Nómina electrónica: para qué, quiénes participan, software y digitalización de nómina

La nómina electrónica es la transmisión a la Dian de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de los empleados.

Un programa de nómina es la solución necesaria para evitar errores, trabajos repetitivos y un paso más para que Colombia avance hacia la transformación digital.

La Dian, a través de la Resolución 000037 del 5 de mayo de 2021, modificó el calendario para la implementación del pago de nómina electrónica en el sector empresarial, el cual iniciará el 1º de septiembre y terminará en diciembre de este año.

Además, de acuerdo con la Resolución 000037 de 2021, el 1º de agosto estará disponible el sistema de facturación electrónica para la habilitación, generación, transmisión, validación, expedición, entrega y registro, según corresponda.

Así mismo, se ajustó la fecha para que desde el 1º de agosto sea adoptado por los sujetos obligados a expedir factura de venta o documento equivalente el anexo técnico para la generación, transmisión y validación del documento soporte en adquisiciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta a la Dian.

Este nuevo calendario de implementación del documento soporte de pago de nómina electrónica, según el número de empleados de las empresas, trasladó su inicio del 1º de julio al 1º de septiembre, y redujo de 6 a 4 los grupos establecidos. Desde Buk Colombia se despejan algunas dudas sobre este tema:

¿Cuál es el objetivo de la nómina electrónica?

Un primer paso que dio la Dian fue la facturación electrónica, la evolución ya está en temas de nómina y la idea es que en un futuro cercano se trabaje con más documentos electrónicos.

Frente al tema de la nómina electrónica, el objetivo es recopilar la información de cualquier contribuyente sin necesidad de depender de las empresas, lo que resulta en una mayor eficiencia en control y fiscalización, además de ser un documento estratégico para la administración tributaria.

¿Es lo mismo la nómina electrónica que la digitalización de nómina?

No es lo mismo. Es importante aprender a diferenciar entre liquidar la nómina con herramientas digitales y el hecho de presentarla a la Dian.

Por su parte, la digitalización de la nómina hace referencia a entregar el proceso de liquidación de nómina a un software, el cual permite realizar el proceso de forma rápida y sencilla.

La nómina electrónica, por su parte, es la transmisión a la Dian de la información de los desprendibles de nómina por cada uno de los empleados.

¿Se debe contar con un software de nómina antes de implementar la nómina electrónica?

Adquirir un software de nómina permite tener exactitud y, en términos de liquidación de nómina, es un ahorro de recurso humano, tiempo y se fomenta la productividad a gran escala.

Camilo Mejía, country manager de Buk Colombia, dice que “un software de nómina automatiza y optimiza los procesos. También las empresas se mantienen actualizadas con los cambios más recientes en las nuevas regulaciones de ley y reajustes en cuestión fiscal de pagos de nómina».

De igual forma, evita que las compañías pierdan dinero debido a sanciones económicas por parte de las instituciones administrativas con multas por incumplimientos en los salarios o en las fechas establecidas.

Un programa de nómina es la solución para evitar errores, trabajos repetitivos y un paso más para que Colombia avance en transformación digital y las entidades del país se posicionen a nivel regional adoptando herramientas sustentables para que los negocios sean más rentables, productivos y competitivos frente a los pares en la región.

¿Quiénes participan en la generación de nómina electrónica y cuáles son sus responsabilidades?

Para Buk Colombia los principales agentes que participan son:

• El software de nómina, el cual realiza la liquidación de la nómina, localiza y extrae por cada colaborador todos los datos necesarios para la nómina electrónica y, finalmente, consolida la información y la transmite a un proveedor tecnológico de documentos electrónicos.
• Un proveedor tecnológico de documentos electrónicos, el cual recibe la información al software de nómina y la valida, transforma la información en un documento estándar en formato XML y genera el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica); también certifica el documento XML para guardar su autenticidad y lo transmite a la Dian.
• La Dian recibe el documento XML al proveedor tecnológico y valida el documento  garantizando que cada uno de los desprendibles de nómina recibidos ha sido autorizado.
• El proveedor tecnológico recibe el documento autorizado por la Dian y genera la conservación del mismo; luego expone los desprendibles electrónicos a los colaboradores, bien sea para ser descargados a través de portales o módulos de autoservicio de los softwares o por correo electrónico.

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