Conservación de títulos valores para efectos de la contabilidad
La Superintendencia de Sociedades indicó que los comerciantes deben conservar los títulos valores durante el tiempo indicado para la preservación de libros. Transcurrido dicho tiempo, pueden proceder a su destrucción, siempre que por algún medio magnético se garantice su exacta reproducción.
La Superintendencia de Sociedades indicó que los comerciantes deben conservar los títulos valores durante el tiempo indicado para la preservación de libros. Transcurrido dicho tiempo, pueden proceder a su destrucción, siempre que por algún medio magnético se garantice su exacta reproducción.
El siguiente análisis se abordará bajo el cuestionamiento resuelto por parte de la Superintendencia de Sociedades, mediante el Oficio 220-040367 de 2019, referente a la conservación de títulos valores que se encuentran saldados, es decir, que las obligaciones contenidas en dichos títulos se han extinguido y mantener su archivo genera grandes costos.
Antes de abordar el tema en concreto, resulta preciso mencionar que, según el artículo 619 del Código de Comercio, los títulos valores son documentos necesarios para hacer exigible una obligación en dinero; son pues, en la mayoría de los casos, un sustento probatorio (consulte nuestro editorial Letra de cambio: firma como aceptante y como girador y Letra de cambio sin fecha de vencimiento: ¿cuándo caduca?).
Uno de los puntos que resulta menester tener en cuenta es el tiempo de prescripción de dichos títulos, los cuales, dependiendo de su naturaleza, comprenden distintos períodos (consulte nuestro editorial Prescripción de los títulos valores y de los títulos ejecutivos):
- Letras de cambio: tres años a partir del día del vencimiento.
- Pagaré: tres años a partir del día del vencimiento
- Cheque: seis meses contados desde la presentación.
- Bonos: cuatro años contados desde la fecha de su expedición.
- Certificado de depósito y bono de prenda: término de la letra de cambio o al pagaré negociable.
- Carta de porte y conocimiento de embarque: término de la letra de cambio y al pagaré.
- Factura cambiaria de compra venta: se aplica el término de la letra de cambio.
Postura de la Superintendencia de Sociedades
Frente al caso objeto de estudio, la Supersociedades trajo a colación lo dispuesto mediante el artículo 60 del Código de Comercio –C.Co–, mediante el cual se establece que los libros y documentos del comerciante que sirvan de apoyo a la contabilidad y demás que tengan que ver directamente con su actividad deberán ser conservados por un período de diez años, contados a partir del último asiento, es decir, después del último registro contable o el último movimiento realizado respecto a la obligación (pagos, acuerdos de pago, plazos, etc.), para lo cual, según lo estime conveniente dicho comerciante, podrá conservar dichos documentos en papel o cualquier medio magnético o electrónico que garantice que la información no se altere, es decir, su reproducción exacta.
El mencionado artículo establece, además, que una vez haya transcurrido dicho lapso, y se haya conservado por cualquier medio técnico la información, el comerciante puede proceder a destruir los documentos físicos que soportan la información. La reproducción rigurosa y fiel de esta (información) se verificará en la cámara de comercio en la que se haya efectuado el registro de los libros.
Por otro lado, establece que la anterior disposición debe ajustarse y tener en cuenta lo establecido a través del artículo 12 de la Ley 527 de 1999(Ley de protección de datos), el cual dispone los requisitos que deben cumplirse para la conservación de la información, a saber, entre otros:
- Que el medio en el que se conserve la información sea accesible para su consulta en el momento en que sea requerida.
- Que el documento sea reproducido en el formato original en el que se haya generado o en alguno que permita demostrar la reproducción exacta de la información.
- Que se conserven (si existe forma de hacerlo) los datos del origen de la información, como el remitente y destinatario del mensaje y la fecha y hora en que fue enviado, recibido o reproducido el documento o mensaje.
En lo que refiere al caso en particular, el artículo en mención establece que en lo que concierne a los libros y documentos del comerciante, en igual sentido que el referido artículo 60 del C.Co, dichos documentos deben ser guardados en medios magnéticos que garanticen su fiel reproducción.
Teniendo en cuenta lo anterior, puede traerse a colación lo dispuesto mediante el artículo 13 de la Ley 527 de 1999, el cual establece que siempre que se cumplan con los requisitos establecidos para la reproducción y conservación de la información, el comerciante o la empresa pueden confiar la guarda de dicha información a terceros. Este artículo resulta preciso, dado a que el cuestionamiento objeto de estudio señala que la conservación de los títulos valores está generando para la empresa la inversión de grandes esfuerzos en logística. Por lo tanto, para evitar este contratiempo pueden acudir como la norma lo indica, ante un tercero que guarde la información, mientras transcurren los diez años de obligatoria conservación.
Se concluye entonces que los títulos valores, al ser denominados como documentos del comerciante, deben ser preservados por el tiempo que establece la ley, a saber, 10 años. Transcurrido dicho tiempo, podrán destruirse los soportes físicos una vez se haya efectuado la correspondiente conservación a través de medios magnéticos.
Por otra parte, en lo que concierne a la inversión en logística, por el espacio que pueden llegar a ocupar el archivo de los soportes físicos de dichos documentos, el comerciante puede acudir ante un tercero.