Las confirmaciones externas como evidencias documentales del revisor fiscal

Como todas las NIA, la 505 se emitió con destino a los auditores financieros. Sin embargo, adecuándola a la misión de vigilancia preventiva, independiente, continua, profunda y con cubrimiento sobre todas las áreas de actividad de la empresa puede aplicarse al ejercicio de la revisoría fiscal.

Procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoría

La NIA 500 (evidencia de auditoría) indica que la fiabilidad de la evidencia de auditoría se ve afectada por su origen y naturaleza, y depende de las circunstancias concretas en las que se obtiene. Dicha NIA también incluye las siguientes generalizaciones aplicables a la evidencia de auditoría:

• La evidencia de auditoría es más fiable cuando se obtiene de fuentes independientes externas a la entidad.

• La evidencia de auditoría obtenida directamente por el auditor es más fiable que la evidencia de auditoría obtenida indirectamente o por inferencia.

• La evidencia de auditoría es más fiable cuando existe en forma de documento, ya sea en formato papel, soporte electrónico u otro medio. Por consiguiente, dependiendo de las circunstancias de la auditoría, la evidencia de auditoría en forma de confirmaciones externas recibidas directamente por el auditor procedentes de las partes confirmantes puede ser más fiable que la evidencia generada internamente por la entidad.

La NIA 505 busca dar al auditor guías y herramientas para una eficiente aplicación de procedimientos de confirmación externa, a fin de que la evidencia que pueda entregar tenga el más alto grado de confiabilidad posible.

Al estudiar esta NIA es conveniente recordar que otras NIA, como la 240, la 330 y la 500, les dan gran importancia a las confirmaciones externas como soporte innegable de la evidencia del trabajo de auditoría realizado.

En la NIA 240 se dice que “el auditor puede diseñar solicitudes de confirmación para obtener información corroborativa adicional como respuesta a los riesgos valorados de incorrección material debidos a fraude en las afirmaciones”.

En la NIA 330 se habla de “la responsabilidad que tiene el auditor” de aplicar procedimientos para responder adecuadamente a los riesgos que detecte de la existencia de “incorrección material en los estados financieros”. Así mismo, en esta NIA se pide al auditor que considere y decida si necesita aplicar procedimientos de confirmación externa para complementar los procedimientos sustantivos.

La NIA 330 también indica que los procedimientos de confirmación externa pueden facilitar al auditor la obtención de evidencia de auditoría con el alto nivel de fiabilidad que requiere para responder a los riesgos significativos de incorrección material, debidos a fraude o error.

La NIA 500 dice que las confirmaciones externas son convenientes si se quiere elevar el grado de confiabilidad en las evidencias relacionadas con los estados financieros y en las “manifestaciones realizadas por la dirección de la empresa”.

Objetivo

Cuando el auditor decide aplicar procedimientos de confirmación externa, lo hace para conseguir mayor certeza y grado de confiabilidad en la evidencia –válida y suficiente– de su trabajo.

Requerimientos

Es necesario que el auditor mantenga bajo su control el manejo de las confirmaciones externas y las respuestas que reciba. Para ello debe encargarse de:

• Determinar personalmente qué información debe verificarse mediante procedimientos de confirmación externa.
• Decidir a qué porción de la información debe aplicarse el procedimiento de confirmación externa.
• Diseñar el formato y contenido de las solicitudes de confirmación externa.
• Verificar que estas solicitudes se envíen a las personas adecuadas y que se den los medios para que las respuestas le lleguen directamente a él.

Negativa de la dirección a que el auditor envíe una solicitud de confirmación

Es posible que, en algunos casos, los altos mandos de la empresa auditada no le permitan al auditor enviar a sus clientes, proveedores y otros terceros solicitudes de confirmación. Frente a una situación de este tipo, el auditor deberá investigar por qué razón los directores del ente económico no aceptan que se pida confirmación a terceros y determinará si ellos tienen o no motivos fundamentados para no permitir esto.

Adicionalmente, analizará si la no confirmación con terceros afecta de manera importante los riesgos de errores o falsedades en los estados financieros o puede ser indicio de posibles fraudes, y si es necesario aplicar procedimientos alternativos para obtener suficiente evidencia. Si es así, aplicará tales procedimientos en el momento y con la extensión adecuados.

Si el auditor estima que la negativa de los altos mandos de la empresa a permitir que se haga confirmación con terceros no tiene justificación:

O no puede obtener evidencia de auditoría relevante y fiable mediante procedimientos de auditoría alternativos, se pondrá en contacto con los responsables del gobierno de la entidad de conformidad con la NIA 260. El auditor también determinará las implicaciones de estas circunstancias sobre la auditoría y sobre la opinión del auditor, de conformidad con la NIA 705.

Resultados de los procedimientos de confirmación externa

• Fiabilidad de las respuestas a las solicitudes de confirmación: si las respuestas a las solicitudes de confirmación no son satisfactorias, el auditor deberá aplicar procedimientos complementarios para mayor credibilidad en el grado de evidencia por obtener.
• Sin contestación: si una o varias solicitudes de confirmación no reciben respuesta y el auditor considera que esto incide de manera importante en la valoración de los riesgos de incorrección material en los estados financieros o de posible fraude, deberá aplicar procedimientos alternativos para lograr evidencia válida y suficiente.

Casos en los que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación positiva para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada

Si el auditor ha determinado que es necesaria una respuesta a una solicitud de confirmación positiva para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada, los procedimientos de auditoría alternativos no proporcionarán la evidencia de auditoría que el auditor necesita.

Si el auditor no obtiene dicha confirmación, determinará las implicaciones de esta circunstancia sobre la auditoría y sobre la opinión del auditor de conformidad con la NIA 705.

• Contestación en disconformidad: normalmente algunas de las respuestas manifiestan desacuerdo con las cifras que aparecen en los libros del ente económico. En estos casos el auditor deberá averiguar el porqué, y si eso significa que hay errores o registros incompletos que afectan los estados financieros o si son indicios o pruebas de la existencia de fraudes.
• Confirmaciones negativas: no se recomienda solicitar confirmaciones de tipo negativo, debido a que tienen menor grado de confiabilidad que las positivas. Si el auditor solicita estas confirmaciones, es conveniente que adicionalmente aplique otros procedimientos que le permitan tener certeza sobre los riesgos de incorrecciones o de fraudes valorados.
• Evaluación de la evidencia obtenida: El auditor evaluará si los resultados de los procedimientos de confirmación externa proporcionan evidencia de auditoría relevante y fiable, o si es necesaria evidencia de auditoría adicional.

Aplicación de la NIA 505 a la revisoría fiscal

Para tener evidencia válida y suficiente que le permita emitir su dictamen sobre los estados financieros, el revisor fiscal puede hacer solicitudes de confirmación de saldos, con la conveniencia de que las haga no solamente al cierre del ejercicio contable, sino también sobre saldos cortados al final de diferentes meses del año y con extensión superior a la que suele utilizar un auditor financiero.

Al hacer solicitudes de confirmación en varios meses, puede ir detectando con anticipación al cierre del período si hay o no riesgos materiales de errores o falsedades en los estados financieros y, de una vez, puede hallar irregularidades en algunas operaciones de la empresa, para (como lo establece el numeral 2 del artículo 207 del Código de Comercio) informar de ellas oportunamente y por escrito a la gerencia, a la junta directiva o a la asamblea de accionistas o  junta de socios, según lo considere necesario. En algunos casos, debe informar a la Unidad de Información y Análisis Financiero –UIAF–, como lo exige el artículo 27 de la Ley 1762 de 2015, o a “la entidad disciplinaria o fiscal correspondiente” (superintendencias, Dian, Procuraduría, Fiscalía, etc.), como lo ordena el artículo 7 de la Ley 1474 de 2011. Esto dentro de la función de vigilancia preventiva que debe cumplir el revisor fiscal.

No debe olvidarse que revisoría fiscal es mucho más que auditoría financiera y, aunque pueda aplicar procedimientos parecidos, lo debe hacer con mayor frecuencia y superior extensión.

Carlos Humberto Sastoque
Contador Público