donde los hay, pese a su buena voluntad no pueden estar al tanto de estas diversas circunstancias.
Pero, ¿qué está sucediendo?, que los administradores por la experiencia y mucha cancha adquirida, están negociando, recibiendo bonificaciones en los contratos e inclusive obteniendo beneficios al hacer el pago a los proveedores con quienes negocian un valor por encima y otro por debajo. Además, como ellos mismos son los pagadores, llegan a emitir documentos arreglados a las condiciones que desean, entregando a la contabilidad la información que a ellos les conviene.
De lo anterior se está desprendiendo la necesidad de auditorías especiales que deben contratarse en repetidas ocaciones bajo el supuesto de malos manejos, muchas veces difíciles de comprobar y sin estar dentro del presupuesto.
Para ponerle freno o “tatequieto” a este desenfreno se hacen varias propuestas de tipo preventivo:
En muchas copropiedades como solución contratan un abogado para cada circunstancia o hecho detectado, con lo cual lo que se logra es alargar cada uno de los hechos, con procesos legales infinitos en los cuales al final nada se resuelve, pues el daño ya está hecho.
Se recomienda que las asambleas o los actuales miembros del consejo de administración tomen decisiones, ya que si dejamos sueltos y sin control como ahora sucede a quienes administran las copropiedades; será mucho el desgaste siguiendo las huellas de hechos pasados que no tendrán solución ni posibilidad de recuperar lo perdido.
Considero que toda copropiedad por pequeña que sea, aunque no tenga obligación, debe tener un consejo de administración.