Esal domiciliadas en Bogotá deberán reportar información contable y financiera

La Circular 008 del 1 de marzo de 2019 de la Secretaría Jurídica de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. fijó los plazos y la información contable y financiera de la vigencia 2018, requerida para las entidades sin ánimo de lucro –Esal– que se encuentren vigiladas por la alcaldía de la capital.

Las Esal domiciliadas en la capital colombiana, vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., deben cumplir con el requerimiento de presentar la información contable y financiera de la vigencia 2018, solicitada en la Circular 008 del 1 de marzo de 2019 de la secretaría jurídica de la alcaldía en mención.

Esta información se solicita en cumplimiento de su función de verificar la formación, funcionamiento y desarrollo del objeto social de las Esal, para que se ajusten a la ley y a los estatutos. Es decir, que se busca garantizar:

• La conservación del patrimonio.
• Que los ingresos se ejecuten en desarrollo del objeto social.
• Que se cumpla la voluntad de los asociados o fundadores.
• Que sus actividades no se desvíen de las funciones, deberes y disposiciones estatutarias.

Veamos los requerimientos de la circular en mención, junto a algunos comentarios tomados de la guía elaborada por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. para estas entidades:

Esal obligadas a presentar la información

Las Esal que deben presentar la información requerida en la circular son solo aquellas que tengan la condición de vigiladas por la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., –es decir, que las que solo sean inspeccionadas no deben cumplir el requerimiento–:

• Corporaciones.
• Asociaciones.
• Fundaciones.
• Entidades de utilidad común.

Las Esal deben aplicar el marco normativo vigente

Los Estándares Internacionales incluidos en los 3 anexos del DUR 2420 de 2015 no contienen una norma especial para las Esal. Por tanto, las entidades deberán cumplir la totalidad de requerimientos del marco técnico-normativo al que pertenezcan. Para ello deben evaluar, como cualquier otra entidad, las condiciones de cada grupo y verificar a cuál pertenecen.

El Documento de orientación técnica 014 del Consejo Técnico de Contaduría Pública –CTCP– contiene lineamientos adicionales para este tipo de entidades, dado que pueden encontrarse partidas especiales que no se hallan en el marco anterior, por ejemplo, el método de la contabilidad de fondos.

¿Quién es responsable de la elaboración de los estados financieros de la Esal?

La circular aclara que la administración de la Esal tiene la obligación de preparar los estados financieros, además de presentar los reportes de información financiera. La administración debe entenderse como el contador público y el representante legal de la Esal –no porque el contador público haga parte, formalmente, de dicho órgano de mando organizacional, sino porque su apoyo es fundamental para poder llevar a cabo tal requerimiento–. Estos deberán establecer las medidas de control interno necesarias para que los estados financieros estén libres de incorrecciones materiales debidas a fraude o error.

¿Cuál es el plazo para presentar la información?

Los plazos establecidos se determinan de acuerdo con los dos últimos dígitos del NIT de la Esal, sin el número de verificación, tal como se muestra a continuación:

• Del 41 – 60 entre el 29 de abril y el 3 de mayo.
• Del 61 – 80 entre el 6 y el 10 de mayo.
• Del 81 – 00 entre el 13 y el 17 de mayo.
• Del 01 – 20 entre el 20 y el 24 de mayo.
• Del 21 – 40 entre el 27 y el 31 de mayo.

¿Qué información se reporta?

La información correspondiente a la vigencia 2018 se encuentra descrita en el numeral 4.1 de la circular:

Estados financieros con corte al 31 de diciembre de 2018

Los estados financieros a los que están obligados a presentar las Esal son:

• Estado de situación financiera.
• Estado de resultado integral o estado de resultados: este estado también puede ser denominado “estado de actividad”, de acuerdo con el CTCP.
• Estado de cambios en el patrimonio: este estado se denomina también “estado de cambios en los activos netos”. Solo aplica para los grupos 1 y 2.
• Estado de flujo de efectivo: este estado se encuentra descrito en la NIC 7 para las Esal pertenecientes al grupo 1, la sección 7 del Estándar para Pymes para las Esal del grupo 2, mientras que las Esal del grupo 3 no están obligadas a presentarlo.
• Notas a los estados financieros.

Certificación de estados financieros

Recordemos que, según el artículo 37 de la Ley 222 de 1995, la certificación debe contener la firma del representante legal y contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros junto a su número de tarjeta profesional.

Dictamen de estados financieros

Este requerimiento solo aplica para las Esal obligadas a tener revisor fiscal. El artículo 3 del Decreto reglamentario 1529 de 1990 estableció que las fundaciones o instituciones de utilidad común están obligadas a tener revisor fiscal, con la condición de que este sea contador un público titulado con tarjeta profesional.

El dictamen del revisor fiscal deberá elaborarse de acuerdo con el artículo 208 del Código de Comercio y el artículo 3 del Decreto 0302 de 2015, compilado en el DUR 2420 de 2015.

Acta de máximo órgano de la Esal

Debe estar firmado por el presidente y secretario de la reunión, dando constancia de la aprobación o desaprobación de:

• Los estados financieros antes mencionados.
• Informe de gestión.
• Proyecto de destinación de los excedentes.

El acta debe contener:

• Encabezado con número, lugar, fecha y hora de la reunión.
• Número de miembros.
• Forma y antelación de la convocatoria.
• Lista de los asistentes con indicación de la calidad del mismo.
• Asuntos tratados, decisiones adoptadas junto con el número de votos emitidos en favor, en contra o en blanco.
• Constancias escritas presentadas por los asistentes durante la reunión.
• Fecha y hora de clausura.

El informe de gestión, de conformidad con el artículo 47 de la Ley 222 de 1995, debe contener una exposición fiel sobre la evolución de la actividad y la situación económica, administrativa y jurídica de la Esal, que especifique:

• Los acontecimientos importantes acaecidos después del ejercicio.
• La evolución previsible de la Esal.
• Las operaciones celebradas con los miembros y administradores.
• El estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la Esal.

Proyecto de presupuesto de la vigencia 2019

Contiene una proyección de los rubros que componen los ingresos y gastos previstos para la vigencia 2019.

Certificado de registros de libros

Las Esal que se encuentren inscritas ante la Cámara de Comercio de Bogotá deberán adjuntar este certificado. Los libros que deben inscribirse son los libros de asociados y de actas del máximo órgano social.

Otros documentos

• Copia de tarjeta profesional y certificado de antecedentes disciplinarios vigente, expedido por la Junta Central de Contadores para los contadores públicos que certificaron y dictaminaron los estados financieros.
• Copia completa del registro único tributario –RUT– actualizado.
• Póliza de manejo de los recursos, en los términos del artículo 2.3.4.11 del Decreto nacional 1075 de 2015, solo para las asociaciones de padres de familia.

¿Cómo se reporta la información?

En formato físico, cumpliendo los siguientes requisitos:

• Foliación a lápiz en la parte superior derecha.
• Sin ganchos legajadores.
• Sin argollar.

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