Reconocimiento de gastos no depende del cumplimiento de normas fiscales
Es común que el reconocimiento de algunas transacciones se retrase por la falta de cumplimiento de algún requisito legal. Tenga en cuenta que si la transacción ya es un hecho realizado, la entidad debe incluirla en sus estados financieros, a pesar de la falta de cualquier requisito fiscal.
Es común que el reconocimiento de algunas transacciones se retrase por la falta de cumplimiento de algún requisito legal. Tenga en cuenta que si la transacción ya es un hecho realizado, la entidad debe incluirla en sus estados financieros, a pesar de la falta de cualquier requisito fiscal.
Las Normas de Información Financiera establecen que los hechos económicos deben reconocerse cuando suceden según el principio de la acumulación o devengo. Adicionalmente, el marco conceptual de las normas de información financiera establece los requerimientos para el reconocimiento de activos, pasivos, ingresos, costos y gastos, con base en ese mismo principio.
Las transacciones deben reconocerse en los estados financieros, sin importar si cumplen o dejan de cumplir alguna norma fiscal. En los casos en los cuales la transacción no cumpla con una condición establecida en las normas fiscales, la entidad deberá tener en cuenta ese hecho en la preparación de sus declaraciones tributarias, pero no en los estados financieros.
Suponga, por ejemplo, que una entidad envía un pedido en un camión propio, desde Cartagena hacia Bogotá. El conductor del camión, a su regreso, trae los soportes de los gastos de viaje, entre los cuales se encuentra un recibo de caja elaborado a mano, por valor de $20.000, por concepto de “caldo trifásico” en un restaurante en el Valle del Río Magdalena.
El área contable evaluó los soportes y encontró que este documento no cumple con las condiciones establecidas en las normas fiscales para ser tratado como una deducción. No obstante esta condición, la entidad debe proceder así:
- Sin importar que el gasto sea o no deducible, la entidad debe reconocer el gasto por concepto de alimentación del conductor.
- Luego deberá hacer la respectiva depuración a la hora de preparar la declaración de renta de la entidad.
Clasificación de las partidas no deducibles
Es usual encontrar en la información contable de muchas entidades una cuenta denominada “gastos no deducibles”, en la cual el área contable registra gastos que se han presentado durante el período pero que no cumplen los requisitos para ser tratados como deducción.
Al revisar el detalle de las transacciones que se llevan a esta cuenta, se ha encontrado que corresponden a múltiples conceptos, como transportes, alojamientos, gastos de restaurantes, o incluso servicios profesionales sobre los cuales no se pagó la debida seguridad social.
[pq]El uso de la cuenta “gastos no deducibles” debería ser prohibido en todas las entidades, pues esta mala práctica atenta contra el principio de clasificación y agrupación de gastos[/pq], entre otros, a la vez que dificulta el análisis de la información para la toma de decisiones.
En lugar de eso, la entidad debe contabilizar cada gasto en la cuenta que corresponda, y buscar otras formas de llevar la cuenta de los gastos no deducibles. Una forma de hacerlo es mediante el uso de cuentas de orden.
Cuentas de cobro entregadas posteriormente
Si una entidad recibe un servicio por parte de otra, debe reconocerlo en el momento en el cual el prestador haya cumplido con las obligaciones del contrato, aunque este no haya aportado aún la cuenta de cobro y demás documentos de soporte que le sean exigidos.
Para evitar este tipo de situaciones se recomienda que la entidad firme un contrato con el prestador de servicios, en el cual quede claro el servicio que va a recibir, el costo del mismo y los entregables (por ejemplo, algún informe). De esta forma, la entidad o un auditor independiente pueden juzgar el momento en que se debe reconocer el respectivo costo. Por eso, cuando los contratos se hacen de manera verbal es muy difícil establecer el momento en el cual debe reconocerse el gasto.
La situación más delicada suele presentarse cuando el servicio se percibe al finalizar un período y la factura o cuenta de cobro se recibe en el año siguiente. La entidad debe establecer procedimientos que le permitan reconocer el costo en el período al cual realmente corresponde.
CP. Juan David Maya Herrera
Consultor de Estándares Internacionales de Información Financiera
Certificación Internacional por el ICAEW en IFRS Full (NIIF Plenas)
*Exclusivo para Actualícese