Facturación electrónica: no confundir documento soporte en adquisiciones con documento equivalente

Hoy circulan 11 documentos equivalentes. El 12, documento equivalente electrónico, lo está elaborando la Dian y consolidará los 11.

El documento de adquisiciones soporta las compras al adquirir un bien o servicio cuando no es a través de factura electrónica, factura o documento equivalente.

Ismary Lara, gerente general de Estupendo Colombia, en CharlasConActualícese, responde un par de preguntas que despiertan dudas entre los contribuyentes:

• ¿Por qué al documento equivalente no se le puede llamar documento soporte?
• ¿Por qué no se debe llamar documento soporte?

Afirma que existe un error de interpretación de lo que dice la norma y recuerda que el documento equivalente reemplaza la factura en las operaciones económicas realizadas por sujetos no obligados a facturar:

Cuando realizamos operaciones comerciales, el documento que surge en estas puede ser una factura, física o electrónica, o también puede ser un documento equivalente.

No son documentos equivalentes

A través de la Resolución 000042 de 2020, la Dian simplificó la gran cantidad de documentos equivalentes y eliminó los enunciados a continuación, que deben ser reemplazados por una factura electrónica:

• Documentos equivalentes expedidos por cámaras de comercio.
• Documentos equivalentes expedidos por notarias.
• Comprobantes de pago de los títulos de valorización.
• Pago de honorarios a miembros de la junta directiva.
• Pólizas de seguros.
• Contratos de medicina prepagada.
• Nómina con la relación de descuentos del trabajador.
• Documento equivalente generado en entidades públicas.
• Recibos de pago de colegios y universidades.
• Documento equivalente de la administración de propiedad horizontal.
• Contratos efectuados con extranjeros sin domicilio o residencia en Colombia.
• Tiquete de máquina registradora PLU.

Sí son documentos equivalentes

A partir de mayo de 2020, y a través de la Resolución 000042 de 2020, circulan 11 documentos equivalentes. El número doce, que es el documento equivalente electrónico, lo está elaborando la Dian y, en teoría, consolidará los 11 documentos anteriores.

Este documento equivalente electrónico ya no será físico, se emitirá hacia la Dian para su validación previa y seguirá teniendo las características de un documento equivalente.

• Tiquete de máquinas registradoras con sistemas POS.
• Boleta de ingreso a cine.
• Tiquete de transporte de pasajeros.
• El extracto bancario.
• Documento en juegos localizados.
• La boleta fracción o formulario en juegos de suerte y azar diferentes de los juegos localizados.
• Documento expedido por el cobro de peajes.
• Comprobante de liquidación de operaciones expedido por bolsa de valores.
• Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
• Documento expedido por servicios públicos domiciliarios.
• Boleta de ingreso a espectáculos públicos.
• Documento equivalente electrónico.

Soporte en adquisiciones sí, documento equivalente no

A través de la Resolución 000012 del 9 de febrero de 2021, la Dian creó la versión 1.0 del documento soporte en adquisiciones a sujetos no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente. Sobre este, Lara opina:

El documento soporte de adquisiciones soporta las compras cuando se adquiere un bien o un servicio de una manera que no es a través de factura electrónica, factura o documento equivalente.

Este documento no se llama documento equivalente, se llama soporte en adquisiciones y se genera al hacer una compra a sujetos que no están obligados a expedir en ventas o que no generan un documento equivalente.

Este documento fortalece el sistema de facturación electrónica, como lo indica el parágrafo 6 del artículo 616-1 del ET:

El sistema de facturación electrónica es aplicable a las operaciones de compra y venta de bienes y de servicios. Este sistema también es aplicable a otras operaciones tales como los pagos de nómina, las exportaciones, importaciones y los pagos a favor de no responsables del impuesto sobre las ventas –IVA–.

Cuando se adquieran bienes o servicios que no estén soportados con factura o documento equivalente, las compañías y personas deben generar un documento soporte de adquisiciones que anteriormente era físico, pero a partir de esta resolución es un documento electrónico.

Requisitos del documento soporte

• Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT– del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario –RUT–. El requisito del Número de Identificación Tributaria se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
• Contener los apellidos y nombre o razón social y NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
• Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte, incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Dian.
• Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
• Detallar el valor total de la operación.
• Incluir la firma electrónica.
• XML versión 1.0 Resolución 0012 de 2021.

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