Revisor Fiscal debe colaborar con entidades gubernamentales y velar para que entes lleven contabilidad
Continuamos analizando las funciones del revisor fiscal. La colaboración es un punto que debe tener presente al momento de ejercer inspección y vigilancia. De igual manera, debe velas para que en reuniones y juntas se lleve correctamente la contabilidad y actas.
Continuamos analizando las funciones del revisor fiscal. La colaboración es un punto que debe tener presente al momento de ejercer inspección y vigilancia. De igual manera, debe velas para que en reuniones y juntas se lleve correctamente la contabilidad y actas.
“3) Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y vigilancia de las compañías, y rendirles los informes a que haya lugar o le sean solicitados…”
La colaboración a la que se refiere este numeral se cumple suministrando a las entidades de inspección, vigilancia y control del Estado los dictámenes, certificaciones, aclaraciones y demás informes que soliciten al revisor fiscal. Y firmando, luego de verificar su certeza y legalidad, los informes y declaraciones que estos organismos estatales suelen pedir a las empresas. Pero el revisor fiscal no es ni puede ser una extensión del Estado, como tampoco puede convertirse en un auxiliar de sus entidades de inspección, vigilancia y control. Si así lo fuera, perdería totalmente su independencia de acción y de criterio y únicamente sería un agente al servicio de una sola de las partes involucradas.
Tampoco puede ser un policía de los de los tiempos pasados, buscando quién delinque para conducirlo a prisión. Los revisores fiscales –al igual que los auditores- que se dedican a funciones policivas están totalmente obsoletos.
“4) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones necesarias para tales fines…”
Esta es una de las importantes funciones asignadas al revisor fiscal; pero, podemos notar fácilmente que los redactores del Código de Comercio no la colocaron en el primer lugar…o en el segundo. Y esto no fue producto del azar. Si se colocaron en este puesto dentro del artículo 207 fue precisamente porque sus ideadores no la consideraron como la más importante. De todas maneras es fundamental para la eficiencia de su gestión y para la tranquilidad de los distintos interesados en las empresas: Propietarios, administradores, Estado, inversionistas, clientes, trabajadores, etc.
Al decir “velar porque se lleve regularmente la contabilidad”, se quiere dar a entender que el revisor fiscal debe estar pendiente de manera constante que los libros de contabilidad y los registros que en ellos se hagan cumplan con los ordenamientos del Código de Comercio y de las Normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas para Colombia (decreto 2649 de 1993 y normas complementarias), esto es:
a) Que los llamados libros oficiales estén debidamente registrados en la Cámara de Comercio y se mantengan al día;
b) Que la calidad y cantidad de los asientos contables sirva para tener la historia real, clara y completa de los hechos económicos;
c) Que los registros contables se hagan oportunamente –dentro del mes siguiente, a más tardar, de la ocurrencia de los hechos económicos- y estén debidamente soportados por documentos físicos o virtuales, internos y externos, que cumplan con la normatividad correspondiente;
d) Que los asientos y comprobantes de contabilidad reflejen la realidad de los hechos económicos y que todos estos hechos conocidos se incluyan en ellos de manera oportuna, en el mes en que se realizaron;
e) Que los registros contables carezcan de tachones, borrones, enmendaduras y otros vicios que puedan hacer perder su credibilidad.
Sobre los libros de actas ya se trató al analizar el numeral 1º. de este artículo 207. Vale la pena agregar que el revisor fiscal también debe vigilar que su custodia, así como la de los libros de contabilidad, esté rodeada de condiciones de seguridad, de tal manera que no se expongan al riesgo de desaparición, daño y destrucción; dejando a la empresa sin sus principales documentos probatorios.
Este numeral también le pide al revisor fiscal velar para que “se conserven debidamente la correspondencia de la sociedad y los comprobantes de las cuentas…”; para lo cual debe, entonces, verificar frecuentemente las condiciones físicas y de seguridad en las que se mantienen todos los documentos que conforman los archivos y soportes de todas las operaciones, derechos y obligaciones, entre los que se encuentran:
a) Comunicaciones externas recibidas de clientes, proveedores, bancos, acreedores diversos, entidades estatales, asesores, contratistas, etc.;
b) Correspondencia enviada hacia el exterior de la compañía;
c) Memorandos y otras comunicaciones internas;
d) Contratos –originales y/o copias- que les conllevan derechos y obligaciones;
e) Normatividad aplicable a la empresa; y
f) Documentos internos y externos de soporte de sus libros de contabilidad;
Es indispensable tener en cuenta que los documentos y archivos a los que hace alusión este numeral cuarto no son únicamente los que constan físicamente en papel, sino que ahora debemos considerar igualmente a los llamados documentos virtuales o creados, enviados y conservados en medios electrónicos; los cuales necesitan aplicación de tecnología de punta y condiciones especialísimas de seguridad.
Sobre los archivos electrónicos existe una gran debilidad de control empresarial. La mayor parte de las empresas olvidan que con los hackers y a través del necesario internet, así como por deficiencias técnicas y/o de manejo de la información virtual, estamos ante un alto riesgo de pérdida de ellos. Sin embargo no se preocupan por hacer diariamente back up ni de tener copias de seguridad en otro sitio distinto de la misma sede operacional de la empresa. Este debe ser un aspecto al que debe poner mucha atención el revisor fiscal.
También establece este numeral que el revisor fiscal debe impartir las “instrucciones necesarias para tales fines”, o sea para que “se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las actas…” y para que “se conserven debidamente” sus archivos. Algunos dicen que si el revisor fiscal cumple con esta función se convierte en coadministrador. Lejos de ello está el espíritu de la norma legal. Lo que se pide, precisamente, es que dé instrucciones, más no órdenes, para propiciar la calidad y seguridad de los libros de comercio y demás registros, así como de los archivos. Dar instrucciones no es lo mismo que dar órdenes. El revisor fiscal puede dar estas instrucciones; pero los administradores y demás empleados de la empresa son libres de seguirlas o no.
Autor:
C. P. Carlos Sastoque M.
carsastoque@yahoo.com