Supersociedades dicta aclaraciones sobre asambleas ordinarias no presenciales en época del COVID-19
La Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000002 de 2020, mediante la cual precisó algunos aspectos de la aplicación del Decreto 398 de 2020, referentes a la forma en que se puede adelantar las reuniones no presenciales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo profirió el Decreto 398 de 2020, con el fin de seguir las recomendaciones de aislamiento preventivo promovidas por las autoridades sanitarias en la coyuntura del coronavirus (COVID-19), y a fin de dar cumplimiento del deber legal de la celebración de asambleas ordinarias por parte de los máximos órganos sociales de las diferentes personas jurídicas.
Por medio de dicho decreto se introdujo una serie de disposiciones referentes a la celebración de asambleas ordinarias de los máximos órganos sociales mediante reuniones no presenciales; sin embargo, ello generó una serie de dudas en relación con lo siguiente: ¿cómo se deben realizar?, y ¿qué debía acontecer con aquellas sociedades que no pudiesen adoptar esta medida?
Frente a este escenario, la Superintendencia de Sociedades emitió la Circular Externa 100-000002 de 2020, mediante la cual precisó algunos aspectos del Decreto 398 de 2020, referentes a la forma en que se pueden adelantar las reuniones no presenciales en los términos del artículo 19 de la Ley 222 de 1995.
Dentro de los alcances señalados en la circular se destacan los siguientes:
Reuniones no presenciales
Estos encuentros de gobierno corporativo pueden ser celebrados a través de diferentes tecnologías de la información y comunicación –TIC–, siendo el mecanismo óptimo para este propósito los medios de videoconferencia simultánea y sucesiva, tales como WhatsApp, Telegram, Skype, Duo, Hangout y Zoom, entre otros.
¿Qué pasa si no es posible hacer reuniones no presenciales?
Nadie está obligado a lo imposible y ciertamente hay empresas que no cuentan con la infraestructura necesaria o adecuada para llevar a cabo reuniones no presenciales.
Frente a esto, la circular de la Supersociedades informa que el derecho fundamental a la salud es innegociable frente al interés legítimo de la buena dirección de los negocios; de manera que se permite a las personas jurídicas suspender y aplazar este compromiso hasta que se supere el fenómeno de salud pública actual.
Para hacer la correspondiente suspensión, el representante legal de la persona jurídica debe comunicarla de forma inmediata a los socios convocados, arguyendo los motivos de fuerza mayor que son de público conocimiento. El comunicado se debe hacer a través del mismo medio usado para remitir la convocatoria inicial.
La advertencia que relaciona la imposibilidad de realizar la reunión convocada, con base en una restricción de orden administrativa que impide la congregación de cantidades de personas, hará las veces de constancia de la existencia del hecho constitutivo de fuerza mayor.
¿Si suspendo la asamblea ordinaria y la celebro en meses posteriores, sigue siendo ordinaria o se entiende que es extraordinaria?
La Supersociedades afirma que una vez remitida la comunicación en los términos antes descritos y enervada la imposibilidad actual de celebrar la reunión, esta podrá ser realizada con posterioridad al primer trimestre del año y no perderá su carácter jurídico de ordinaria.
Para hacer la reunión aplazada, los órganos de administración correspondientes deberán enviar, cuando se supere la emergencia, una nueva comunicación expresando lugar, fecha y hora de la reunión ordinaria. Insisto, sin que la naturaleza de la reunión cambie su estatus de ordinaria.
¿Si se suspende la convocatoria a la reunión de asamblea ordinaria, puede un socio argumentar que puesto que no se convocó se constituya en reunión de derecho propio el primer día hábil de abril?
De ninguna manera. La razón por la que no se celebra la reunión ordinaria de máximo órgano social se debe a la existencia de un hecho constitutivo de fuerza mayor o caso fortuito que imposibilita llevarla a cabo. Lo mencionado no equivale a la ausencia de convocatoria que es el ingrediente necesario para que se pueda disponer de las reuniones de asamblea por derecho propio.
Sobre el derecho de inspección
Antes de la celebración de la asamblea ordinaria, los socios cuentan con la facultad de examinar los libros y documentos de la persona jurídica, con el objetivo de conocer la situación financiera y administrativa de la empresa en que participan.
Para la satisfacción de este derecho, la Supersociedades recomienda evadir la necesidad de desplazamiento; razón por la cual ha dado luz verde para que el derecho de inspección pueda ser hecho de forma virtual mediante mecanismos electrónicos, tales como el e-mail o “la nube”.
En suma, estas aclaraciones hechas por la Supersociedades dan cuenta de que la vida y la salud privilegian a todos los demás aspectos de la vida cotidiana, incluso, el deber legal puede tener espera en circunstancias como las que hoy afrontamos. Se llama a las personas jurídicas a seguir las recomendaciones de los expertos y actuar prudentemente.
Miguel Santiago Pantoja León
Abogado de la Empresa y Asuntos Corporativos. Presidente del Grupo de Estudios Tributarios –GET–. Socio y director de Pantoja León Abogados & Contadores S.A.S.