Procedimiento y contabilización del prorrateo del IVA

El prorrateo del IVA es un procedimiento que debe realizarse al liquidar el impuesto a las ventas, cuando se adquieren bienes y servicios para generar ingresos de operaciones gravadas, exentas y excluidas del IVA.

Explicamos cómo efectuar dicho procedimiento y cuáles contabilizaciones realizar.

En la declaración del IVA, los contribuyentes tienen el derecho de descontar el IVA destinado a generar ingresos gravados con el impuesto a las ventas.

De ahí que cuando la entidad tenga como objeto social la ejecución de operaciones gravadas, exentas y excluidas del IVA, por disposición del artículo 490 del Estatuto Tributario –ET–, deba distribuir el impuesto pagado en la adquisición de bienes y servicios empleados en el desarrollo de los tres tipos de operaciones (excluidas, exentas y gravadas).

Lo anterior con el objetivo de determinar qué parte de ese IVA podrá tomarse como descontable en la declaración por ese concepto.

La distribución en cuestión se denomina prorrateo del IVA. Tiene su razón de ser en el hecho de que las normas fiscales establecen distintos tratamientos para el IVA descontable de estas tres operaciones, así:

• El IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan para generar ingresos excluidos o no gravados con el mismo impuesto se lleva como mayor valor del costo, debido a que no puede tomarse como descontable en esa declaración.
• El IVA pagado en la adquisición de bienes y servicios que se utilizan para generar ingresos exentos o gravados con el mismo impuesto puede tomarse como descontable.

Pasos para efectuar el prorrateo del IVA

Para realizar la distribución, la entidad debe:

1. Registrar en una cuenta denominada “IVA transitorio” el impuesto pagado en la adquisición de los bienes y servicios que utiliza para generar los tres tipos de ingresos (excluidos, exentos y gravados), es decir, aquellos bienes y servicios que no puede asignar a una operación en particular.

Un ejemplo de estos bienes y servicios es el pago por el arrendamiento del sitio donde funciona la bodega de la entidad, o el pago del servicio telefónico de ese sitio, puesto que no es posible que la entidad determine qué parte se destina a cada tipo de operación.

2. Distribuir el IVA teniendo como base la proporción que representen los ingresos generados en cada una de las operaciones. Las operaciones no gravadas con IVA no se contemplan.

En el siguiente video, Diego Guevara, conferencista de Actualícese, explica con mayor detalle cómo debe realizarse el procedimiento del prorrateo del IVA:

Caso práctico

La entidad “A” tuvo las siguientes ventas durante el período:

Para generar tales ingresos, la entidad incurrió en los siguientes costos:

La entidad “A” registró el IVA de los gastos por arrendamiento, papelería y gastos administrativos en la cuenta de “IVA transitorio”, puesto que corresponden a IVA comunes que se utilizaron para generar los tres tipos de ingresos (excluidos, exentos y gravados).

Prorrateo del IVA

• En primer lugar, la entidad “A” identifica la proporción de cada tipo de ingreso (gravado, exento o excluido) en el total de los ingresos. Si la entidad hubiese tenido ingresos por operaciones no gravadas con IVA, estos ingresos no se incluirían en el prorrateo.

Consulte nuestra respuesta a la pregunta ¿Cómo se prorratea el IVA cuando son diferentes porcentajes y bases?

• A continuación, se asigna a cada uno de los IVA comunes cada tipo de ingreso, de acuerdo con la proporción calculada en el punto anterior, así:

Por ejemplo, los ingresos por operaciones excluidas son el 9,77 % del total de los ingresos, y por tanto $185.547 del IVA pagado por arrendamiento deberá tomarse como un mayor valor del costo en la declaración por ese concepto ($1.900.000 x 9,77 %).

De esta forma tenemos que los IVA comunes después del prorrateo son:

El IVA descontable total después del prorrateo es el siguiente:

3. La entidad realiza las siguientes contabilizaciones:

Debido a que la cuenta del IVA transitorio debe quedar en $0 al final del período, es necesario reclasificar la parte que podrá tomarse como descontable y la parte que se llevará como gasto:

Finalmente, para registrar el impuesto a cargo:

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