¿Cuándo se convoca de forma extraordinaria a la asamblea de accionistas o junta de socios?

La convocatoria extraordinaria tiene lugar cuando se presenten situaciones imprevistas o urgentes que salen de la potestad de los administradores.

La convocatoria de una asamblea extraordinaria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario.

Por regla general, los dueños de una sociedad, llámense accionistas o socios, tienen la obligación de reunirse mínimo una vez al año, pues deben aprobar los estados financieros o ejercicio social del año inmediatamente anterior, con corte al 31 de diciembre. Adicionalmente, deben elegir los órganos de administración, representación y de revisoría fiscal (este último, si es obligatorio). En el caso de que no se realice una convocatoria, deberán asistir a la reunión por derecho propio el primer día hábil de abril a las 10 a. m. De no llevarse a cabo el encuentro, corren el riesgo de ser sancionados.

Lo anterior no significa que la sociedad no pueda de manera ordinaria convocar a la asamblea general de accionistas o junta general de socios, bien sea porque se haya establecido mediante estatuto más de una reunión ordinaria en el año, o por motivos generales que ameriten dicha reunión (por ejemplo, una nueva revisión a estados financieros, informes de gestión o nombramiento de nuevos administradores). Con esto se adelantaría el trámite normal de convocatoria mínima de 15 día hábiles.

¿Cuándo se convocaría de manera extraordinaria a la asamblea de accionistas o junta de socios?

De acuerdo con lo expuesto por el artículo 423 del Código de Comercio, la convocatoria extraordinaria tiene lugar cuando se presenten situaciones imprevistas o urgentes que salen de la potestad de administradores (gerentes o junta directiva). Se convoca porque es necesario tomar decisiones que solo pueden ser tomadas por el máximo órgano social (asamblea de accionistas o junta de socios).

Ante tal urgencia no se podría hacer una convocatoria con una antelación de 15 días hábiles previos, pues ese tiempo puede resultar muy extenso, de manera que la convocatoria de una asamblea extraordinaria tendrá una antelación de mínimo 5 días calendario.

Si quiere profundizar en este tema, lo invitamos a que descargue nuestro especial comercial Asamblea general de accionistas y copropietarios.

Temas a tratar en este especial comercial

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS O ACCIONISTAS

• Reuniones ordinarias. ¿Qué pasa si no se reúnen en el plazo ordinario?
• Reuniones extraordinarias.
• Reuniones universales.
• Reuniones no presenciales.
• ¿Cómo se cuentan los días de antelación?

CONVOCATORIA

QUORUM

• Requisitos para los accionistas.
• Sanción para accionista en mora.
• Conservar el quorum.
• El quorum según el tipo de sociedad Sistemas de votación.
• Mayorías.
• Quorum en reuniones de segunda convocatoria.

PODER DE REPRESENTACIÓN EN LA ASAMBLEA O JUNTA DE SOCIOS

• Requisitos formales de los poderes.
• Sujetos legitimados para ser apoderados.
• Prácticas ilegales, no autorizadas e inseguras.

DOCUMENTOS ESPECIALES SOMETIDOS A CONSIDERACIÓN DE LOS ACCIONISTAS EN ASAMBLEA

• El informe de gestión.
• Estados financieros completos del ejercicio.
• Proyecto de distribución de utilidades.
• Decisiones sobre escisiones, fusiones o transformaciones.
• Aumento del capital autorizado o disminución del suscrito.

ACTAS

• Libro de actas de junta directiva y de asamblea.
• Contenido de las actas.
• Resumen de temas tratados y documentos anexos.
• Elaboración y aprobación.
• ¿Qué pasa si falta alguna firma?
• Omisiones o vacíos en las actas.
• Anulación de folios.
• Aclaraciones y decisiones fuera del acta.
• Actas de segunda convocatoria.

SAS CON UN SOLO ACCIONISTA

• Junta directiva.
• Libro de actas.
• Estados Financieros.
• Informes y dictamen.

ADMINISTRACIÓN Y REPRESENTACIÓN LEGAL

• ¿Por cuánto tiempo se eligen?
• ¿Hay estabilidad laboral para estos cargos?
• Efectos sobre la modificación de la junta directiva.

ELECCIÓN DE REVISOR FISCAL

• Obligados a tener revisor fiscal en 2019.
  Elección de revisor fiscal en sector privado y público.
  Responsabilidad penal y disciplinaria del revisor fiscal.
• Indicaciones del Estatuto tributario.
• Indicaciones del Código de Comercio.
• Medidas administrativas para la lucha contra la corrupción.

DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES EN SOCIEDAD COMERCIAL

• ¿Qué pasa en caso de pérdidas?
• Prohibición de distribución de utilidades.
• Medidas para el restablecimiento del patrimonio social.

ASAMBLEAS DE COPROPIETARIOS

• Asamblea de copropietarios: quorum decisorio respecto de los coeficientes de propiedad.
• Inasistencia a la convocatoria y sanciones.
• Elección del consejo de administración.
• Actas de la asamblea.

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