Procedimientos contables y de revisoría fiscal para el cierre de año

Para iniciar con la fundamentación legal, el artículo 34 de la Ley 222 de 1995 expone que:

(…) por lo menos una vez al año, el 31 de diciembre, las sociedades deberán cortar sus cuentas y preparar y difundir estados financieros de propósito general debidamente certificados. Tales estados se difundirán junto con la opinión profesional correspondiente, si ésta existiere.

En adición a ello, el artículo 37 de la misma ley indica que:

El representante legal y el contador público bajo cuya responsabilidad se hubiesen preparado los estados financieros deberán certificar a quienes se pongan a disposición de los asociados o terceros. La certificación consiste en declarar que se han verificado previamente las afirmaciones contenidas en ellos conforme al reglamento, y que las mismas se han tomado fielmente de los libros.

Además, según estipula el artículo 38 ibídem, para que los estados financieros se consideren dictaminados deberán estar acompañados de la opinión profesional del revisor fiscal o, a falta de éste, del contador público independiente que los hubiese examinado de acuerdo con las NIA.

Y, para completar, el artículo 43 de la citada ley establece que:

Sin perjuicio de lo dispuesto en otras normas, serán sancionados con prisión de uno a seis años, quienes ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas.

A los contadores bajo cuya responsabilidad se preparan los estados financieros, a los revisores fiscales y a los auditores externos, la Junta Central de Contadores –a través de su Tribunal Disciplinario– les podrían aplicar, adicionalmente, las sanciones vigentes de acuerdo con el artículo 23 de la Ley 43 de 1990.

Para cumplir con lo que exigen los artículos 37 y 38 de la Ley 222 de 1995, y evitar el riesgo de incurrir en la sanción penal indicada en el artículo 43 (y en otras sanciones establecidas en la Ley 43 de 1990), es necesario que  el representante legal del ente económico y el contador bajo cuya responsabilidad se preparen los estados financieros hagan al final del año las verificaciones suficientes y debidamente soportadas sobre la existencia real de los activos, pasivos, cuentas patrimoniales, ingresos, costos y gastos que se han de presentar en los estados financieros y en sus correspondientes notas; de tal manera que puedan certificarlos debidamente.

Por su parte, quienes dictaminen los estados financieros previamente certificados (revisores fiscales o auditores externos, según el caso) también deberán tener las evidencias válidas y suficientes (como lo ordenan la Ley 43 de 1990 y las NIA) para poder emitir su dictamen sobre ellos. Para obtener tales evidencias es indispensable que hagan las verificaciones sobre las distintas cuentas y conceptos que se incluyen en los estados financieros y en sus notas.

Por lo anterior, es necesario que el representante legal, el contador de la empresa y el revisor fiscal (o, en su defecto, el auditor externo) utilicen estrategias ágiles y eficientes para hacer la labor de preparación y de verificación de los estados financieros, así mismo lo deben hacer los colaboradores de unos y otros.

Orientación general

Es necesario que se haga una evaluación completa del control interno que servirá de base para detectar cuáles son los riesgos de incorrección material en los estados financieros y los procedimientos de verificación a aplicar. También será útil para presentar el informe del revisor fiscal a la asamblea general de accionistas o a la junta anual ordinaria de socios (según el caso).

Una vez terminada la evaluación del control interno se podrá saber cuáles son los más importantes riesgos de incorrección material debido a omisiones, errores o fraudes, y se podrán definir cuáles son los procedimientos de revisión más convenientes para obtener evidencia válida y suficiente sobre las partidas que conforman los estados financieros.

Ejemplo de riesgos de incorreción material debida a omisiones, errores o fraudes en el efectivo

A continuación, presento un ejemplo sobre el área de efectivo.

Riesgos de incorreción material debido a omisiones, errores o fraudes en el efectivo:

1. Al no hacer oportunamente las conciliaciones bancarias es posible que existan notas débito y crédito de los bancos no contabilizadas, cheques girados y no cobrados que duran mucho tiempo estáticos (sin averiguar el motivo, anularlos, etc.), y errores no detectados.
2. Ingresos a caja que no se consignan oportunamente o nunca.
3. Egresos (mediante cheques y transferencias electrónicas) que no cumplen las normas legales, estatutarias y reglamentarias.
4. Cheques girados y no cobrados por beneficiarios que al cabo de un tiempo podrían ser cobrados por el pagador u otro empleado con acceso a ellos.
5. Al no hacerse arqueos de caja, podría darse la oportunidad de traslapos u otras acciones indebidas con el efectivo.

Procedimientos de verificación:

• Arqueos de caja.
• Revisión de conciliaciones bancarias.
• Prueba de cumplimiento todos los meses, por muestreo selectivo, de ingresos a caja.
• Prueba mensual de cumplimiento de egresos utilizando la técnica de muestreo.
• Seguimiento de cheques girados y no cobrados. Preparar formato en Word o en Excel, según convenga.
• Revisión de certificaciones bancarias sobre saldos y rendimientos financieros. Preparar formato en Word para dejar la evidencia escrita de esta revisión.

Carlos Humberto Sastoque
Contador público