Órganos de administración de una propiedad horizontal

En este Especial Actualícese se explican los roles de quienes integran la administración en una propiedad horizontal, la asamblea general de propietarios, el administrador, el consejo de administración, y cuáles son sus funciones y responsabilidades.

Además, se aclaran dudas sobre mora en cuotas de administración, contratación de personal y vigilancia, entre otros puntos importantes.

La propiedad horizontal es una persona jurídica vinculada a la división y organización de los inmuebles resultantes de la separación de una construcción común. Su dirección y administración se encuentran a cargo de la asamblea general, integrada por la totalidad de propietarios de los apartamentos o pisos, cuyo representante legal es el administrador.

La asamblea general se encarga de examinar los aspectos generales, económicos y financieros de la copropiedad, y tiene la facultad de adoptar las decisiones concernientes a la comunidad que deben ser acatadas por todos si se ajustan a los reglamentos.

El administrador es la persona encargada de dirigir y gestionar todos los asuntos relacionados con la copropiedad. Para esto tiene facultades de ejecución, conservación y recaudo. Además, funge como representante legal de la persona jurídica.

También existe la figura del consejo de administración, el cual es un órgano de la propiedad horizontal cuyas finalidades son servir de intermediario entre los copropietarios y el administrador, tomar decisiones para el cumplimiento de los fines de la persona jurídica, orientar y asesorar al administrador.

¿Cuáles son las funciones de la asamblea general?

Entre las más importantes se encuentran:

• Nombrar y remover libremente al administrador y a su suplente cuando fuere el caso.
• Aprobar o improbar los estados financieros y el presupuesto anual de ingresos y gastos que deberá someter a su consideración el consejo administrativo y el administrador.
• Aprobar el presupuesto anual del edificio o conjunto y las cuotas para atender las expensas ordinarias o extraordinarias.
• Aprobar las reformas al reglamento de propiedad horizontal.
• Aprobar la disolución y liquidación de la persona jurídica.

¿Cada cuánto debe reunirse la asamblea general de copropietarios?

El artículo 39 de la Ley 675 establece que la asamblea de copropietarios debe reunirse al menos una vez al año en la fecha indicada en el reglamento interno de la propiedad horizontal o dentro de los tres meses siguientes al vencimiento de cada período presupuestal.

Entre los temas a tratar en la reunión tenemos:

• Presentación de estados financieros.
• Aprobación de presupuesto para el año en curso.
• Modificaciones al reglamento de la propiedad horizontal.
• Aprobación de inversiones en mejoramiento de fachadas y zonas comunes.
• Examinar la situación general de la persona jurídica.
• Realizar el nombramiento del administrador, los miembros del comité de convivencia, los miembros del consejo de administración y el revisor fiscal (si existe).

¿Cuáles son las funciones del administrador?

Algunas de las funciones básicas del administrador son:

• Convocar a la asamblea a reuniones ordinarias o extraordinarias.
• Llevar la contabilidad del edificio o conjunto.
• Administrar con diligencia y cuidado los bienes de dominio de la persona jurídica surgidos como consecuencia de la desafectación de bienes comunes no esenciales, y destinarlos a los fines autorizados por la asamblea general.
• Cuidar y vigilar los bienes comunes, y ejecutar los actos de administración, conservación y disposición de estos.
• Cobrar y recaudar cuotas ordinarias y extraordinarias, multas y cualquier obligación de carácter pecuniario a cargo de los propietarios.
• Representar judicial y extrajudicialmente a la persona jurídica.
• Notificar a los propietarios de bienes privados las sanciones impuestas en su contra por la asamblea general o el consejo de administración debido al incumplimiento de obligaciones.

¿Cómo se compone y cuáles son las funciones del consejo de administración?

El consejo de administración debe estar conformado por un número impar de integrantes, necesariamente por un mínimo de 3 miembros. Es necesario que estos sean propietarios o sus delegados si los primeros no pueden asistir a las reuniones. Sus decisiones deben constar en actas, las cuales servirán de soporte al administrador para realizar la labor encomendada y no deben interferir con las funciones de este. Ambos deben trabajar en equipo para la elaboración de planes de trabajo, de acuerdo con las necesidades de la propiedad horizontal, siempre y cuando vayan de acuerdo con lo dispuesto en el reglamento de la propiedad horizontal.

¿Qué otros aspectos se incluyen en este Especial Actualícese?

El Especial Actualícese Órganos de administración de una propiedad horizontal incluye también una amplía explicación de temas de interés para los interesados en el manejo de las copropiedades; entre ellos tenemos:

• Cuotas de administración: donde se estudian las afectaciones para la copropiedad cuando un copropietario incurre en mora, las acciones legales a tomar, el recaudo de cuotas vencidas, acuerdos de pago con morosos y cómo podrían diferir los valores de las cuotas.
• Contratación en una propiedad horizontal: en donde se abordan temas como la contratación de servicios de vigilancia, de trabajadores con contrato de prestación de servicios, y la adopción de un reglamento interno de trabajo.
• Término de garantía de las constructoras para las edificaciones de la copropiedad: en este apartado se estudia cómo procede esta garantía para los nuevos dueños y cómo debe proceder la representación legal del administrador.
• Exoneración de parafiscales a propiedades horizontales: aquí se aborda cuándo están exoneradas de pagar aportes parafiscales las copropiedades y su fundamento normativo.
• Copropietarios morosos: por último, en este apartado se discuten las normativas sobre la validez de publicar la información de los morosos en instalaciones públicas de la copropiedad y las razones para ello.

Además, con este especial puedes acceder a diferentes respuestas en formato audio visual, herramientas como infografías y diferentes ejemplos creados por profesionales doctos en la materia.

A continuación, conoce detalladamente los tópicos abordados en este Informe Especial:

TABLA DE CONTENIDO

ÓRGANOS DE ADMINISTRACIÓN EN UNA COPROPIEDAD

• Asamblea general de copropietarios
• Administrador
• Consejo de Administración

CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN

• ¿Cómo afecta a la copropiedad el hecho de que un copropietario incurra en mora?
• Acciones legales que pueden tomarse contra un copropietario moroso
• Recaudo de cuotas de administración vencidas
• Acuerdo de pago de cuotas de administración en mora
• Valores de las cuotas de administración en una copropiedad
• Cobro de deudas antiguas de administración

CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN

• ¿Cómo afecta a la copropiedad el hecho de que un copropietario incurra en mora?
• Acciones legales que pueden tomarse contra un copropietario moroso
• Recaudo de cuotas de administración vencidas
• Acuerdo de pago de cuotas de administración en mora
• Valores de las cuotas de administración en una copropiedad
• Cobro de deudas antiguas de administración

CONTRATACIÓN LABORAL EN UNA PROPIEDAD HORIZONTAL

• Adopción de un reglamento interno de trabajo
• Contratación de servicios de vigilancia
• Contratación de trabajadores mediante contrato de prestación de servicios

CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE SEGURIDAD PRIVADA Y RESPONSABILIDAD FRENTE A HURTOS EN COPROPIEDADES

• Recomendaciones frente a la contratación de empresas de seguridad
• Multas para quienes contraten empresas de seguridad privada no autorizadas
• Tarifas de contratación de servicios de seguridad privada

DESTINACIÓN DE BIENES INMUEBLES PARA USO TURÍSTICO

• Inscripción en el registro nacional de turismo
• Tipo de contrato
• Servicio de vivienda turística en copropiedades
• Reporte de bienes destinados a vivienda turística no autorizados o registrados
• Registro de hospedados
• Terminación anticipada del contrato de hospedaje
• Conductas sancionables para los prestadores de servicios turísticos

TÉRMINO DE GARANTÍA DE LAS CONSTRUCTORAS PARA LAS EDIFICACIONES DE LA COPROPIEDAD Y REPRESENTACIÓN DEL ADMINISTRADOR

• Garantía de las constructoras por las edificaciones de la copropiedad
• Representación legal del administrador en las copropiedades

EXONERACIÓN DE PARAFISCALES A PROPIEDADES HORIZONTALES DE USO COMERCIAL Y MIXTO

• Beneficio establecido en el artículo 114-1 del Estatuto Tributario
• Razones de la demanda

COPROPIETARIOS MOROSOS: PUBLICAR SU INFORMACIÓN EN INSTALACIONES DE LA COPROPIEDAD NO VULNERA SU INTIMIDAD

• Jurisprudencia de la Corte Constitucional

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