NICC 1: Norma Internacional de Control de Calidad

La NICC 1 se refiere al control de calidad en las firmas de auditores (y en general de contadores públicos que realicen trabajos de aseguramiento de la información y de revisión, como revisoría fiscal, ahora llamada auditoría externa) y también por parte de quienes ejercen la profesión como contadores públicos independientes de manera individual.

En consonancia con lo establecido por esta NICC 1, la Unidad Administrativa Especial –UAE– Junta Central de Contadores –JCC– ha estado haciendo visitas a las firmas de contadores públicos y a los contadores públicos que ejercen individualmente la profesión con el fin de verificar si están cumpliendo con las normas profesionales y si han implementado un sistema de control de calidad y un código de ética específico. Los principales puntos examinados por esta UAE Junta Central en sus visitas son los que transcribo a continuación.

1. Política de calidad

Responsabilidad de liderazgo en la calidad: el socio gerente o presidente de la firma (o la junta directiva donde existe) debe responsabilizarse por la existencia de una estructura que  permita cumplir eficientemente con los compromisos profesionales de la firma para con sus clientes (de revisoría fiscal, de auditoría y de otras labores) y emitir oportuna y adecuadamente los informes necesarios.

Para conseguir estos objetivos debe designar la persona o las personas que apliquen el sistema de control de calidad. Si la firma es muy pequeña, lo conveniente será contratar para ello a un profesional independiente y con suficiente idoneidad y experiencia.

2. Requisitos éticos aplicables

El Código de Ética de IFAC, adoptado legalmente para Colombia mediante el Decreto 0302 de febrero 20 de 2015, compilado en el Decreto 2420 de diciembre 14 del mismo año y ligeramente modificado por el Decreto 2132 de diciembre 22 de 2016, es de obligatorio cumplimiento para los contadores públicos colombianos.

Los principios fundamentales que establece este código de ética son:

1. Integridad.
2. Objetividad.
3. Competencia y diligencia.
4. Confidencialidad.
5. Comportamiento profesional.

En torno a estos cinco principios fundamentales giran todos los contenidos en el código mencionado. Sin excepción, los cinco deben ser cumplidos por los contadores públicos que ejerzan funciones de revisoría fiscal, auditoría y otras actividades profesionales.

A las pequeñas y medianas firmas de contadores públicos no les son aplicables todas las normas establecidas en el Decreto 2132 de 2016; pero sí una buena parte de ellas. De acuerdo con el tamaño y la estructura organizacional de la firma, y de acuerdo también con el tipo de trabajos realizados para sus clientes, los socios y directivos de la firma (y su gerente o presidente) aplicarán su criterio profesional para determinar cuáles de estas normas deben cumplir. En caso de duda es recomendable que consulten a la Junta Central de Contadores o a la asociación gremial de contadores públicos a la cual estén afiliados. También podrían hacer la consulta al Consejo Técnico de la Contaduría Pública.

Cuatro de los documentos que ha estado solicitando la UAE JCC en sus visitas a los contadores públicos independientes, y a las pequeñas y medianas firmas de contadores, en relación con los requerimientos éticos, son:

• Relación de encargos o trabajos del ejercicio corriente.
• Confirmación anual escrita de cumplimiento de la independencia frente a los clientes y de conocimiento de las secciones 290 y 291 del Código de Ética de IESBA.
• Confidencialidad de la empresa (1 copia para cada cliente).
• Confidencialidad del personal (1 copia para cada cliente).

3. Aceptación y continuidad de clientes

Antes de aceptar el nombramiento para ejercer una revisoría fiscal o para realizar una auditoría externa –o para desempeñar otras labores profesionales independientes– la firma de contadores públicos debe investigar si el cliente cumple con los requerimientos legales, si no se presta para lavado de activos u otros hechos delictivos y si está dispuesto a suministrar la información necesaria para que la firma pueda cumplir con la labor a su cargo. Además debe tener establecidas políticas y procedimientos propios que le permitan cumplir con el encargo a asumir y tener certeza de que cuenta con el personal suficiente, idóneo y con experiencia, de acuerdo con las necesidades de cada cliente. Debe actuar de manera similar cuando piense continuar prestándole sus servicios a un cliente que ya tiene o ha tenido antes.

En relación con este tema, la Guía de IFAC mencionada y la UAE JCC piden tener en cuenta los siguientes puntos:

• Investigación y evaluación previa del cliente.
• Continuidad de los clientes.
• Cuestionario y verificación de incompatibilidades.
• Datos necesarios para la elaboración de un presupuesto.
• Presupuesto del servicio a prestar.
• Carta de propuesta del servicio a prestar.
• Carta revisión de honorarios.
• Aceptación del nombramiento para el servicio a prestar.
• Aceptación de reelección como revisor fiscal o de continuidad para el servicio a prestar.
• Carta renuncia al cliente.
• Carta aceptación revocación.
• Carta renuncia informe.

4.  Recursos humanos

La firma de contadores públicos debe obtener previa certeza de que cuenta con el personal suficiente, idóneo, experimentado y actualizado para cumplir con los compromisos profesionales adquiridos al aceptar su designación como revisor fiscal, un contrato para hacer auditoría externa o cualquier otro encargo. Adicionalmente, debe verificar que dicho personal sea consciente de la necesidad de cumplir con los requerimientos éticos pertinentes. Para lograr esto, la firma debe dar orientación y capacitación adecuada a su personal.

Lo mínimo que, en este tema, solicitan IFAC y la UEA JCC es:

• Perfil de cualificación (refiere al personal que colabora en la empresa). Ficha de personal.
• Manual de acogida (bienvenida a un nuevo colaborador).
• Registro acciones formativas (es un registro de capacitaciones).
• Reunión evaluación de desempeño (empresa con el cliente).
• Plan de formación.

5. Ejecución del trabajo a realizar (todo referente al cliente)

La firma debe impartir instrucciones claras y precisas a cada uno de sus trabajadores sobre cuáles funciones va a desempeñar y cómo debe cumplirlas. Complementariamente debe definir cómo se harán las labores de supervisión y revisión de los trabajos de revisoría fiscal, auditoría externa y otros, y quién o quiénes se encargarán de tal supervisión y de dicha revisión.

Los documentos mínimos que ha venido solicitando la UAE JCC, al respecto, son:

• • Evaluación del riesgo inherente.
  • Carta envío y recepción de informes.
  • Carta de manifestaciones.
  • Solicitud al cliente para permitir acceso a los nuevos colaboradores al servicio de la firma.
  • Autorización del cliente a favor del revisor fiscal o del auditor principal o del socio que deberá responder por el trabajo.
  • Registro de consultas técnicas.

6. Seguimiento

Para conseguir seguridad razonable de que en la ejecución de cada trabajo (como revisor fiscal, como auditor externo o en otra condición) el personal cumplirá las políticas y directrices establecidas por la firma es indispensable la existencia de una persona específica encargada de hacer el oportuno y adecuado seguimiento de la realización de cada trabajo. Esta persona debe ser alguien con suficiente capacidad y experiencia que, en lo posible, no intervenga en la ejecución del trabajo. La persona seleccionada para esto podría no pertenecer a la firma sino ser contratada externamente. El responsable de este seguimiento tendrá que realizar actividades como: entrevistas, pruebas de revisión, inspección de documentos y otras necesarias para obtener evidencia válida y suficiente que le permitan presentar un informe sobre los resultados del proceso de seguimiento.

IFAC y la UAE JCC recomiendan tener en cuenta lo siguiente:

• • Programa de seguimiento: informe de no conformidades.
  • Informe de acciones correctivas y preventivas.
  • Encuesta de satisfacción.
  • Resultados del seguimiento.
  • Plan cíclico del seguimiento.
  • Diferencia de opinión entre miembros del equipo.

7. Documentación

Es necesario que las firmas de contadores establezcan procedimientos que conduzcan a elaborar y mantener evidencias documentales tanto del trabajo de revisoría fiscal o de auditoría externa u otros, para cada cliente. Y también evidencias documentales sobre el debido seguimiento y la revisión del funcionamiento del sistema de control de calidad y del cumplimiento del Código de Ética por parte de sus integrantes.

Dentro de los documentos mínimos que ha solicitado la UAE JCC a las pequeñas y medianas firmas de contadores públicos están:

• • Historial de cambios en procedimientos.
  • Listado de documentación externa.

Excepciones especiales para tener en cuenta en la implementación del control de calidad

Las siguientes excepciones especiales deben tenerse en cuenta en la implementación del control de calidad de las pequeñas y medianas firmas de contadores públicos y de quienes ejercen individualmente la profesión:

El apartado 14 de la NICC 1 establece que:

La firma de auditoría cumplirá cada uno de los requerimientos de esta NICC salvo que, teniendo en cuenta las circunstancias de la firma de auditoría, el requerimiento no sea aplicable a los servicios prestados relativos de auditorías y revisiones de estados financieros, ni a otros encargos que proporcionan un grado de seguridad (…).

La guía de aplicación A 3, por su parte, indica que:

Las políticas y procedimientos de documentación y comunicación en las firmas de auditoría de pequeña dimensión pueden ser menos formales y exhaustivas que en las firmas de auditoría de mayor dimensión.

La guía A 29 de la misma NICC aclara que:

El tamaño y las circunstancias de la firma de auditoría influyen en la estructura de sus procesos de evaluación del desempeño. Las firmas de auditoría de pequeña dimensión, en concreto, pueden emplear métodos de evaluación del desempeño de su personal menos formales.

Y la guía A 50 dice que:

Cabe la posibilidad de que no resulte factible, en el caso de que firmas de auditoría que cuentan con un número reducido de socios, que el socio del encargo no participe en la selección del revisor del control de calidad. Cuando un profesional ejerciente individual o una firma de auditoría de pequeña dimensión identifique encargos que requieran una revisión de control de calidad, se pueden contratar personas externas debidamente cualificadas. Como alternativa, algunos profesionales ejercientes individuales o las firmas de auditoría de pequeña dimensión pueden considerar adecuado recurrir a otras firmas de auditoría para efectuar las revisiones de los controles de calidad de los encargos.

Las excepciones anteriormente transcritas y otras que los socios de la firma consideren indispensables se aplicarán al implementar el plan de calidad, el sistema de control de calidad y el Código de Ética específicos.

Carlos Humberto Sastoque