Información y Tecnología. Claves para una buena gestión de Copropiedades

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La buena gestión de las copropiedades depende de información confiable que sirva para tomar decisiones. Administrar es complejo y solo con tecnología y un buen uso de los datos se logrará con éxito.

Si se analiza el top 10 de las empresas más valiosas en el mundo hoy, nos encontraremos con un elemento común muy interesante: su negocio es la información. Empresas como Google, Facebook y Amazon, han construido un modelo de operación en torno a los datos y en ello radica su gran valor y su crecimiento casi ilimitado. Sus fundadores, entendieron que la información es tal vez el activo más importante en cualquier organización y es a través de la tecnología que podemos gestionarla para sacar el máximo de provecho.

En este artículo, desde Daytona queremos proponerles una visión, que en adelante, toda la gestión que se hace en una copropiedad esté basada en datos para que así, logremos los resultados que necesitamos.

¿Por qué la mezcla de tecnología, información y propiedad horizontal?

En Colombia hasta hace un par de décadas, la cantidad de personas que vivían en una propiedad horizontal era muy baja. Hoy, en las capitales o incluso en municipios pequeños del país, abundan las grandes urbanizaciones pensadas por los constructores como unas “micro-ciudades”, en donde sus residentes tienen acceso a múltiples servicios dentro de su copropiedad. Esto ha cambiado por completo el panorama y hoy la gran mayoría (en algunas ciudades hasta el 60-80% de las personas) viven bajo el modelo de propiedad horizontal.

Analicemos la siguiente cifra. Uno de estos macro proyectos en ciudades como Bogotá o Medellín, puede tener fácilmente 1500 o 2000 unidades residenciales. Tomando que el promedio de personas por unidad sea de 3, estamos hablando de entre 4500 y 6000 personas. Comparativamente, en Colombia existen municipios con menos de 300 habitantes, que tienen su propia estructura de gobierno local. De esta reflexión, parte nuestra propuesta de empezar a ver las copropiedades desde una perspectiva de información.

*Foto tomada de Soumil Kumar en Pexels

¿Cuál es el problema?

Hacer una adecuada gestión de estas “micro-ciudades” no es para nada fácil. Los retos que se presentan en temas como la convivencia entre vecinos, el manejo de las finanzas, la seguridad y el mantenimiento de los espacios comunes son difíciles de superar.

En las reuniones entre administradores, contadores y copropietarios, generalmente se discuten todas estas temáticas y se buscan soluciones a estos desafíos. Sin embargo, es común encontrar que la falta de información o la poca calidad de la misma, son un obstáculo para la toma de decisiones. ¿O no les ha pasado que en las reuniones de consejo hay problemas para encontrar documentos de la gestión del año anterior o simplemente acceder a los estados financieros actualizados?

¿Cómo podemos decidir cuánto va a incrementar la cuota de administración para el próximo año si no tenemos un presupuesto confiable? ¿Será posible decidir condonar intereses de mora a un grupo de residentes sin tener las cifras de cartera actualizadas? ¿O será que el proyecto de instalar paneles solares es viable sin conocer el detalle de los consumos de energía y el valor por kilovatio?

Sin información confiable y actualizada es muy difícil tomar buenas decisiones. La tecnología y un buen uso de los datos son la piedra angular de una buena gestión en Propiedad Horizontal.

¿Qué proponemos desde Daytona?

En Daytona, llevamos más de 28 años desarrollando soluciones de software para el sector de la Propiedad Horizontal en Colombia. Hemos atendido a más de 8000 copropiedades por toda Colombia y México. Durante este tiempo, hemos visto la evolución de la tecnología desde cuando los sistemas funcionaban por líneas de comando, hasta la actualidad en donde la información se procesa en la nube y podemos acceder a ella con un solo clic. A su vez, hemos sido testigos de los grandes cambios que ha significado este avance para la labor de los administradores, contadores y consejeros de una copropiedad.

Nuestra propuesta en Daytona es simple y es la base de nuestro software:

Se necesita una buena gestión de toda la información de una copropiedad, para que esta sea la base para tomar mejores decisiones en pro de la calidad de vida de los residentes.

Para esto, creamos Daytona Intercloud. Una herramienta integral, que permite gestionar de forma fácil, transparente y segura toda la información relacionada con el día a día de una copropiedad. La gestión administrativa, contable y la comunicación con los residentes se vuelven mucho más sencillos, cuando los datos están centralizados y son accesibles cuando y como se necesitan.

Conclusión

El reto de administrar las copropiedades en la actualidad, exige que la toma de decisiones se realice a partir de información de calidad. La gestión eficiente en la propiedad horizontal, es vital para lograr la armonía entre los residentes y para lograr mantener el valor de los inmuebles.

Con Daytona, los administradores, contadores y residentes tienen una herramienta que les permitirá gestionar de forma centralizada la información que se origina en todos sus procesos operativos de contabilidad, facturación, recaudo, proveedores, interacción con los residentes y mucho más.

Si quieren lograr una gestión efectiva y eficiente basada en información de calidad, los invitamos a contactarnos.

*Fuente: Daytona